Przedmiotem niniejszego opracowania będzie zagadnienie z zakresu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W spółkach takich występują wspólnicy, którzy w określonych przypadkach muszą spotkać się na zgromadzenie, a ponadto – mogą to zrobić. W jaki sposób zwołać zgromadzenie wspólników? Co jeśli nie zostanie ono formalnie zwołane – czy kiedy wspólnicy są obecni, może się ono odbyć? Jakie obowiązują przy tym zasady? Na te i inne pytania odpowiedź zostanie udzielona w dalszej części artykułu.
Zgromadzenie wspólników na gruncie KSH
Kwestie zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością uregulowane są w ustawie Kodeks spółek handlowych. Od artykułu 151 rozpoczynają się przepisy dotyczące tej konkretnej spółki i tam należy szukać wiadomości związanych z jej funkcjonowaniem i przepisami prawnymi. W razie jakichkolwiek wątpliwości, aby je rozwiać, warto sięgnąć właśnie do kodeksu.
Kiedy trzeba zwołać zgromadzenie wspólników?
Na zgromadzeniu wspólników zapadają uchwały. W niektórych przypadkach, określonych w Kodeksie spółek handlowych lub umowie spółki, aby dokonać czynności lub załatwić jakąś sprawę, wymagana jest uchwała wspólników. Jeżeli takiej nie ma, czynność prawna jest bezwzględnie nieważna.
Do takich spraw, które dla swojej ważności wymagają uchwały zgromadzenia wspólników, należą:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;
- postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
- nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;
- zwrot dopłat;
- zawarcie umowy, o której mowa w art. 4 § 1 pkt 4 lit. f Kodeksu spółek handlowych.
Ponadto umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 złotych, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki. Brak uchwały nie pociągnie zatem za sobą bezwzględnej nieważności umowy, jeżeli zostanie to wyartykułowane w umowie spółki.
Dodatkowo rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W tym przypadku również nie można przesądzać o tym, że umowa będzie bezwzględnie nieważna – umowa spółki może bowiem ją przewidywać i co za tym idzie – sprawiać, że czynność prawna będzie ważna.
Aby dokonać którejś ze wskazanych powyżej czynności, niezbędne jest podjęcie uchwały przez zgromadzenie wspólników.
Zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania
Jakie są reguły co do zwoływania zgromadzeń wspólników? Na to pytanie odpowiedź również znajduje się w Kodeksie spółek handlowych.
Sama częstotliwość odbywania zgromadzeń wspólników została określona w kodeksie, i tak zgodnie z art. 231 § 1 ksh zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
Co do zasady rok obrotowy kończy się z upływem roku kalendarzowego. Do końca czerwca każdego kolejnego roku powinno się zatem odbyć zgromadzenie wspólników. Każdorazowo zwołuje je zarząd spółki. Dokonuje się to poprzez:
listy polecone lub przesyłki nadane pocztą kurierską, wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników;
wysłanie wspólnikowi zawiadomienia na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Co istotne, zawiadomienia-zaproszenia, ze wskazaniem, że odbędzie się zgromadzenie wspólników, muszą być wysłane – nadane, na dwa tygodnie przed. Termin dojścia informacji do wspólnika nie jest w tym zakresie istotny – musi być bowiem dowód, że nadano je dwa tygodnie wcześniej.
Jeżeli zgromadzenie miałoby się odbyć 20 października, ostatnim dniem na wysłanie zawiadomienia byłby 5 października. Jeśli zostałoby wysłane 10 października, zgromadzenie wspólników byłoby zwołane w sposób wadliwy.
W zaproszeniu należy oznaczyć:
- dzień zgromadzenia wspólników;
- godzinę zgromadzenia wspólników;
- miejsce zgromadzenia wspólników – co do zasady powinna to być siedziba spółki;
- szczegółowy porządek obrad, czyli w jakim przedmiocie mają zostać podjęte uchwały;
- istotne elementy treści proponowanych zmian w umowie spółki, jeżeli zamierzona jest zmiana umowy spółki;
- informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał, jeżeli zgromadzenie wspólników nastąpi przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, z zapewnieniem wspólnikom udziału w nim w tzw. formie zdalnej.
Jeżeli wszystkie te informacje zostaną zawarte w zawiadomieniu-zaproszeniu, uznaje się, że zgromadzenie wspólników zostało zwołane w sposób prawidłowy i uchwały, które są w nim wskazane, mogą zostać podjęte.
Czy możliwe jest zgromadzenie wspólników bez formalnego zwołania?
Bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.
Ta regulacja umożliwia odbywanie zgromadzeń wspólników bez formalnego ich zwoływania. Bardzo często ma to miejsce w spółkach, w których liczba wspólników nie jest duża, a także w rodzinnych przedsiębiorstwach, gdzie obecność wszystkich wspólników w jednym czasie nie jest niczym nadzwyczajnym.
Takie zgromadzenie może się odbyć bez żadnego zwoływania, ale także jeżeli zwołane zostanie w sposób sprzeczny z przepisami tego dotyczącymi – z uchybieniem terminu, listami zwykłymi, wiadomością SMS albo gdy w zaproszeniu jest wskazany inny porządek obrad niż w rzeczywistości.
Jeżeli jednak cały kapitał zakładowy jest obecny, wszyscy wspólnicy wyrażają zgodę na poszczególne uchwały, decyzje, nie ma konieczności powtarzania zgromadzenia z uprzednim formalnym jego zwołaniem.
Obrady można prowadzić, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany osobiście przez wspólników albo też ich pełnomocników bądź przedstawicieli ustawowych. Każdy wspólnik ma zatem prawo ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania go podczas zgromadzenia.
Zasady zgromadzeń wspólników odbywanych bez formalnego zwołania
Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Aby zatem można było podejmować ważne uchwały podczas takiego zgromadzenia wspólników, nikt z obecnych nie może sprzeciwić się faktowi odbycia zgromadzenia ani porządkowi obrad. Porządek obrad może być zaproponowany na samym zgromadzeniu, jak również można go przedstawić wcześniej, w sposób nieformalny, a następnie na zgromadzeniu zmienić.
Podjęcie uchwały przy sprzeciwie albo w sytuacji, gdy nie jest reprezentowany cały kapitał zakładowy, powoduje jej nieważność.
Podsumowanie
Podsumowując, wskazać należy, że jak najbardziej możliwe jest odbycie zgromadzenia wspólników i podejmowanie na nim uchwał bez formalnego zwołania go przez zarząd. Praktykuje się to zwłaszcza w spółkach, w których jest niewielu wspólników, a także w rodzinnych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, kiedy spotkanie się ze wszystkimi wspólnikami nie jest wyjątkowe, a raczej ma miejsce na co dzień.
Ważne jest jednak, aby cały kapitał zakładowy był obecny, a także by nikt nie sprzeciwiał się odbyciu zgromadzenia albo wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
