Poradnik Przedsiębiorcy

Karta prepaid w obrocie gospodarczym - czym jest i jak działa?

Przedpłata na zagranicznym rynku określana jest jako „prepaid”. Natomiast na polskim rynku nazewnictwo to przyjęło się dla produktów w formie kart, które posiadają w sobie jednostki elektroniczne. Karty można wykorzystać w dowolnym przez nabywcę okresie lub do terminu określonego przez producenta. Sprawdźmy, czym jest karta prepaid oraz jak rozliczyć ich zakup?

Czym są karty prepaid?

Karty prepaid (pochodnie zwane kartami podarunkowymi, voucherami czy kartami przedpłaconymi) to nic innego jak „plastikowa” karta, która posiada zakodowane w sobie środki płatnicze. W odróżnieniu do kart płatniczych nie są one spersonalizowane, tj. nie posiadają danych ich właściciela. Niektóre z nich w zależności od ich producenta mogą posiadać dane osobowe przyszłego ich właściciela po wyrażeniu na to zgody. Wartość środków na nich zawartych zależna jest zawsze od kwoty, którą wpłaci właściciel karty lub osoba, która zamierza go nią obdarować. Doładowanie z reguły odbywa się w formie gotówkowej lub bezgotówkowej.

Karta prepaid – jakie są rodzaje?

Karta prepaid paliwowa

Niektóre stacje paliw udostępniają konsumentom, a w szczególności przedsiębiorcom możliwość skorzystania z tzw. systemu przedpłaconego. W przypadku przystąpienia do tegoż systemu stacja paliw wydaje osobie przystępującej kartę prepaid oraz z tego tytułu udostępnia rabaty czy przystępne oferty cenowe. Kartę doładowuje się na dowolną wartość i wykorzystuje tylko w tej stacji paliw. Z reguły nie ma kosztów utrzymania karty prepaid, brak kosztów obsługi oraz nie ma limitowanej wartości, którą należy w danym okresie wpłacać. Uproszczeniem, jakie daje karta prepaid, jest możliwość zbiorczego rozliczenia zakupów raz w miesiącu, dzięki czemu dokonywane jest zbiorcze fakturowanie. Przedsiębiorca z tego tytułu otrzymuje więc jedną fakturę, która jeśli ma związek z działalnością gospodarczą, ujmowana jest w kosztach podatkowych.

Karta prepaid w telefonie

W przypadku usług telekomunikacyjnych operatorzy w Polsce wprowadzili kartę prepaid, która uprawnia nabywcę do wykonywania połączeń telefonicznych oraz do połączeń internetowych czy wysyłki SMS i MMS (jeśli karta je obejmuje). Wyróżnione są różne rodzaje kart – służące tylko do doładowania posiadanej karty SIM lub doładowanie wraz z kartą SIM. Z reguły przy wykorzystaniu środków płatniczych karty, przydzielone są za jej pomocą jednostki taryfowe, które dostępne są do określonego czasu lub do czasu zużycia załadowanych jednostek (środków). Gdy okres aktywności konta upływa, w dalszym ciągu można odbierać połączenia przychodzące na posiadany numer przez określony przez operatora czas. Jest to korzystna forma opłacania kosztów rozmów telefonicznych w przypadku gdy dokonywane są one sporadycznie.W przypadku spełnienia odpowiednich warunków, możliwe jest ujęcie w koszty podatkowe zakupu kart telefonicznych, o czym więcej w artykule: Czy wydatki na zakup kart telefonicznych mogą być kosztem firmowym?

Karta prepaid w banku

Karta prepaid w instytucjach bankowych zwana jest inaczej kartą przedpłaconą. Jest to rodzaj karty płatniczej, za pomocą której możliwe jest dokonywanie płatności. Płatności dokonywane są z doładowanych środków pieniężnych dostępnych na przypisanym rachunku płatniczym – doładowuje je posiadacz karty lub inny podmiot. Należy podkreślić, że zakupy dokonywane są do limitu środków posiadanych na karcie, a rachunek ma charakter tylko techniczny. Nie ma co do zasady możliwości utworzenia kolejnego rachunku do posiadanego, wzięcia na rachunek kredytu czy otworzenia lokaty. Jedyne, co można zrobić za pomocą karty, to opłacić zakup. Niektóre banki wskazują, że aby otrzymać kartę przedpłaconą, konieczne jest posiadanie u nich rachunku osobistego.

Wady i zalety karty prepaid

Analizując różne karty prepaid, wyróżnić można ogólne zalety oraz wady, które przedstawione zostaną w poniższej tabeli:

Wady kart prepaid Zalety kart prepaid
Brak możliwości wykorzystania karty prepaid na inny cel niż zakodowany w karcie (nie dotyczy kart prepaid w banku) Środki pieniężne jednorazowo mogą być wykorzystane na podstawie jednej karty na określony cel, co stanowi zabezpieczenie przed ich wydatkowaniem nieprzemyślanie
Termin ważności wykorzystania środków W przypadku kradzieży utracone zostają tylko środki na karcie
W przypadku zgubienia karty prepaid nie ma możliwości odzyskania środków Karta prepaid może być trafionym prezentem dla miłośnika danej marki
Nie ma możliwości wypłacenia wpłaconych środków z karty prepaid (nie dotyczy kart prepaid w banku) Karta prepaid bankowa jest idealna na pierwszą kartę dla dziecka oraz dla osób starszych
W niektórych przypadkach brak możliwości określenia właściciela karty Brak obowiązku wskazania właściciela karty