Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

W określonych przypadkach wskazanych w przepisach prawa przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jakie regulacje obejmują prowadzenie ksiąg rachunkowych? Jakie podstawowe zasady prowadzenia ksiąg wynikają z przepisów? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.

Ustawa o rachunkowości – podstawowa regulacja

Zasady rachunkowości oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych określa przede wszystkim ustawa o rachunkowości.

Przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do określonych wyraźnie w tej ustawie podmiotów, w tym do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

  • spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji);
  • innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
  • osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro – przy czym w tym wypadku ustawa przewiduje określone wyjątki związane z dobrowolnym zgłoszeniem przez dany podmiot do urzędu skarbowego decyzji o prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Inne podmioty, do których również stosuje się zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wymienia szczegółowo ustawa o rachunkowości.

Krajowe i międzynarodowe standardy rachunkowości – kiedy znajdą zastosowanie?

Jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej, zwanymi przez ustawę o rachunkowości „MSR”, stosują przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie, w zakresie, jaki nie jest uregulowany przez MSR.

MSR obowiązkowo znajduje zastosowanie do sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych emitentów papierów wartościowych, o których mowa w art. 4 Rozporządzenia (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 lipca 2002 roku w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości oraz banków.

Ustawa o rachunkowości przewiduje również, że określone podmioty w niektórych przypadkach mogą dobrowolnie zdecydować o stosowaniu MSR.

Z kolei w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości, każda jednostka, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, może stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, jednostki, inne niż te, które zobowiązane są przez przepisy do stosowania MSR, mogą stosować MSR fakultatywnie.

Podmioty inne niż te, które zgodnie z przepisami stosują MSR, w pierwszej kolejności zobowiązane są stosować ustawę o rachunkowości, następnie w zakresie nieuregulowanym w ustawie – Krajowe Standardy Rachunkowości, a dopiero w dalszej kolejności MSR.

Obecnie Krajowe Standardy Rachunkowości odnoszą się m.in. do takich obszarów jak:

  • Rachunek przepływów pieniężnych;
  • Podatek dochodowy;
  • Niezakończone usługi budowlane;
  • Utrata wartości aktywów;
  • Leasing, najem i dzierżawa;
  • Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe;
  • Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym;
  • Działalność deweloperska;
  • Sprawozdanie z działalności;
  • Umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi;
  • Środki trwałe;
  • Działalność rolnicza;
  • Koszt wytworzenia jako podstawa wyceny produktów.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

  • określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
  • metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
  • sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
  • W zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych dokumentacja powinna przewidywać co najmniej zasady prowadzenia:
  • zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
  • wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
  • opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
  • systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w przepisach ustawy o rachunkowości oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych

Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

  • rzetelnie,
  • bezbłędnie,
  • sprawdzalnie,
  • bieżąco.

Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

  • udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
  • zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
  • w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
  • zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

  • pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
  • zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w punkcie powyżej, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;
  • ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów