Odpowiedzialność biura rachunkowego - jaki jest jej zakres?

Biuro rachunkowe potrzebne jest w niemal każdym przedsiębiorstwie, nawet jednoosobowym. W pewnym momencie rozwoju firmy zawsze pojawia się niezbędność skorzystania z usług wykwalifikowanego księgowego, z uwagi na zwiększenie dokumentacji podatkowej lub po prostu ze względu na to, że przedsiębiorca zamiast śledzenia zmian w prawie podatkowym i pilnowania terminów, zdecyduje w pełni skupić się na rozwoju technologicznym, inwestycyjnym itd. Stanie wówczas przed wyborem biura rachunkowego, które często ma atrakcyjne stawki czy promocje – lub będzie musiał podjąć współpracę z samodzielnym księgowym stosującym tzw. samozatrudnienie – osoba taka nie będzie pracownikiem. Artykuł prezentuje, jaki wybór jest korzystniejszy, biorąc pod uwagę odpowiedzialność biura rachunkowego i niezależnego księgowego za jakiekolwiek nieprawidłowości 

Za co odpowiada biuro rachunkowe?

Przedsiębiorcy mogą wybrać biuro rachunkowe i zlecić mu prowadzenie księgowości w swoim przedsiębiorstwie. Zakres czynności, którym będzie się ono zajmowało, zależy w głównej mierze od samego przedsiębiorcy. Odpowiedzialność biura rachunkowego w dużej mierze zależy od oferowanych przez nie usług. Aktualnie biura oferują szeroki ich katalog, w szczególności można w nim znaleźć:

• pomoc – już od momentu przygotowania dokumentów rejestracyjnych przedsiębiorstwa, zwłaszcza spółek, co pozwala uniknąć błędów na tym etapie;

• dbanie o to, by zgłosić firmę we wszelkich instytucjach i uzyskać NIP oraz konieczne dokumenty, w zależności od specyfiki prowadzonej działalności;

• prowadzenie wymaganych rejestrów, ksiąg rachunkowych;

• przygotowywanie i wysyłanie deklaracji podatkowych;

• przygotowanie dokumentów niezbędnych do zmiany profilu działalności gospodarczej, upadłości, likwidacji spółki;

• doradztwo z zakresu księgowości, podatków.

Na co zwracać uwagę przy zawieraniu umowy z biurem rachunkowym?

Niezbędne jest sporządzenie pisemnej umowy pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, która będzie określała wzajemne prawa i obowiązki stron. W szczególności jednoznacznie i w sposób niebudzący wątpliwości należy określić obowiązki nakładane na biuro księgowe, dotyczące między innymi:

• rodzaju prowadzonej i przechowywanej dokumentacji podatkowej, jak księga przychodów i rozchodów, ewidencja dla potrzeb podatku VAT, ewidencja środków trwałych, wydatki stałe związane z zaciągniętymi kredytami i pożyczkami;

• zakresu obowiązków, na przykład obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz pośredniczenia w ich składaniu w ustawowych terminach, doradztwo w zakresie podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom przy podejmowaniu kolejnych działalności gospodarczych;

• sporządzania deklaracji podatkowych i przedkładania ich odpowiednim organom skarbowym, pracownikom.

Mimo że biura zazwyczaj mają swój wzorzec umowy, przedsiębiorca nie jest pozbawiony możliwości negocjowania jej warunków oraz ujmowania własnych uwag i zapisów w jej treści. Umowa jednak nakłada prawa i obowiązki na obie strony – również dla przedsiębiorcy, który będzie musiał nie tylko uiszczać umówione wynagrodzenie, lecz także w określonych terminach dostarczać dokumentację do biura rachunkowego (lub udostępniać ją w inny sposób). Tylko w ten sposób można egzekwować odpowiedzialność biura rachunkowego.

O powierzeniu prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa oraz o miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja księgowa, należy powiadomić organy skarbowe w ciągu 7 dni od zawarcia umowy. Firmy zarejestrowane w CEIDG powinny zgłosić ten fakt do rejestru, co nie podlega opłacie. 

Prowadzenie księgowości przedsiębiorcy przez biuro rachunkowe nie zwalnia tego pierwszego od ryzyka związanego z prowadzeniem dokumentacji w sposób nieprawidłowy.

Możliwe jest jednak, na przykład, że biuro rachunkowe zostanie upoważnione do reprezentowania interesów przedsiębiorcy w trakcie kontroli skarbowej. Co istotne, jeżeli dokumentacja księgowa znajduje się poza przedsiębiorstwem, w biurze rachunkowym, to tam zostanie przeprowadzona kontrola. Wówczas biuro i jego pracownicy będą mogli na bieżąco udzielać wyjaśnień inspektorom – będą mieli na pewno o wiele większą wiedzę w tym zakresie, niż przedsiębiorca.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za nieprawidłowości w dokumentacji 

W razie wykrycia nieprawidłowości, kara nakładana jest na przedsiębiorcę. Biuro rachunkowe działa bowiem na zasadzie umowy starannego działania, a nie rezultatu. Jeżeli udowodni ono, że nieprawidłowości wynikały z przekazywania przez przedsiębiorcę nierzetelnych faktur, wówczas biuro nie poniesie żadnej odpowiedzialności. Odpowiedzialność biura rachunkowego jest zatem duża, ale nie nieograniczona.

Jeśli jednak to biuro rachunkowe będzie odpowiedzialne za zaniedbania i dojdzie do rażących naruszeń umowy w zakresie wykonywania przez nie obowiązków, na podstawie umowy przedsiębiorca może dochodzić od biura rachunkowego uregulowania tych kwot, które musiał zapłacić tytułem kary za nieprawidłowości w dokumentacji, opóźnienie w zapłacie składek, podatków. Jednakże przedsiębiorca nie jest zwolniony z zachowania należytej staranności przy wyborze biura –powinien spawdzić dostępneopinie a także zweryfikować, czy posiada ono OC wymagane przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Właścicielem dokumentów rozliczeniowych jest przedsiębiorca, może on żądać wglądu w dokumentację w każdej chwili oraz wyjaśnień związanych z kwestionowanymi czynnościami podejmowanymi przez biuro. Może także zlecić przeprowadzenie audytu podatkowego, w celu zabezpieczenia swoich interesów.

Odpowiedzialność biura rachunkowego a księgowego będącego na samozatrudnieniu 

Również prowadzenie księgowości przez osobę zewnętrzną związaną z przedsiębiorcą umową współpracy nie powoduje wyłączenia stosowania art. 26 Ordynacji podatkowej. Sąd Najwyższy postanowieniem z 23 maja 2002 roku, aktualnym do dziś, wskazał, że powierzenie obowiązków w zakresie rozliczeń podatkowych fachowym osobom trzecim, nie znosi samo przez się odpowiedzialności podatnika w sferze prawa karnego skarbowego. Odpowiedzialność biura rachunkowego nie jest zatem zawsze oczywista.

Poniesie ją księgowy, jeżeli przedsiębiorca wykaże, że był świadomy, że profesjonalny podmiot dokonał rozliczeń w sposób nieprawidłowy, nieterminowy, niezgodny z przepisami prawa podatkowego. Może również wykazać, że zgłaszał sprzeciw co do postawy i podejmowanych przez księgowego czynności. Aby to wykazać, można zabezpieczać się w następujący sposób:

• weryfikowanie wątpliwości przez przedsiębiorcę, kierowanie pisemnych (np. mailowych) pytań do księgowych odnośnie do kwestionowanych rozliczeń;
• zobowiązanie księgowego do informowania przedsiębiorcy o tym, czy wszystkie dokumenty z okresu rozliczeniowego zostały zaksięgowane (w szczególności zaliczenie w koszty faktur zakupowych).

Warto zweryfikować, czy księgowa posiada status doradcy podatkowego oraz niezbędne dokumenty, które umożliwiają prowadzenie takiego rodzaju działalności.
Wymagane jest także, by posiadała ubezpieczenie OC w razie wyrządzenia szkód klientom, z którego to ubezpieczenia możliwe będzie uzyskanie regresu za uiszczoną karę pieniężną, uiszczone odsetki za opóźnienie z uwagi na złożenie dokumentów po terminie i szkody majątkowe poniesione przez przedsiębiorcę z innych tytułów.

Podsumowując, należy wskazać, że odpowiedzialność biura rachunkowego i księgowego, który współpracuje z przedsiębiorstwem w ramach samozatrudnienia, jest bardzo podobna.

Przedsiębiorca musi zachować należytą ostrożność, podpisując umowę zarówno z biurem, jak i z osobą fizyczną – księgową, zwłaszcza w zakresie sprecyzowania obowiązków stron.

Przedsiębiorca ma prawo weryfikowania realizacji zadań biura rachunkowego i księgowej, może żądać wyjaśnień, złożenia dokumentów, przedstawienia informacji czy potwierdzenia przekazania dokumentów do organów w ustawowym terminie. Może także żądać przeprowadzenia audytu, jeżeli ma wątpliwości co do prawidłowości postępowania biura lub księgowej.

Czy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zmniejsza odpowiedzialność biura rachunkowego?

Zarówno księgowe prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i biura rachunkowe, powinny mieć wykupione ubezpieczenie OC w razie wyrządzenia szkód klientom. Odpowiedzialność biura rachunkowego i samodzielnego księgowego jest bowiem mimo wszystko duża.

Przedsiębiorcy, chcąc wykazać nieprawidłowości w działaniu biura rachunkowego lub pozostającej z nimi w stosunku współpracy księgowej/księgowego, muszą dysponować dowodami w formie pisemnej, choćby wiadomości mailowe lub SMS, z prośbami o wyjaśnienie, z informacjami o wątpliwościach, wraz z odpowiedziami osób odpowiedzialnych za rachunkowość przedsiębiorstwa, dla wykazania należytej staranności po stronie przedsiębiorcy, który nie jest specjalistą, oraz postawy eksperta, który w sposób nienależyty, niewyczerpujący, niezupełny, realizował zlecone mu zadania.