Jak weryfikować niekaralność pracowników

Informacja o niekaralności jest wymagana przy zatrudnianiu na określonych stanowiskach. W takich przypadkach pracodawcy mogą weryfikować niekaralność swoich pracowników. Niniejszy artykuł wyjaśni, w jak weryfikować niekaralność pracowników.

Przepisy Kodeksu pracy regulują zakres danych, jakie może pozyskiwać pracodawca na etapie rekrutacji od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a później od pracownika.

Jakie dane może pozyskiwać pracodawca?

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych:

imię (imiona) i nazwisko;
datę urodzenia;
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę.

Pracodawca od pracownika może żądać udostępnienia następujących danych:

imienia (imion) i nazwiska;
daty urodzenia;
danych kontaktowych pracownika;
adresu zamieszkania;
numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
innych danych osobowych pracownika;
danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i pracownika danych dotyczących:

wykształcenia,
kwalifikacji zawodowych,
przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Z powyższego nie wynika uprawnienie pracodawcy do pozyskiwania danych umożliwiających mu weryfikację niekaralności pracowników czy osób ubiegających się o zatrudnienie na określonym stanowisku.

Zobacz też:

Kiedy pracodawca może pozyskiwać informację o niekaralności?

Należy wiedzieć, że pracodawca może również żądać podania innych danych osobowych niż określone powyżej od kandydata do pracy lub pracownika, ale tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Oznacza to, że jeśli z przepisów powszechnie obowiązującego prawa wynika konieczność weryfikacji niekaralności kandydata do pracy lub pracownika, to wówczas pracodawca może weryfikować ich karalność za czyny zabronione.

Ustawa z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym jednoznacznie wskazuje, że pracodawca może wystąpić o uzyskanie danych z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Z powyższego wynika, że pracodawca nie może dowolnie występować o udzielenie mu informacji o karalności, a tylko wtedy, kiedy jest to niezbędne do weryfikacji określonych prawnych wymogów przy zatrudnieniu.

Wprawdzie pracodawca może uzyskać dodatkowe dane, o ile kandydat do pracy lub pracownik wyrazi na to zgodę. Jednak zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych pracodawca nie może przetwarzać danych dotyczących karalności nawet za zgodą kandydata do pracy lub pracownika. Żądanie przez pracodawcę zaświadczenia o niekaralności w sytuacji, gdy nie wynika to z przepisów prawa, oznacza, że narusza on zasady RODO i może to być uznane za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Wystąpienie z zapytaniem o udzielenie informacji z Krajowego Rejestru Karnego

Pracodawca, który jest uprawniony do weryfikowania niekaralności na podstawie przepisów prawa, może wystąpić z zapytaniem o udzielenie informacji z Krajowego Rejestru Karnego o pracowniku pod warunkiem wskazania konkretnego przepisu prawa, z którego wynika wymóg niekaralności pracownika. Koszt uzyskania informacji w formie papierowej wynosi 30 zł, a w wersji elektronicznej 20 zł.

Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego można uzyskać w następujący sposób:

drogą elektroniczną,
osobiście w jednym z Punktów Informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego albo w Biurze Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego w Warszawie,
pocztowo poprzez wysłanie zapytania do wybranego Punktu Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego albo do siedziby Biura.

Zapytania można kierować do dowolnego z wyznaczonych Punktów Informacyjnych albo do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego w Warszawie. W tym przypadku nie obowiązuje żadna rejonizacja.

Zapytanie o udzielenie informacji o osobie powinno zawierać:

nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, obywatelstwo oraz numer PESEL, a w przypadku jego nieposiadania przez osobę, której zapytanie dotyczy, numer paszportu albo innego dokumentu stwierdzającego tożsamość;
określenie rodzaju i zakresu danych o osobie, które mają być przedmiotem informacji;
wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania danych o osobie;
nazwę podmiotu kierującego zapytanie;
datę wystawienia;
podpis kierującego zapytanie.

Weryfikacja karalności za przestępstwa seksualne

Szczególne wymogi dotyczące weryfikacji karalności za przestępstwa, w tym przede wszystkim przestępstwa seksualne, dotyczy osób zatrudnionych w zawodach mających kontakt z małoletnimi.

Od lutego br. przepisy prawa nakładają na pracodawców prowadzących podmioty, których działalność ma związek z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności z tym związanej uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Obowiązek ten dotyczy także innych organizatorów takich prac.

Osoba, która jest przez wskazane podmioty zatrudniona lub dopuszczona do pracy w wymienionych sytuacjach, musi spełnić następujące obowiązki:

przedłożyć informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale dotyczącym przestępstw przeciwko życiu i zdrowiu w przepisach Kodeksu karnego i przestępstw przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wskazanym w przepisach kk, przestępstwa handlu ludźmi i znęcania oraz przestępstw wskazanych w Ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego, a przypadku osób mających obywatelstwo innego państwa niż Rzeczpospolita Polska ponadto informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi;
złożyć pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa, oraz jednocześnie przedłożyć pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.

Gdyby według prawa państwa nie przewidziano wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, przedkłada się informację z rejestru karnego tego państwa, a gdyby według prawa państwa, z którego ma być przedłożona informacja, nie przewidziano jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, osoba taka składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że osoba je składająca nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom przeciwko życiu i zdrowiu wskazanym w przepisach kk i przestępstwom przeciwko wolności seksualnej i obyczajności wskazanych w przepisach kk, przestępstwa handlu ludźmi i znęcania oraz przestępstwom określonym w Ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii oraz że nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, że dopuściła się takich czynów zabronionych i nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.

Pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy związanego z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi, pozyskują dane z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym w zakresie uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zgromadzone w tym Rejestrze. Podobnie inni organizatorzy przed dopuszczeniem osoby do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi mogą pozyskiwać dane z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym w zakresie uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zgromadzone w tym Rejestrze.

Podsumowanie - Jak weryfikować niekaralność pracowników?

Podsumowując, pozyskanie informacji o niekaralności przez pracodawcę będzie zgodne z prawem tylko wtedy, kiedy wynika to z przepisów prawa. W każdym innym przypadku pozyskanie tych informacji przez pracodawcę, nawet za zgodą pracownika, narusza prawo.

Polecamy:

Wakacje od ZUS – rewolucja w opłacaniu składek