W określonych przypadkach wskazanych w przepisach prawa przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jakie regulacje obejmują prowadzenie ksiąg rachunkowych? Jakie podstawowe zasady prowadzenia ksiąg wynikają z przepisów? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.
Ustawa o rachunkowości – podstawowa regulacja
Zasady rachunkowości oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych określa przede wszystkim ustawa o rachunkowości.
Przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do określonych wyraźnie w tej ustawie podmiotów, w tym do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji);
- innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
- osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro – przy czym w tym wypadku ustawa przewiduje określone wyjątki związane z dobrowolnym zgłoszeniem przez dany podmiot do urzędu skarbowego decyzji o prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Inne podmioty, do których również stosuje się zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wymienia szczegółowo ustawa o rachunkowości.
Krajowe i międzynarodowe standardy rachunkowości – kiedy znajdą zastosowanie?
Jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej, zwanymi przez ustawę o rachunkowości „MSR”, stosują przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie, w zakresie, jaki nie jest uregulowany przez MSR.
MSR obowiązkowo znajduje zastosowanie do sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych emitentów papierów wartościowych, o których mowa w art. 4 Rozporządzenia (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 lipca 2002 roku w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości oraz banków.
Ustawa o rachunkowości przewiduje również, że określone podmioty w niektórych przypadkach mogą dobrowolnie zdecydować o stosowaniu MSR.
Obecnie Krajowe Standardy Rachunkowości odnoszą się m.in. do takich obszarów jak:
- Rachunek przepływów pieniężnych;
- Podatek dochodowy;
- Niezakończone usługi budowlane;
- Utrata wartości aktywów;
- Leasing, najem i dzierżawa;
- Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe;
- Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym;
- Działalność deweloperska;
- Sprawozdanie z działalności;
- Umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi;
- Środki trwałe;
- Działalność rolnicza;
- Koszt wytworzenia jako podstawa wyceny produktów.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości
Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- W zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych dokumentacja powinna przewidywać co najmniej zasady prowadzenia:
- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
Rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
- rzetelnie,
- bezbłędnie,
- sprawdzalnie,
- bieżąco.
Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
- udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
- zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
- w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
- zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:
- pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w punkcie powyżej, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;
- ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
