Obecnie prawie każdy przedsiębiorca wykorzystuje telefon w firmie. Pojawia się zatem pytanie, czy można posiadać zarejestrowane dwa telefony w jednoosobowej działalności gospodarczej? Sprawa jest prosta - jeżeli są one przeznaczone tylko na potrzeby rozmów wykonywanych na rzecz przedsiębiorstwa. Nie ma wówczas żadnych zastrzeżeń, co do posiadania dwóch firmowych telefonów komórkowych.
Telefon służbowy a koszty uzyskania przychodu
W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodu są wydatki, które spełniają łącznie 3 warunki:
- zostały faktycznie poniesione;
- zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- nie są zawarte w wykazie kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu w art. 23 ust. 1.
Podczas kontroli organów skarbowych największe wyzwanie dla podatnika może stanowić wykazanie, że wykorzystywane telefony komórkowe spełniają warunek wydatków ponoszonych w celu uzyskania przychodu. Podatnik musi wykazać, iż użytkuje je wyłącznie na potrzeby przedsiębiorstwa.
Przykład 1.
Jan Kowalski prowadzi jednoosobową działalność, której przedmiotem jest sprzedaż rowerów oraz ich serwis. Pan Jan kupił na firmę dwa telefony komórkowe. Czy możliwe jest ujęcie w kosztach wydatków poniesionych na zakup dwóch telefonów w jednoosobowej działalności gospodarczej?
Co do zasady, jeżeli wydatek spełnia warunki tego, aby mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, nie ma przeciwwskazań, aby ich zakup ująć w kosztach firmowych. W przypadku ewentualnej kontroli pan Jan może wskazać i udowodnić, przedstawiając bilingi, że jeden telefon służy do załatwiania bieżących spraw biurowych, a drugi do kontaktu z klientami i obsługi serwisu. Jednak należy pamiętać, że im więcej telefonów zarejestrowanych na jednoosobową firmę, tym trudniej podatnikowi będzie wytłumaczyć, że w 100% służą tylko prowadzonej działalności gospodarczej.
Dwa telefony w jednoosobowej działalności gospodarczej a kontrola skarbowa
Jeżeli podczas kontroli urzędnika skarbowego wyjdzie na jaw, iż z telefonu służbowego wykonywane były rozmowy prywatne, może to nieść za sobą konsekwencje o różnej wadze. Podatnik będzie zobowiązany do zmniejszenia kosztów o wydatki poniesione na rozmowy prywatne. Dodatkowo może powstać zaległość podatkowa, do której uiszczenia wraz z odsetkami podatkowymi podatnik zobowiązany jest bez wezwania organów podatkowych. Oprócz odsetek od zaległości podatkowej za niewłaściwie zakwalifikowane koszty, postępowanie przedsiębiorcy może zostać uznane za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, a tym samym podatnikowi grozić będzie odpowiedzialność karnoskarbowa.
W związku z powyższym, w sytuacji gdy przedsiębiorca wykorzystuje służbowy telefon również w celach prywatnych, najlepszym rozwiązaniem będzie rozliczanie kosztów na podstawie bilingów. Bezpieczniejsze jest jednak posiadanie osobno telefonu prywatnego oraz zarejestrowanego na firmę, ponieważ wtedy wydatki związane z abonamentem i kosztami połączeń bez problemu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej.
Wykorzystywanie prywatnego telefonu w działalności
Oprócz przypadku, w którym przedsiębiorca wykorzystuje dwa telefony w jednoosobowej działalności gospodarczej, może również wystąpić sytuacja, kiedy podatnik używa prywatnego telefonu w celach służbowych. Wydatki poniesione na rozmowy służbowe z prywatnego telefonu spełniają warunki, aby zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Jeżeli podatnik wykorzystuje w działalności prywatny telefon na abonament, należy dokonać rozliczenia wydatków związanych z telefonem na podstawie bilingów. W związku z tym, że umowa nie została zawarta na firmę a osobę prywatną, zaliczeniu do kosztów firmowych nie będzie podlegać opłata za abonament telefoniczny. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje w celach służbowych prywatny telefon na tzw. kartę, nie ma możliwości uzyskania bilingów rozmów, a tym samym nie ma podstaw do ujęcia w kosztach firmowych rozmów służbowych.
Podsumowując, przepisy podatkowe nie wykluczają możliwości wykorzystywania dwóch telefonów w jednoosobowej działalności gospodarczej. Na przedsiębiorcy spoczywa ciężar udowodnienia, że wydatki, które ujmuje w kosztach podatkowych, spełniają warunki aby mogły być uznane za koszty podatkowe. Podatnik ma również możliwość wykorzystywania prywatnego telefonu w działalności oraz służbowego telefonu w celach prywatnych, pod warunkiem że we właściwy sposób udokumentuje poniesione koszty.
