Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga poświęcenia pewnej ilości czasu. Jest to szczególnie widoczne w przypadku młodych przedsiębiorstw oraz tych, które działają na szeroką skalę. W takich sytuacjach pomocą może być przedstawiciel przedsiębiorstwa, który odciąży przełożonych danej firmy.
Czym jest przedstawicielstwo?
Zgodnie z treścią art. 95–97 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.
Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo). Osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.
Przedstawicielstwo jest więc formą reprezentacji danego podmiotu w stosunkach zewnętrznych – najczęściej z klientami, ale także sądami, bankami oraz różnymi organami administracyjnymi. Przedstawiciel jest osobą umocowaną do prowadzenia spraw danego przedsiębiorstwa, przy czym zakres jego kompetencji jest najczęściej wyznaczany przez osoby prowadzące działalność gospodarczą.
Granice umocowania pełnomocnika określa w sposób autonomiczny i jednostronny sam mocodawca w oświadczeniu woli o udzieleniu określonej osobie pełnomocnictwa (treść pełnomocnictwa). Samo udzielenie pełnomocnictwa nie wywołuje między mocodawcą a pełnomocnikiem skutków zobowiązaniowych. Upoważnia ono pełnomocnika do działania w imieniu reprezentowanego, ale nie zobowiązuje do tego działania. Jest to tzw. samoistność pełnomocnictwa.
Przedstawiciel przedsiębiorstwa i zakres jego kompetencji
Przedstawicielstwo jest formą pełnomocnictwa udzielanego określonej osobie po to, by mogła dokonywać oznaczonych czynności za swojego mocodawcę. W przypadku dużych przedsiębiorstw jest w zasadzie konieczne – przedsiębiorca nie ma bowiem czasu na dokonywanie wszystkich czynności osobiście i udział w każdym spotkaniu biznesowym.
Zakres kompetencji przedstawiciela zależy od woli samego mocodawcy i jego aktualnych potrzeb. Udzielone pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane lub zmienione (ograniczone lub rozszerzone).
Pełnomocnik, zgodnie z istotą pełnomocnictwa, tj. stosunku prawnego opartego na zaufaniu, powinien działać zgodnie z domniemaną wolą mocodawcy, a w każdym razie nie powinien podejmować działań sprzecznych z rzeczywistą lub domniemaną wolą, chociażby mieściły się one w zakresie udzielonego pełnomocnictwa. Takie działanie pełnomocnika, aczkolwiek formalnie poprawne, może być uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego i powodować odpowiedzialność odszkodowawczą pełnomocnik wobec mocodawcy. Nie jest wykluczone uznanie za sprzeczną z zasadami współżycia społecznego czynności prawnej dokonanej pomiędzy pełnomocnikiem i osobą trzecią, wówczas gdy osoba trzecia wiedziała lub ewentualnie przy dołożeniu należytej staranności mogła dowiedzieć się o zawieraniu czynności prawnej przez pełnomocnika sprzecznych z wolą jego mocodawcy.
Pełnomocnik reprezentujący danego przedsiębiorcę ma prawo do dokonywania:
- czynności sądowych, w tym do składania pozwów, odpowiedzi na pozew, apelacji, zażaleń, odwołań, wniosków oraz uczestnictwa w rozprawach i posiedzeniach sądowych;
- czynności pozasądowych – zawierania umów, dokonywania płatności związanych z prowadzeniem określonej działalności gospodarczej, zajmowania się sprawami kontrahentów oraz kwestiami podatkowymi lub administracyjnymi.
Jak powołać przedstawiciela przedsiębiorstwa?
Powołanie przedstawiciela nie jest trudną czynnością, choć wymaga zachowania formy pisemnej. Mocodawca wyznacza określoną osobę na reprezentanta danego przedsiębiorstwa, określa czas trwania przysługujących mu uprawnień oraz ich szczegółowy zakres. W treści takiego pełnomocnictwa warto doprecyzować kwestię udzielania dalszych pełnomocnictw przez samego przedstawiciela – jeśli mocodawca nie życzy sobie takich działań, powinien wyraźnie zakazać tego rodzaju praktyk.
Przedstawiciel może być zmieniany wedle woli przedsiębiorcy, nie ma też przeszkód, aby w firmie funkcjonowała większa liczba pełnomocników. W tym przypadku należy jednak oznaczyć zakres przysługujących im kompetencji – powinny się wzajemnie uzupełniać.
Powoływanie pełnomocnika nie wymaga co do zasady zachowania formy aktu notarialnego, jeśli jednak przedstawiciel musi dokonać czynności notarialnej (np. zakupić nieruchomość na rzecz danego przedsiębiorstwa, sprzedać część nieruchomości należących do przedsiębiorstwa), to jego pełnomocnictwo musi być udzielone w formie aktu notarialnego.
Koszt pełnomocnictwa notarialnego obejmującego upoważnienie do dokonania jednej określonej czynności wynosi maksymalnie 30 zł + VAT. W przypadku pełnomocnictw zawierających szersze kompetencje (do dokonywania większej liczby czynności), koszty wzrastają do kwoty 100 zł + VAT. Do powyższych stawek należy dodać również cenę wypisów sporządzonych aktów notarialnych, które wynoszą maksymalnie 6 zł + VAT.
Prokura – specjalna forma przedstawicielstwa
Prowadzenie przedsiębiorstwa może następować w różnych formach – jednoosobowej działalności, spółki cywilnej, spółki prawa handlowego. Zazwyczaj firma podlega w takich przypadkach obowiązkowej rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej albo w Krajowym Rejestrze Sądowym. W obu przypadkach przedsiębiorcy zyskują prawo powołania specjalnego pełnomocnika swojej firmy, którym jest oczywiście prokurent.
Zgodnie z treścią art. 1091 kc prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Prokurent jest uprawniony do samodzielnego reprezentowania firmy w sprawach związanych z jej działalnością. Prokura jako instytucja prawa handlowego, uregulowana w kodeksie cywilnym jest rodzajem przedstawicielstwa, a ściślej pełnomocnictwa, które może ustanowić jedynie przedsiębiorca. Podlega wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, przy czym zgodnie z art. 1091 § 2 kc, nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Ograniczenia są skuteczne wyłącznie w relacji mocodawca prokurent i mogą prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej prokurenta, jednak czynności dokonane przez niego w imieniu mocodawcy pozostają ważne. Możliwości ograniczenia prokury z art. 1094-1095 KC nie mają znaczenia w badanej sprawie. Prokurenci reprezentują spółkę zgodnie z przepisami o prokurze, z ograniczeniami wyłącznie z nich wypływającymi, niezależnie zatem od obowiązującego w spółce sposobu jej reprezentowania.
Prokurent niewątpliwie jest osobą zobowiązaną do zajmowania się sprawami majątkowymi na podstawie przepisu prawnego, decyzji organu lub umowy w rozumieniu art. 296 kk, z czym wiąże się prowadzenie całości albo części interesów przedsiębiorstwa, z prawem do samodzielnego podejmowania istotnych decyzji dotyczących jego majątku. Prokurent może być podmiotem przestępstwa nadużycia zaufania, bo zajmuje się on sprawami majątkowymi danego podmiotu przede wszystkim na podstawie umowy, którą stanowi udzielone mu pełnomocnictwo. To właśnie na mocy tego pełnomocnictwa prokurent zobowiązany jest do zajmowania się sprawami mocodawcy i musi działać na jego korzyść i w jego interesie.
Podsumowanie
Przedstawiciel przedsiębiorstwa w rzeczywistości jest pełnomocnikiem zajmującym się szeroko rozumianymi interesami danej firmy. W praktyce takie określenie jest stosowane względem każdej zatrudnionej osoby w danym zakładzie pracy. Pod względem prawnym pojęcie to powinno być jednak utożsamiane z osobą, która legitymuje się upoważnieniem do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych w imieniu właściciela danego przedsiębiorstwa. Pamiętajmy, że przedsiębiorcy, którzy podlegają obowiązkowemu wpisowi do CEIDG albo KRS mają możliwość powołania specjalnego pełnomocnika dla swojej firmy, który jest określany mianem prokurenta.
