Przedmiotem niniejszego opracowania będzie zagadnienie z zakresu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W takich spółkach występują wspólnicy, którzy muszą lub mogą się spotykać na zgromadzeniach wspólników. Kiedy zgromadzenie wspólników jest konieczne? Kiedy można je zwołać? W jaki sposób to zrobić? W artykule zostanie udzielona odpowiedź na te pytania, wraz z podaniem przykładów, które pozwolą w sposób bardziej obrazowy naświetlić problemy, które mogą wyniknąć na tle tego zagadnienia.
W jakiej ustawie uregulowana jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?
Kwestie zgromadzeń wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością uregulowane są w ustawie Kodeks spółek handlowych.
Przepisy dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rozpoczynają się od artykułu 151. Wynika z nich, że spółkę tworzą wspólnicy, którzy nie odpowiadają za zobowiązania spółki, a także, że są oni obowiązani wyłącznie do takich świadczeń na rzecz spółki, jakie nakłada na nich umowa.
Kiedy trzeba zwołać zgromadzenie wspólników?
W niektórych przypadkach określonych w ksh lub umowie spółki, aby dokonać czynności lub załatwić jakąś sprawę, wymagana jest uchwała wspólników. Jeżeli takiej nie ma, czynność prawna jest bezwzględnie nieważna.
Do spraw, które dla swojej ważności wymagają uchwały zgromadzenia wspólników, należą:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;
- postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru;
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
- nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;
- zwrot dopłat;
- zawarcie umowy, o której mowa w art. 4 § 1 pkt 4 lit. f ksh.
Poza wskazanymi powyżej czynnościami także umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą ¼ kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 zł, zawarta przed upływem 2 lat od dnia zarejestrowania spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki.
Przykład 1.
Spółka z o.o. chce nabyć niezabudowaną działkę nr 980, położoną w miejscowości Mikołajki, w celu posadowienia na niej obiektu budowlanego, w którym będzie możliwość wynajęcia sprzętów do sportów wodnych. Działka kosztuje 60 000 zł. W umowie spółki nie wskazano, że ma ona możliwość zawarcia takiej umowy w przyszłości. Dlatego też niezbędne jest zwołanie zgromadzenia wspólników spółki, na którym zostanie podjęta uchwała w przedmiocie wyrażenia zgody na nabycie przez spółkę tej działki. Gdyby w umowie wskazano, że spółka z o.o. do 20 listopada 2023 roku nabędzie prawo własności działki, uchwała zgromadzenia wspólników nie byłaby potrzebna.
Ponadto rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Minimalna wysokość kapitału zakładowego to 5 000 zł, co oznacza, że gdyby spółka określiła w dokumentacji właśnie taki kapitał zakładowy, nabycie jakiegokolwiek sprzętu, zawarcie umowy leasingu lub wzięcie pożyczki przekraczającej 10 000 zł wymagałoby każdorazowego podejmowania uchwały wspólników.
Przykład 2.
Spółka z o.o. ma 50 wspólników. Mieszkają oni głównie w Warszawie i we Wrocławiu, ale jest kilka osób, które przeprowadziły się do Stanów Zjednoczonych. Odbycie zgromadzenia wspólników jest dla nich problematyczne z uwagi na różne miejsca zamieszkania, a także różne strefy czasowe, które utrudniają ustalenie odpowiedniej godziny spotkania. W takim przypadku najlepiej wskazać w umowie, że uchwały wspólników wymagają czynności, które dotyczą rozporządzenia prawem lub zaciągnięcia zobowiązania do świadczenia przez spółkę o wartości przekraczającej 10-krotnie kapitał zakładowy, albo wskazania tego w postaci kwotowej – na przykład powyżej 100 000 zł. Wybór odpowiedniej kwoty uzależniony jest od przedmiotu działalności spółki i tego, jaka kwota jest dla niej znaczna i wymaga kontroli wspólników co do podjęcia czynności.
Ponadto sama umowa spółki może wskazywać na czynności, które dla swojej ważności wymagają uprzedniej uchwały zgromadzenia wspólników.
Taką czynnością może być zatrudnianie pracowników, którym oferowane będzie wynagrodzenie powyżej ustalonej wysokości, np. 10 000 zł brutto miesięcznie.
Jak formalnie zwołać zgromadzenie wspólników?
Ksh wskazuje zasady, jakie należy spełnić celem zwołania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zgromadzenia wspólników dzielą się na zwyczajne i nadzwyczajne.
Na podstawie art. 231 § 1 ksh zwyczajne Zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, a jego przedmiotem jest:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
- powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Co do zasady rok obrotowy kończy się z upływem roku kalendarzowego. Do końca czerwca każdego kolejnego roku powinno się zatem odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników.
Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w ksh lub umowie spółki, a także, gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.
Może to mieć związek właśnie z niezbędnością podjęcia uchwały w przedmiocie, np. wyrażenia zgody na nabycie dla spółki ruchomości, nieruchomości, udziałów, przedsiębiorstwa.
Zgromadzenie wspólników każdorazowo zwołuje zarząd spółki. Rada nadzorcza i komisja rewizyjna mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym przepisami lub umową spółki.
Mają też prawo zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
Ponadto wspólnik lub wspólnicy, którzy reprezentują co najmniej 1/10 kapitału zakładowego, mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia. Takie żądanie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników. Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. Takie żądanie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej 3 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.
Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na piśmie, takie zgromadzenie może się odbyć również w innym miejscu na terytorium RP. W zgromadzeniu można uczestniczyć w formie zdalnej.
Zatem wynika z tego jednoznacznie, że zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może się odbyć wyłącznie w Polsce.
Zwołania zgromadzenia dokonuje się za pomocą:
- listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników;
- wysłania wspólnikowi zawiadomienia na adres do doręczeń elektronicznych albo poczty elektronicznej, jeżeli uprzednio wspólnik wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Co istotne, zawiadomienia-zaproszenia, ze wskazaniem, że odbędzie się zgromadzenie wspólników, muszą być wysłane 2 tygodnie przed. Termin dojścia informacji do wspólnika nie jest w tym zakresie istotny – musi być bowiem dowód, że nadano je 2 tygodnie wcześniej.
Przykład 3.
W spółce z o.o. zaplanowano nadzwyczajne zgromadzenie wspólników na 20 października 2022 roku. Zarząd spółki 1 października rozpoczął wysyłkę zaproszeń dla wspólników. Ostatni list wysłano 10 października 2022 roku z uwagi na fakt, że jeden z listów, w sposób omyłkowy, pozostał w szafce, zamiast trafić do wysyłki. W ten sposób zgromadzenie zostanie zwołane w sposób wadliwy, bo ostatnim dniem, w którym zawiadomienie mogło być wysłane, był 5 października 2022 roku.
W zaproszeniu trzeba oznaczyć następujące okoliczności zgromadzenia wspólników:
- datę;
- godzinę;
- miejsce;
- szczegółowy porządek obrad, czyli to, w jakim przedmiocie mają zostać podjęte uchwały;
- istotne elementy treści proponowanych zmian w umowie spółki, jeżeli zamierzona jest zmiana umowy spółki;
- informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał, jeżeli zgromadzenie wspólników nastąpi przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, z zapewnieniem wspólnikom udziału w nim w tzw. formie zdalnej.
