Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zgłosić ustanowienie prokury a wpis do odpowiedniego rejestru!

Prokura jest pełnomocnictwem szczególnego rodzaju, które pojawia się w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jej ustanowienie wymaga jednak dokonania odpowiedniego zgłoszenia, tak aby prokurent był widoczny dla wszystkich osób spoza danej firmy. Jak zgłosić ustanowienie prokury? Jak prawidłowo przekazać informację o powołaniu prokurenta i gdzie należy to zrobić?

Czym jest prokura?

Zgodnie z treścią art. 1091 Kodeksu cywilnego prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Prokurent jest zatem pełnomocnikiem określonego przedsiębiorstwa dokonującym oznaczonych czynności prawnych, do których posiada stosowne upoważnienie.

Wyrok SN z 8 marca 2017 roku (sygn. akt IV CSK 321/16)

Z istoty prokury wynika, że jest to pełnomocnictwo udzielane przez przedsiębiorcę, określane także mianem przedstawicielstwa handlowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, nie można jej co do zasady ograniczyć wobec osób trzecich, a czynności prawne wymagające pełnomocnictwa szczególnego są wymienione w ustawie.

Jak zgłosić ustanowienie prokury?

Prokura wymaga dla swej ważności zachowania formy pisemnej, przy czym pełnomocnikiem może być ustanowiona wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie jest więc konieczne powoływanie prokurenta w formie aktu notarialnego, choć trzeba wyraźnie zaznaczyć, że do zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania oraz zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności – w tej sytuacji należy udzielić umocowania w formie aktu notarialnego.

Wpis do rejestru

Istotną przesłanką decydującą o ważności prokury jest jej wpisanie do właściwego rejestru. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze będzie to oczywiście Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (podobnie jak w stosunku do spółek cywilnych). Jeżeli przedsiębiorstwo jest jednak prowadzone w formie spółki prawa handlowego, prokurę należy zgłosić do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Wyrok SN z 20 października 2005 roku (sygn. akt II CK 120/05)

Prokura jest ważna, mimo że nie została wpisana do rejestru sądowego. Wpis do rejestru ma jednak istotne znaczenie z punktu widzenia pewności i bezpieczeństwa obrotu prawnego i to z dwóch powodów. Po pierwsze, łączy się z nim domniemanie ważności udzielenia prokury, wynikające z art. 17 us. 1 ustawy o KRS. Po drugie, prokurent uzyskuje możliwość skutecznego wylegitymowania się odpisem lub wyciągiem z rejestru sądowego. Dotyczy to zarówno udziału prokurenta w obrocie gospodarczym, jak i w postępowaniu przed sądem, prokurent powinien bowiem przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy odpis lub wyciąg z rejestru sądowego, który zastępuje wymagane od pełnomocnika - zgodnie z art. 89 § 1 kpc – pełnomocnictwo procesowe.

Jak wynika z powyższego, choć brak wpisu prokury do właściwego rejestru nie powoduje nieważności powołania takiego pełnomocnika, to jest on jednak konieczny ze względu na wymogi formalnoprawne – bez wpisu istnieje ryzyko, że czynności podjęte przez niezarejestrowanego prokurenta nie będą po prostu uznawane.

Zgłoszenie prokury do CEIDG

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej lub przedsiębiorstwa działającego w formie spółki cywilnej prokura musi być zgłoszona do CEIDG. Wniosek o wpis powinien być złożony najpóźniej 7 dnia od powstania zmian, tj. od dnia ustanowienia prokurenta.

Wpis prokury do CEIDG może nastąpić na dwa różne sposoby:

  • w formie tradycyjnej – poprzez złożenie prawidłowo wypełnionego formularza rejestracyjnego we właściwym urzędzie miasta lub gminy (decyduje siedziba działalności) osobiście albo listem poleconym;

  • w formie elektronicznej – poprzez zgłoszenie prokury w systemie CEIDG (wymagane jest tutaj posiadanie certyfikowanego kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo aktywnego konta ePUAP).

Wniosek rejestracyjny nie podlega żadnej opłacie skarbowej, a w jego treści powinny znaleźć się następujące informacje:

  • imię i nazwisko prokurenta;

  • numer PESEL prokurenta, o ile taki posiada;

  • data urodzenia prokurenta, o ile nie posiada numeru PESEL ani numeru identyfikacji podatkowej (NIP);

  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) prokurenta, o ile taki posiada;

  • informacja o obywatelstwie prokurenta;

  • adres do doręczeń prokurenta;

  • dane kontaktowe prokurenta, w szczególności adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały podane;

  • rodzaj i sposób wykonywania prokury;

  • data ustanowienia prokury.

Zgłoszenie prokury do KRS

Nieco inaczej przedstawia się forma zgłoszenia prokurenta reprezentującego podmiot wpisany do KRS. W tym przypadku niezbędne staje się złożenie wniosku rejestracyjnego na odpowiednim formularzu, który jest dostępny w siedzibie każdego sądu gospodarczego oraz w internecie – chodzi oczywiście o druk KRS-ZL oraz KRS-Z3.

Prokura powinna być zgłoszona do rejestru przedsiębiorców KRS w terminie 7 dni od chwili jej ustanowienia. Wniosek musi być złożony do sądu gospodarczego, który przechowuje akta rejestrowe danego podmiotu – decydujące znaczenie ma tutaj siedziba przedsiębiorstwa. Oprócz prawidłowo wypełnionych druków wnioskodawca musi przedłożyć także pisemne oświadczenie wszystkich członków zarządu danego przedsiębiorstwa, które wyraża zgodę na powołanie prokurenta. Obecnie nie jest jednak wymagane składanie wzoru podpisu prokurenta, co obowiązywało jeszcze kilka lat temu. Pamiętajmy jednak, że konieczne jest natomiast dołączenie pisemnej zgody osoby, która jest powoływana na stanowisko prokurenta. Podstawowymi danymi prokurenta składanymi do sądu rejestrowego są:

  • imię i nazwisko prokurenta (również drugie imię, jeśli zostało nadane);

  • PESEL i data urodzenia prokurenta;

  • informacja o obywatelstwie prokurenta;

  • adres do doręczeń prokurenta;

  • dane kontaktowe prokurenta, w szczególności adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały podane;

  • rodzaj i sposób wykonywania prokury;

  • data ustanowienia prokury.

Wniosek o wpis prokury do KRS podlega niestety opłacie sądowej, która wynosi łącznie 350 zł (250 zł za wniosek oraz 100 zł za umieszczenie informacji o prokurze w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Płatność musi być dokonana jeszcze przed zgłoszeniem rejestracyjnym, niezbędne więc staje się dołączenie dowodów zapłaty do składanego wniosku (np. pod postacią wydruku z bankowości elektronicznej).

Wniosek rejestracyjny może być złożony wyłącznie w formie tradycyjnej – osobiście we właściwym sądzie lub za pośrednictwem listu poleconego. W przypadku błędów w przesłanych formularzach lub braków sąd rejestracyjny będzie wzywał przedsiębiorstwo do ich poprawienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od dnia odebrania stosownego pisma. Brak naniesienia poprawek spowoduje, że zgłoszenie nie będzie w ogóle rozpatrywane.

Podsumowanie

Zgłoszenie ustanowienia prokury nie jest konieczne dla ważności powołania samego prokurenta. Ze względów formalnych trzeba jednak tego dokonać w terminie 7 dni od chwili ustanowienia tego pełnomocnictwa. W przypadku jednoosobowych przedsiębiorstw i tych wykonujących działalność w formie spółki cywilnej, prokura musi być zgłoszona do CEIDG (wniosek nie podlega żadnym opłatom i można go złożyć osobiście lub elektronicznie). W stosunku zaś do podmiotów podlegających wpisowi w KRS (spółki prawa handlowego), prokura może być zgłoszona wyłącznie w tradycyjnej formie papierowej i podlega stałej opłacie w wysokości 350 zł.