Co zrobić z pracownikiem, który notorycznie spóźnia się do pracy lub wychodzi za wcześnie? Albo z kimś, kto złamał przepisy BHP i uszkodził mienie firmy? Pracodawca ma szereg możliwości, które daje mu Kodeks pracy. Przeczytaj nasz artykuł i zobacz, w jaki sposób kara porządkowa powinna zostać nałożona, aby nie popełnić błędów.
Co to jest kara porządkowa?
Kara porządkowa jest rozwiązaniem dyscyplinującym, ale dającym pracownikowi możliwość dalszej pracy. Pracodawca może zwrócić uwagę na jego niewłaściwe zachowanie bez wypowiadania umowy o pracę. Jest też ważnym elementem dla celów dowodowych, gdyż jak wiadomo nie można wypowiedzieć umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony bez ważnej i rzeczywistej przyczyny, a kary porządkowe są właśnie dokumentem uwiarygadniającym przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę.
Aby ukarać pracownika, pracodawca może nałożyć na niego:
karę upomnienia,
karę nagany,
karę pieniężną.
Nie jest to jednak takie proste. Nie wystarczy wręczyć pracownikowi pismo, a kopię wpiąć do akt osobowych. Nakładanie kar porządkowych jest ściśle określone w Kodeksie pracy i należy przestrzegać określonych tam procedur.
Złamanie przepisów dotyczących nakładania kar porządkowych może skutkować skargą pracownika do PIP-u lub nawet sprawą o uchylenie kary porządkowej w sądzie pracy.
Jakie są zasady stosowania kary porządkowej?
O możliwościach i zasadach stosowania kar porządkowych mówi art. 108 Kodeksu pracy. Wynika z niego, że karę upomnienia lub nagany można dać za nieprzestrzeganie przez pracownika:
ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
przepisów przeciwpożarowych,
przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Jest to zatem katalog zamknięty i tylko za takie naruszenia można pracownika ukarać.
Ustawodawca przewiduje także karę pieniężną. Można nią ukarać w szczególności za:
nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,
opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Jak można wnioskować z przytoczonych wyżej przepisów, karę pieniężną można dać pracownikowi za każde naruszenie obowiązków pracowniczych oprócz nieprzestrzegania przez niego ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Można go za to ukarać jedynie upomnieniem lub naganą.
Nie wolno ukarać pracownika karą pieniężną za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku pracy.
Wszystkie ważne informacje na temat ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy muszą znajdować się w Regulaminie pracy i to z niego pracownik powinien czerpać wiedzę, jakie w zakładzie pracy obowiązują reguły organizacyjne, aby mógł ich właściwie przestrzegać.
W zakładach pracy, które zatrudniają mniej niż 20 osób, a więc nie są zobowiązane do tworzenia regulaminu pracy, najważniejsze informacje dotyczące organizacji pracy powinny znaleźć się w umowie o pracę lub informacji o warunkach zatrudnienia, którą należy przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę.
Za jedno przewinienie można dać pracownikowi jedną karę – nie można za to samo ukarać dwa razy, np. upomnieniem i karą pieniężną. Co ważne, środki z kar pieniężnych mogą być przeznaczone jedynie na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie można z nich finansować innych celów, np. nagród dla wyróżniających się pracowników.
Kiedy należy wręczyć pracownikowi karę upomnienia lub nagany?
Kodeks pracy przewiduje konkretne terminy, których pracodawca nie może przekroczyć. Zasadą jest, że upomnienie lub naganę można dać pracownikowi w ciągu 14 dni od daty, kiedy pracodawca dowiedział się o zdarzeniu, które miało miejsce, a którego dotyczy kara porządkowa. Są jednak sytuacje, gdy to np. bezpośredni przełożony zwleka z poinformowaniem pracodawcy o przewinieniu pracownika i np. informuje pracodawcę o zdarzeniu po kilku miesiącach. Tu należy uważać, żeby nie przekroczyć 3 miesięcy od zdarzenia.
Pracodawca może nałożyć karę porządkową w ciągu 14 dni, od kiedy dowiedział się o naruszeniu przez pracownika obowiązków pracowniczych, lecz nie później niż w ciągu 3 miesięcy od momentu tego naruszenia.
W jaki sposób kara porządkowa powinna zostać nałożona na pracownika?
Zanim pracodawca nałoży karę na pracownika, powinien go wysłuchać. Mówi o tym wprost art. 109 § 2 Kodeksu pracy. Pracownik musi mieć szansę, aby przedstawić swoje stanowisko w sprawie, a pracodawca powienien odnotować, kiedy wysłuchanie pracownika miało miejsce. Samo wręczenie kary bez uprzedniego wysłuchania pracownika naraża pracodawcę na zarzut łamania praw pracowniczych.
Przykład 1.
Pracodawca dowiedział się, że pracownik wyszedł wcześniej z pracy, jednak na liście obecności wpisał godziny wyjścia zgodnie z rozkładem czasu pracy, tj. godzinę później niż w rzeczywistości. Postanowił on ukarać pracownika karą upomnienia. Niestety pracownik na drugi dzień poszedł na zwolnienie lekarskie. W tej sytuacji termin 14 dni ulega zawieszeniu i będzie biegł dopiero od momentu stawienia się pracownika w pracy. W związku z tym, że pracodawca nie może nałożyć na niego kary porządkowej bez uprzedniego wysłuchania, przedłużające się zwolnienie może skutecznie to uniemożliwić. Pracodawca może ukarać pracownika w ciągu trzech miesięcy od zdarzenia.
Pracownik, który otrzymał karę porządkową i uważa, że została ona nałożona na niego niesłusznie lub niezgodnie z procedurą, może w ciągu 7 dni złożyć od niej sprzeciw. O jego uwzględnieniu lub odrzuceniu decyduje pracodawca po uprzednim rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika organizacji związkowej.
Jeżeli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, to w razie otrzymania od pracownika sprzeciwu od nałożonej kary porządkowej pracodawca ma obowiązek wystąpić z zapytaniem o opinię reprezentującą pracownika organizację związkową.
Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej, ten ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary. Przeważnie dotyczy to kar pieniężnych, ale są także pracownicy, którzy występują do sądu o uchylenie kary upomnienia czy nagany.
Należy pamiętać, że kara porządkowa po roku nienagannej pracy uznana jest za niebyłą i należy ją usunąć z akt pracowniczych – od stycznia 2019 r. wszelkie dokumenty dotyczące karania pracownika przechowuje się w części D akt osobowych, a nie jak do tej pory w części B.
Kary porządkowe przechowuje się w części D akt osobowych, z których należy je usunąć po roku nienagannej pracy. Każda kolejna kara porządkowa przedłuża ten termin o kolejny rok.
Jak widać, kary porządkowe nie są wcale takim prostym narzędziem, ale stosowanie przez pracodawcę kilku zasad na pewno pomoże uniknąć kosztownych błędów na tym polu.
