Księgowość dla każdego, obniż koszty prowadzenia firmy!

Celem każdego przedsiębiorcy jest uzyskanie jak największego zysku. Można to osiągnąć na trzy sposoby: poprzez wzrost przychodów, ograniczenie kosztów lub uzyskując oba te efekty jednocześnie. Pierwszym krokiem, jaki może podjąć przedsiębiorca, jest wyeliminowanie niepotrzebnych kosztów lub ograniczenie ich do niezbędnego minimum. Każdy biznes wiąże się z płaceniem podatków – jest to koszt, którego nie da się uniknąć. Aby ustalić wysokość zobowiązania wobec urzędu skarbowego, konieczne jest prowadzenie odpowiednich rozliczeń księgowych. Księgowość dla każdego wiąże się z posiadaniem przynajmniej podstawowej wiedzy podatkowej, co nie jest skomplikowane. Sprawdzamy, dlaczego warto prowadzić księgowość samodzielnie!

Mała księgowość dla każdego rozwiązaniem na start

Chcąc skupić się na rozwijaniu własnego biznesu, przedsiębiorcy często decydują się na powierzenie prowadzenia rozliczeń podatkowych specjalistom w biurze rachunkowym. Zazwyczaj jednak nie zdają sobie sprawy z tego, że miesięczne rozliczenia składek ZUS i podatków dla osób rozpoczynających swój biznes nie są skomplikowane ze względu na:

• małą liczbę dokumentów,

• powtarzalność transakcji,

• dostępne na rynku systemy księgowe, które oferują wsparcie księgowe.

Samodzielne prowadzenie księgowości może być bezpieczne i łatwe – wszystko bowiem zależy od tego, w jakim obszarze funkcjonuje firma, z iloma kontrahentami współpracuje i jaką stosuje formę opodatkowania.

Przykład 1.

Pan Aleksander jest programistą pracującym na umowie B2B z dwiema firmami. Dla każdej z nich wystawia jedną fakturę w miesiącu za wykonaną pracę. Jako formę opodatkowania pan Aleksander wybrał ryczałt ze względu na niską stawkę podatku. O czym musi pamiętać, aby rozliczyć się z fiskusem?

Pan Aleksander musi pamiętać o czterech rzeczach:

• zapłacie ZUS-u do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (kwota składek jest taka sama co miesiąc);

• wystawieniu faktur sprzedaży i ujęciu ich w ewidencji przychodów;

• wyliczeniu podatku dochodowego i opłaceniu go do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni;

• wysyłce pliku JPK_V7 i zapłacie VAT do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT).

W systemie wFirma.pl deklaracje generują się automatycznie na podstawie wprowadzonych danych. Te z kolei ujmowane są przez system w odpowiednich ewidencjach bez ingerencji przedsiębiorcy. Wystarczy, że pan Aleksander wystawi faktury sprzedaży, a następnie jednym kliknięciem:

• wygeneruje ZUS DRA;

• wyliczy zaliczkę na podatek;

• wygeneruje JPK_V7;

• wyśle JPK_V7 i ZUS z systemu.

Jeżeli księgowość prowadzona jest w formie KPiR, podatnik ma w miesiącu więcej czynności do wykonania, niż gdy jest na ryczałcie, ponieważ musi zaksięgować faktury kosztowe. Nie oznacza to, że prowadzenie takiej księgowości jest skomplikowane. W systemie wFirma.pl warto korzystać z OCR, czyli funkcji odczytywania faktur w chmurze. Wystarczy zrobić zdjęcie lub zeskanować fakturę, a system samodzielnie zaksięguje wydatek. Po stronie przedsiębiorcy jest jedynie weryfikacja wczytanych danych. Dodatkowo, aby nie tracić czasu na ręczne przeliczanie faktur, w systemie dostępne są schematy podatkowe zrozumiałe dla każdego przedsiębiorcy. Przykładowo, jeżeli w firmie wykorzystywany jest samochód, do którego zakupiono paliwo, wystarczy wprowadzić fakturę, wybierając jako rodzaj wydatku „zakup paliwa do pojazdu”, a system samodzielnie zaksięguje wydatek zgodnie z obowiązującymi limitami w ewidencjach podatkowych.

Księgowość dla każdego a usługi biura rachunkowego

Przedsiębiorcy często nie chcą zawracać sobie głowy prowadzeniem księgowości, godząc się na ceny za usługi biura rachunkowego. Należy jednak pamiętać, że usługa, która dziś kosztuje 200 zł za rok, może być droższa o 100% lub więcej. Nie jest to działanie księgowych w złej wierze. Wręcz przeciwnie!

Po pierwsze, biuro rachunkowe nie jest działalnością charytatywną – to również jest przedsiębiorstwo nastawione na zyski, tak samo jak inne firmy usługowe na rynku. Po drugie, klienci biura chcą być rozliczani przez specjalistów w danej dziedzinie. Ten fakt oraz stale zmieniające się przepisy powodują niekończący się proces podnoszenia kwalifikacji i zdobywania wiedzy przez księgowych, uczestnictwa w szkoleniach, analizie zmian itd. Są to koszty stałe ponoszone przez biura rachunkowe, które finansowane są przez nie właśnie ze sprzedaży usług księgowych. Rozwój firmy klienta również przekłada się na wzrost pracochłonności, czyli ilości czasu, jaki księgowa poświęca na rozliczenie firmy w miesiącu. Ponadto ustawodawca nakłada, zarówno na przedsiębiorców, jak i księgowych, coraz to nowe obowiązki. Wzrost odpowiedzialności i zakresu zadań również przyczynia się do wzrostu cen za usługi księgowe z tego względu, że księgowi, tak jak pracownicy w innych branżach, chcą godnie zarabiać w stosunku do zakresu prac czy poziomu swojej wiedzy. Nie więcej niż 5 lat temu przeciętnie księgowa zarabiała w biurze 3 tys. zł. Dziś dobry specjalista w swojej dziedzinie zarabia w biurze rachunkowym minimum 5 tys. zł. Biorąc to wszystko pod uwagę, należy zrozumieć, dlaczego np. obsługa firmy posiadającej w miesiącu maksymalnie 10 dokumentów wynosi zazwyczaj 200 zł netto w biurze rachunkowym.

Warto w tym miejscu porównać koszt obsługi takiej małej firmy w przypadku prowadzenia księgowości samodzielnie. W systemie wFirma.pl miesięczny wydatek, jaki ponosi przedsiebiorca, to jedynie 59 zł netto. Co ważne, w każdej chwili może skorzystać bezpłatnie ze wsparcia Asystenta Księgowego, dzięki czemu ma możliwość zweryfikować wprowadzone przez siebie rozliczenia ze specjalistą. Dodatkowo miesięczny koszt prowadzenia księgowości firmy samodzielnie jest stałym wydatkiem, tak jak w przypadku usługi biura rachunkowego, jednak w odróżnieniu od nich nie jest uzależniony od liczby dokumentów. Prowadząc księgowość samodzielnie, nie ma znaczenia, ile wystąpi dokumentów w miesiącu – 10, 100 czy 1000 sztuk – cena za kompleksowe narzędzie do rozliczania firmy jest taka sama. W biurach rachunkowych, wraz ze wzrostem pracochłonności, cena na miesięczną obsługę rośnie – często w formie dodatkowych od 2 zł do 5 zł netto za każdy dokument ponad liczbę określoną w umowie.

• może korzystać z usług biura rachunkowego, które do rozliczania klientów wykorzystuje system wFirma.pl – wtedy nie musi robić nic więcej, bo biuro ma bieżący dostęp do wystawionych faktur;

• na koniec miesiąca pobrać plik JPK_V7 z fakturami sprzedaży na dysk komputera i przekazać go do biura.

Na czym w tym przypadku polega obniżenie kosztów firmy? Użytkownik systemu wFirma.pl nie musi martwić się o aktualność wykorzystywanego oprogramowania. Wszystkie aktualizacje są bezpłatne, a program jest zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami. Wystawianie faktur możliwe jest z każdego urządzenia z dostępem do internetu, a więc przedsiębiorca nie musi wykupywać licencji na określoną liczbę stanowisk.

Jak dokonać wyboru?

Zakładając firmę, należy mieć na uwadze, że wszystkich czynności zgłoszeniowych można dokonać online za pomocą gotowych formularzy poprzez wykorzystanie swojego podpisu w profilu zaufanym. Urzędy, wychodząc naprzeciw podatnikom, ułatwiają otworzenie im własnej firmy dzięki temu, że przekazują między sobą szereg informacji zgłoszeniowych. W razie wątpliwości związanych np. z optymalnym wyborem formy opodatkowania swojej firmy to nie biuro rachunkowe, a doradca podatkowy będzie potrzebny przedsiębiorcy. Warto wiedzieć, że księgowy, który nie posiada certyfikatu doradcy podatkowego, nie może świadczyć usług doradczych.

Księgowość dla każdego z początku wydaje się dużym wyzwaniem. Chcąc jednak obniżyć koszty prowadzenia firmy, warto zdecydować się na prowadzenie księgowości samodzielnie ze względu na prostotę rozliczeń. Z biegiem czasu i rozwojem biznesu, a tym samym wzrostem przychodów, dokumentów i ilością czasu potrzebnego na prowadzenie rozliczeń, przedsiębiorca może zdecydować się na przekazanie rozliczeń do biura rachunkowego.