Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy należy złożyć ZUS RIA i ZUS OSW?

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe druki ZUS RIA i ZUS OSW. Zostały wprowadzone, aby umożliwić skrócenie okresu przechowywania akt osobowych. Z naszego artykułu dowiesz się u jakiej grupy pracowników można skrócić okres przechowywania akt osobowych i kiedy należy złożyć nowe druki w ZUS.

Skrócenie okresu przechowywania akt a ZUS RIA i ZUS OSW

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wprowadza krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Skrócony 10 letni okres przechowywania akt pracowniczych, dotyczy głównie pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. U osób zatrudnionych przed tą datą, o możliwości zastosowanie krótszego okresu przechowywania akt decyduje data zatrudnienia. W przypadku pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych: 

  • w okresie 1 stycznia 1999 roku – 31 grudnia 2018 roku możliwe jest skrócenie okresu przechowywania akt do 10 lat, pod warunkiem przekazania do ZUS druków ZUS RIA i ZUS OSW;

  • przed 1 stycznia 1999 roku należy przechowywać akta osobowe przez okres 50 lat i nie ma możliwości skrócenia tego okresu.

ZUS RIA i ZUS OSW składa się w celu skrócenia okresu przechowywania akt, wyłącznie w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku.

Nowe dokumenty ZUS RIA i ZUS OSW

Gdy przedsiębiorca decyduje się na skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych, musi dostarczyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, czyli tak zwane ZUS OSW. Oświadcza w nim, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999 roku – 31 grudnia 2018 roku. 

Oświadczenie ZUS OSW

Jak wspomniano wcześniej, przedsiębiorca, który chce skorzystać ze skrócenia obowiązku przechowywania akt pracowniczych, powinien przekazać do ZUS oświadczenie ZUS OSW. Można je złożyć i wycofać w dowolnym momencie. Odwołanie oświadczenia jest możliwe tylko w sytuacji, gdy nie został złożony ani jeden raport informacyjny ZUS RIA. Po wycofaniu oświadczenia, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nie zostaje skrócony i wynosi 50 lat. 

 Raport informacyjny ZUS RIA

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, przedsiębiorca zobowiązany jest do sporządzenia i przekazania raportu informacyjnego ZUS RIA. Termin na złożenie do ZUS tego raportu, związany jest z terminem zakończenia pracy. W przypadku osób:

  • wyrejestrowanych z ubezpieczeń społecznych w okresie od stycznia 1999 roku do końca grudnia 2018 roku, przedsiębiorca na złożenie ZUS RIA ma 12 miesięcy od dnia, w którym złożył ZUS OSW;

  • wyrejestrowanych po 2018 roku raporty RIA należy składać wraz z dokumentem ZUS ZWUA.

W raporcie informacyjnym ZUS RIA przekazuje się dane dotyczące:

  • daty i trybu rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy, lub stosunku służbowego, a także informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (blok IV);

  • lat kalendarzowych przypadających w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku w tym:

    • przychodów należnych za inna lata kalendarzowe, niż rok, w którym został wypłacony. Przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (blok V);

    • kwot przychodów należnego za inna lata, niż rok, w którym został wypłacony i stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia wypadkowe (blok VI);

    • kwot przychodów wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (blok VII);

    • okresów wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku karta nauczyciela (blok IX);

  • okresów od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku, w których wykonywano pracę:

    • nauczycielską w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku karta nauczyciela (blok IX);

    • w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o których mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych (blok X);

    • w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych  (blok XI).

Raport ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, informacje w nim dotyczą okresu:

  •  od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo

  •  od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Według stanowiska ZUS, jeżeli płatnik nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, jest zobowiązany przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy, przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS może ustalić podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad.

Po złożeniu ZUS RIA i ZUS OSW przedsiębiorca przekazuje pracownikowi:

  • kopię raportu informacyjnego ZUS RIA;

  • dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych oraz nowych wykazach);

  • informacje o:
    • skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej;

    • prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru;

    • prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej;

    • informacji o tym, że jeżeli dokumentacja pracownicza nie zostanie odebrana w terminie, wówczas zostanie ona zniszczona.