Zanim pracodawca podejmie decyzję o pociągnięciu pracownika do odpowiedzialności porządkowej, powinien umożliwić mu odniesienie się do stawianych zarzutów – zgodnie z generalną zasadą prawa do obrony. Sprawdż kiedy kara porządkowa bez wysłuchania pracownika jest możliwa.
Kary porządkowe
W Kodeksie pracy uregulowano 2 rodzaje odpowiedzialności pracowników – porządkową i materialną. Pierwszy rodzaj, jak sama nazwa wskazuje, służyć ma zapewnieniu szeroko pojętego porządku i dyscypliny pracy poprzez wyrażenie przez pracodawcę – w postaci kary – dezaprobaty dla zachowań pracowników sprzecznych z ich obowiązkami wynikającymi ze strony stosunku pracy. Z kolei przepisy o odpowiedzialności materialnej pracownika służą zniwelowaniu poniesionej przez pracodawcę szkody wyrządzonej przez pracownika, co następuje poprzez zapłatę stosownego odszkodowania.
Tak więc cechą charakterystyczną odpowiedzialności porządkowej, w odróżnieniu od odpowiedzialności materialnej, jest to, że stosuje się ją przede wszystkim w celu napiętnowania zachowań niepożądanych i skłonienia pracownika do niepowtarzania ich w przyszłości.
Zgodnie z art. 108 § 1 kp za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować:
karę nagany.
Pracodawca może również stosować karę pieniężną – za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy. Kara pieniężna zarówno za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od 1-dniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1-3 kp, czyli potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych i zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 2-4 kp).
Odpowiedzialność porządkowa a zwolnienie dyscyplinarne
Zastosowanie kary porządkowej służy doprowadzeniu pracownika „do porządku” – ma zmotywować go do poprawy, czyli do lepszego wywiązywania się z obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Dalej idącym środkiem, przy którego pomocy pracodawca może zareagować na nieprawidłowe zachowania pracownika (w przypadkach większej wagi), jest tzw. zwolnienie dyscyplinarne, które w odróżnieniu od kary porządkowej prowadzi do rozwiązania umowy o pracę.
Jak stanowi art. 52 § 1 kp, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:
- ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
- popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
- zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.
Oba wspomniane środki są od siebie niezależne, co w szczególności oznacza, że uprzednie ukaranie pracownika nie wyklucza możliwości rozwiązania z nim umowy o pracę z tego samego powodu, z jakiego został on ukarany, a z drugiej strony – zastosowanie zwolnienia dyscyplinarnego nie musi zostać poprzedzone ukaraniem. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 18 lutego 2015 roku (I PK 171/14), pracodawca może rozwiązać umowę o pracę, za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia, na podstawie tego samego zdarzenia, za które została nałożona na pracownika kara porządkowa. Pracodawca ma takie prawo w każdym przypadku, w którym waga naruszenia obowiązków jest na tyle znacząca, że uzasadnia przekonanie pracodawcy o niemożności dalszego zatrudnienia pracownika.
Tryb stosowania kar
Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Można ją wymierzyć tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg wspomnianego 2-tygodniowego terminu przewidzianego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy (art. 109 kp).
O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.
Postępowanie odwoławcze
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary (art. 112 kp).
W szczególności podstawą stwierdzenia wadliwości ukarania, a w konsekwencji uchylenia kary porządkowej jest niedochowanie przez pracodawcę obowiązku wysłuchania pracownika (patrz m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 23 marca 2017 roku, III APa 47/16): „Wadliwe pod względem formalnym zastosowanie kary bez uprzedniego wysłuchania, skutkuje koniecznością jej uchylenia)”.
Czy kara porządkowa bez wysłuchania pracownika jest możliwa?
W wyroku z 16 czerwca 1999 roku (I PKN 114/99) Sąd Najwyższy wyjaśnił: „[…] literalne, jak i potoczne rozumienie użytego przez ustawodawcę zwrotu »po uprzednim wysłuchaniu« wymaga od pracodawcy zachowania ustnego sposobu wysłuchania pracownika, który w tej właśnie formie ma najpełniejsze możliwości wyjaśnienia kwestii spornych, jakie ewentualnie uzasadniają następcze nałożenie kary porządkowej. Zarówno z językowego, jak i celowościowego założenia analizowanej imperatywnej regulacji prawnej wynika, że pracodawca nie może ograniczyć pracowniczego uprawnienia do ustnego złożenia wyjaśnień przed zastosowaniem kary porządkowej. W tym celu pracodawca powinien stworzyć warunki niezbędne do ustnego wysłuchania pracownika, który może z tej ciążącej na pracodawcy ustawowej powinności (a własnego uprawnienia) skorzystać według swojego uznania. W takich stworzonych pracownikowi warunkach jest on przede wszystkim uprawniony do ustnego wyjawienia okoliczności i motywów swojego zachowania się. Może jednak ograniczyć się do złożenia stosownych wyjaśnień na piśmie, ale może również w ogóle nie skorzystać ze swojego pracowniczego uprawnienia. Każdy z tych sposobów zachowania się pracownika będzie równoznaczny z zachowaniem przez pracodawcę obligatoryjnego wymagania z art. 109 § 2 KP, w postaci koniecznego uprzedniego wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary porządkowej. W granicach tej normy prawnej pracownik jest bowiem podmiotem uprawnionym, który może decydować o sposobie czy formie skorzystania bądź nieskorzystania ze stworzonych mu przez zobowiązanego pracodawcę możliwości uprzedniego wysłuchania. Oznacza to, że pracodawca w żadnym przypadku nie może zastosować kary porządkowej z pominięciem obligatoryjnego wymagania jej stosowania wyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 KP). Jednakże może zastosować taką sankcję bez uprzedniego faktycznego wysłuchania pracownika wówczas, gdy ten nie wykorzystał stworzonych mu w określonym miejscu i czasie możliwości uprzedniego wysłuchania bądź wybrał pisemną formę złożenia odpowiednich wyjaśnień”.
Jak wynika z powyższego, pracodawca musi zawsze umożliwić pracownikowi ustne przedstawienie stanowiska wobec kierowanych do niego zarzutów. Jeżeli pracodawca dopełni tego obowiązku, jego późniejsza decyzja w sprawie nałożenia na pracownika kary porządkowej nie będzie wadliwa, choćby pracownik nie skorzystał ze stworzonej mu możliwości bycia wysłuchanym. Zatem nie zawsze musi dojść do faktycznego wysłuchania pracownika, gdyż zależy to również od jego woli (pracownika nie można zmusić do złożenia wyjaśnień).
Przykład 1.
Pracownik przez 5 dni z rzędu, tj. w dniach od 5 do 9 lutego 2024 roku, spóźniał się do pracy – za każdym razem o ponad 45 minut. Pracodawca poprosił pracownika o wyjaśnienie okoliczności i przyczyn tych spóźnień, informując go (na piśmie, dla celów dowodowych), że jest gotów wysłuchać go w tej sprawie, w dniach od 12 do 14 lutego 2024 roku. We wspomnianych 3 dniach pracownik był obecny w pracy i miał możliwość złożenia wyjaśnień, jednak tego nie uczynił. 14 lutego 2024 roku pracodawca przypomniał pracownikowi o możliwości wysłuchania, na co pracownik zareagował ustną odmową. W związku z tym pracodawca sporządził notatkę, że pracownik z własnej woli nie skorzystał z możliwości bycia wysłuchanym. Wobec dopełnienia obowiązku umożliwienia pracownikowi odniesienia się do stawianych mu zarzutów, co było równoznaczne ze spełnieniem wymogu wysłuchania pracownika (pomimo że do faktycznego wysłuchania w tym przypadku nie doszło), pracodawca przystąpił do realizacji kolejnych etapów postępowania w sprawie ukarania, tj. podjął decyzję o nałożeniu na pracownika kary upomnienia, o czym następnie zawiadomił go na piśmie.
Przepisy kp umożliwiają pracownikowi aktywny udział w postępowaniu w sprawie nałożenia na niego kary porządkowej – zarówno przed, jak i po ukaraniu. Skorzystanie z tych możliwości pozostawiono decyzji pracownika.
