Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 3) - jak wypełnić ZUS ZUA?

Formularz ZUS ZUA służy do zgłoszenia przedsiębiorcy (lub zatrudnionego pracownika) do pełnego ubezpieczenia społecznego lub odpowiednio aktualizacji danych w sytuacji wystąpienia zmiany. Zgłoszenie to nie obejmuje jednak osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Wyznaczone jasnym kolorem pola należy wypełnić na komputerze, na maszynie lub ręcznie, jednak dużymi, drukowanymi literami.

I. DANE ORGANIZACYJNE

undefined

Pierwsza część formularza służy do określenia celu złożenia druku, w którym należy zaznaczyć jedno z dwóch dostępnych pól, tzn.:

  • w przypadku, gdy dokonywane jest zgłoszenie osoby do ubezpieczeń po raz pierwszy, w polu numer 01 należy wpisać „X”,
  • w przypadku zmiany lub korekty danych, jakie zostały podane w pierwotnym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia – w polu 02 należy wpisać:

1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej;

2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej;

Poprzez zmianę należy rozumieć modyfikację danych, w stosunku do informacji wykazanych w pierwotnie złożonym zgłoszeniu, np. zmiana adresu zamieszkania.

Korekta natomiast jest to poprawa błędów, jakie zostały poczynione w poprzednio złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo podany adres zamieszkania ubezpieczonego.

Pamiętaj!

Zmianę danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA. W przypadku zmiany kodu tytułu ubezpieczeń oraz rodzajów ubezpieczeń, a także terminów ich powstania, płatnik powinien zgłosić poprzez wyrejestrowanie (na formularzu ZUS ZWUA), a następnie ponowne dokonanie zgłoszenia.

Pola 03 i 04 powinny zostać niewypełnione.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Następna część formularza służy do podania danych identyfikacyjnych płatnika składek, czyli przedsiębiorcy. Warto zachować szczególną staranność, aby podać dane zgodne z tymi podanymi w zgłoszeniach płatnika składek: ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEiDG-1. Natomiast, w przypadku zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – należy podać dane zamieszczone w części III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEiDG-1.

undefined

Pole 01: służy do podania numeru NIP, bez używania kresek;

Pole 02: służy do podania numeru REGON płatnika;

Pole 03: służy do podania numeru PESEL płatnika;

Uwaga! Pola 04 i 05 należy wypełnić tylko wówczas, gdy płatnikowi składek nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL bądź jednego z nich:

  • w polu 04 – należy wskazać rodzaj dokumentu: 1 – jeżeli jest to dowód osobisty lub 2 – jeżeli paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość obywatela Unii Europejskiej,
  • w polu 05 – należy podać serię i numer dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej, w zależności od wyboru dokonanego w polu 04,

Pole 06: należy wpisać nazwę skróconą podatnika, jaka została podana w zgłoszeniu jako płatnika składek lub we wniosku CEiDG-1;

Pola 07-09: służą płatnikom składek, którzy są osobami fizycznymi, gdzie:

  • w polu 07 należy podać nazwisko płatnika składek, a poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską,
  • w polu 08 należy podać pierwsze imię płatnika składek;
  • w polu 09 należy podać dokładną datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Kolejnym krokiem jest podanie danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. W tym przypadku, również warto zachować szczególną staranność przy wypełnianiu poszczególnych pozycji, gdyż na podstawie tych danych tworzone jest indywidualne konto ubezpieczonego.

Należy podać kolejno, czytelnie prawidłowy numer PESEL, w przypadku, gdy ubezpieczony nie posiada nr PESEL – należy wskazać serię i numer dowodu osobistego bądź paszportu. W ostatniej kolejności podaje się nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia ubezpieczonego.

zus zua

 IV. DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

W następnej części formularza należy podać dodatkowe dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do danego tytułu ubezpieczeń, tj. imię drugie, nazwisko rodowe obywatelstwo oraz płeć.

formularz ZUS ZUA

Pole 01: służy do podania drugiego imienia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń - jeżeli nie posiada drugiego imienia, pole należy pozostawić puste,

Pole 02: służy do podania nazwiska rodowego, które zostało podane w metryce urodzenia ubezpieczonego,

Pole 03: służy do podania obywatelstwa osoby ubezpieczonej, a w przypadku pozostawienia pola bez informacji oznacza, że ma obywatelstwo polskie,

Pole 04: służy do określenia płci ubezpieczonego: K - kobieta, M - mężczyzna.

V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA

W części V zgłoszenia należy podać kod numeryczny oznaczający odpowiedni tytuł ubezpieczenia. Dzięki informacjom podanym w tym miejscu, gromadzone są dane na indywidualnym koncie ubezpieczonego o przebiegu ubezpieczenia. Kod ubezpieczenia podany w zgłoszeniu, jest bowiem podstawą do weryfikacji schematu podlegania poszczególnym ubezpieczeniom.

Ważne! Prawidłowość rozliczenia składek z tytułu ubezpieczenia zależy od podania właściwego obowiązującego w danym okresie sześcioznakowego kodu ubezpieczenia.

formularz ZUS ZUA

VI. DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Osoby wymienione w art. 6, 11 ust. 1 i 12 ust. 1 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

formularz ZUS ZUA

Pole 01: służy do podania daty, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych,

Pola 02-05: służą do zaznaczenia symbolem “X” odpowiednich rodzajów ubezpieczeń, tzn. emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe - któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z tytułu ubezpieczenia podanego w bloku V.

VII. DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

formularz ZUS ZUA

Pole 01: służy do podania daty, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu ubezpieczenia wskazanego w bloku V.

Pole 02: służy do podania trzy-znakowego kodu oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego przynależy osoba objęta ubezpieczeniem zgodnie z adresem jej zamieszkania.

VIII. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Następnie należy określić, którym ubezpieczeniom osoba zgłaszana będzie podlegać dobrowolnie, z uwzględnieniem poniższych regulacji:

  • dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby wymienione w art. 7 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także osoby, dla których ubezpieczenia te są dobrowolne w myśl art. 9 powołanej ustawy,
  • dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 11 ust. 2 powołanej ustawy, objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi,
  • objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony,
  • osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, podlegające równocześnie z danego tytułu do ubezpieczeń obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.

formularz ZUS ZUA

Pola 01, 03, 05: należy zaznaczyć symbolem „X” odpowiednio do rodzaju ubezpieczenia.

Pola 02, 04, 06: należy podać daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi.

IX. DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby, o których mowa w art. 68 Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

formularz ZUS ZUA

Pole 01: służy do podania daty rozpoczęcia ubezpieczenia,

Pole 02: służy do podania trzyznakowego kodu oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego podlega osoba objęta ubezpieczeniem zgodnie z adresem jej zamieszkania.

X. INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Następna część formularza służy w celu zgłoszenia lub korekty danych dotyczących okresu sprzed 1 stycznia 2009 r. Dane za okres późniejszy wykazywane są w formularzu ZUS ZSWA.

formularz ZUS ZUA

Pole 01: wypełnia się, w przypadku gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a więc łącznie z polami 02, 03.

Pole 02 wypełnia się, wpisując dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze.

Pole 03: wpisuje się okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze „od-do” (dzień/miesiąc/rok); jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole „do” pozostaje puste.

XI. ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU

undefined

Pole 01: należy podać kod pocztowy adresu zameldowania, a w przypadku adresu zagranicznego pole to należy pozostawić puste,

Pole 02: należy podać miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu,

Pole 03: należy podać nazwę gminy lub dzielnicy, a w przypadku adresu zagranicznego pole to należy pozostawić puste,

Pole 04: należy podać nazwę ulicy, a gdy w adresie nie występuje nazwa ulicy, pole to należy pozostawić puste,

Pole 05: należy podać numer domu. W przypadku, gdy jest łamany, należy go wpisać oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, natomiast gdy w numerze zawarta jest litera, należy ją wpisać dużą literę drukowaną, np. 113B, bez żadnej przerwy,

Pole 06: należy podać numer lokalu, natomiast w przypadku, gdy w adresie nie występuje numer lokalu, pole to należy pozostawić puste,

Pole 07: należy podać numer telefonu poprzedzony numerem kierunkowym,a jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pole to należy pozostawić puste,

Pole 08: należy podać symbol państwa oraz zagraniczny kod pocztowy, gdy adres osoby zgłaszanej jest inny niż polski.

Uwaga!

Pola numer 01 i 08 nie mogą zostać wypełnione jednocześnie!

XII. ADRES ZAMIESZKANIA

Tą część formularza zgłoszeniowego należy wypełnić jedynie w sytuacji, gdy adres zamieszkania ubezpieczonego jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazane w poprzedniej części.

undefined

 XIII. ADRES DO KORESPONDENCJI

W tej części należy zamieścić adres do korespondencji, jeżeli różni się od adresu podanego w częściach XI lub XII. W polu numer 09 podaje się adres poczty elektronicznej.

formularz ZUS ZUA

XIV. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

undefined

Po zakończeniu sporządzania zgłoszenia ZUS ZUA płatnik zobowiązany jest do podpisania oświadczenia, iż zawarte w formularzu dane są zgodne ze stanem faktycznym oraz prawnym, a także jest świadomy odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy.

XV. OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ/ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA

formularz ZUS ZUA

Ostatnim elementem jest podpis osoby podlegającej zgłoszeniu, który stanowi potwierdzenie, iż dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem faktycznym.