Prowadzenie ksiąg rachunkowych to podstawowy obowiązek jednostek stosujących przepisy ustawy o rachunkowości polegający na systematycznym i chronologicznym dokonywaniu w księgach rachunkowych zapisów zdarzeń gospodarczych na podstawie dowodów księgowych. Zamknięcie ksiąg rachunkowych danego miesiąca, to końcowy etap procesu rozliczenia danego okresu.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Rozdział II ustawy o rachunkowości odnosi się do zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Uszczegółowienie tych zasad możemy znaleźć w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 UoR księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
- dziennik,
- księgę główną,
- księgi pomocnicze,
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Przez prowadzenie ksiąg rachunkowych należy rozumieć dokonywanie w księgach rachunkowych w sposób zorganizowany i ciągły, na podstawie dowodów księgowych, zapisów zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym oraz ich grupowanie i uzgadnianie.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Katalog przypadków powodujących obowiązek zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych zawiera art. 12 ustawy. Jest to katalog zamknięty.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 UoR księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3-3d:
- na dzień kończący rok obrotowy;
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie;
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej;
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, tj. na dzień wpisu do rejestru tego połączenia;
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, tj. na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału;
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości;
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych danego miesiąca polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych danego miesiąca i ich otwarcie dla jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12 ust. 4 i 5 UoR).
Zamknięcie miesiąca w ustawie o rachunkowości
Przepisy ustawy o rachunkowości nie definiują pojęcia zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc. W ustawie możemy jednak znaleźć pośrednie odniesienie do zamknięcia miesiąca, a mianowicie w art. 25 ust. 1 pkt 1 UoR wskazuje, że stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. Przepis ten wyklucza zatem możliwość poprawiania błędów w księgach rachunkowych po zamknięciu miesiąca. Na mocy art. 25 ust. 2 UoR w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w ust. 1 pkt 2, czyli przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
W rozdziale VI. Zamknięcie ksiąg rachunkowych stanowiska KSR w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wyjaśniono, że od zamknięcia ksiąg rachunkowych, które ma charakter nieodwracalny, odróżnia się tzw. zamknięcie miesiąca polegającego na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. W stanowisku KSR czytamy, że: „Wprawdzie przepisy ustawy nie zawierają definicji »zamknięcia miesiąca«, ale odnoszą się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt 1 – wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych »po zamknięciu miesiąca« oraz w przepisie art. 25 ust. 2 ustawy – nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi)”.
Kiedy powinno nastąpić zamknięcie ksiąg rachunkowych danego miesiąca?
Zamknięcie ksiąg rachunkowych danego miesiąca wyznacza jednostka we własnym zakresie. Jest to moment, od którego wyłączono możliwość dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Moment zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc jest zazwyczaj równoznaczny z terminem rozliczenia podatku dochodowego za ten miesiąc, czyli do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zazwyczaj właśnie ten termin jednostki przyjmują jako zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych, czyli ostateczny termin dokonywania w księgach rachunkowych zapisów zdarzeń gospodarczych na podstawie dowodów księgowych dotyczących danego miesiąca.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością specjalizująca się w produkcji ekologicznych materiałów budowlanych przygotowuje się do zamknięcia miesiąca. Jednostka przyjęła, że momentem zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany miesiąc jest termin rozliczenia podatku CIT, czyli do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Co to oznacza dla jednostki?
Moment zamknięcia miesiąca to moment, od którego wyłączono możliwość dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Oznacza to, że do momentu zamknięcia miesiąca jednostka powinna wprowadzić do ksiąg rachunkowych wszystkie zapisy związane z operacjami gospodarczymi dotyczące tego miesiąca. Po dokonaniu wszystkich niezbędnych zapisów w księgach rachunkowych jednostki następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany miesiąc.
