W określonych przypadkach wskazanych w przepisach prawa przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jakie regulacje obejmują prowadzenie ksiąg rachunkowych? Jakie podstawowe zasady prowadzenia ksiąg wynikają z przepisów? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.
Ustawa o rachunkowości – podstawowa regulacja
Zasady rachunkowości oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych określa przede wszystkim ustawa o rachunkowości.
Przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do określonych wyraźnie w tej ustawie podmiotów, w tym do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji);
- innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
- osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro – przy czym w tym wypadku ustawa przewiduje określone wyjątki związane z dobrowolnym zgłoszeniem przez dany podmiot do urzędu skarbowego decyzji o prowadzeniu ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Inne podmioty, do których również stosuje się zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wymienia szczegółowo ustawa o rachunkowości.
Krajowe i międzynarodowe standardy rachunkowości – kiedy znajdą zastosowanie?
Jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej, zwanymi przez ustawę o rachunkowości „MSR”, stosują przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie, w zakresie, jaki nie jest uregulowany przez MSR.
MSR obowiązkowo znajduje zastosowanie do sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych emitentów papierów wartościowych, o których mowa w art. 4 Rozporządzenia (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 lipca 2002 roku w sprawie stosowania międzynarodowych standardów rachunkowości oraz banków.
Ustawa o rachunkowości przewiduje również, że określone podmioty w niektórych przypadkach mogą dobrowolnie zdecydować o stosowaniu MSR.
Z kolei w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości, każda jednostka, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, może stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego, jednostki, inne niż te, które zobowiązane są przez przepisy do stosowania MSR, mogą stosować MSR fakultatywnie.
Obecnie Krajowe Standardy Rachunkowości odnoszą się m.in. do takich obszarów jak:
- Rachunek przepływów pieniężnych;
- Podatek dochodowy;
- Niezakończone usługi budowlane;
- Utrata wartości aktywów;
- Leasing, najem i dzierżawa;
- Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe;
- Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym;
- Działalność deweloperska;
- Sprawozdanie z działalności;
- Umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi;
- Środki trwałe;
- Działalność rolnicza;
- Koszt wytworzenia jako podstawa wyceny produktów.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości
Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- W zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych dokumentacja powinna przewidywać co najmniej zasady prowadzenia:
- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
Rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
- rzetelnie,
- bezbłędnie,
- sprawdzalnie,
- bieżąco.
Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
- udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
- zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
- w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
- zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:
- pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w punkcie powyżej, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;
- ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
