Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 2) - Jak wypełnić VAT-R?

Deklaracja VAT-R jest składana w celu rejestracji lub aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Daje przedsiębiorcy możliwość zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, ale także jako podatnik VAT zwolniony. W artykule opisujemy, jak wypełnić VAT-R.

Rozpoczęcie działalności - jak wypełnić VAT-R?

Formularz VAT-R służy do rejestracji lub aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Za jego pośrednictwem przedsiębiorca posiada możliwość rejestracji jako czynny podatki VAT, a także jako podatnik zwolniony - na mocy przepisów ustawy o VAT. Druk zawiera również pola niezbędne do rejestracji bądź aktualizacji danych z zakresu informacji VAT-UE.

Zgodnie z opisem zawartym na formularzu podatnik wypełnia jasne pola, natomiast pola ciemne wypełniane są przez pracownika właściwego urzędu skarbowego. 

Wypełnianie formularza w pierwszej kolejności należy zacząć od podania Numeru Identyfikacji Podatkowej - w polu po lewej stronie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych należy podać numer NIP właściciela firmy, natomiast już w przypadku spółki cywilnej - numer NIP spółki, ponieważ to ona będzie czynnym podatnikiem VAT - a nie jej współwłaściciele.

A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika US

VAT-R część A

Podatnik powinien złożyć wniosek VAT-R w celu rejestracji bądź aktualizacji danych, co należy określić w polu numer 4 poprzez zaznaczenie właściwego kwadratu. Rubryka numer 5 służy do podania danych urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie - dla celów podatku VAT właściwym będzie urząd ze względu na miejsce wykonywania czynności opodatkowanych. Odpowiednio pola numer 6 i 7 podatnik uzupełnia wówczas, gdy posiada adres zamieszkania poza granicami Polski.

Co ważne, zgłoszenia należy dokonać przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na rezygnację ze zwolnienia, należy koniecznie zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego przed pierwszym dniem miesiąca, w którym dokonywane transakcje będą podlegały opodatkowaniu.

W sytuacji zmiany jakichkolwiek danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym, podatnik zobowiązany jest do ich aktualizacji w terminie 7 dni od daty wystąpienia zmiany.

Aktualizując zgłoszenie wypełnia się pozycje 8 i 9, w celu określenia, czy zmienił się urząd skarbowy, do którego odprowadzany jest podatek VAT. Głównie ma to związek ze zmianą miejsca wykonywania działalności.

B. Dane podatnika

Wszystkie elementy zawarte w części B formularza przeznaczone są do wypełnienia danych podatnika. Pola oznaczone symbolem:

“*” - dotyczą podatnika niebędącego osobą fizyczną,

“**” - dotyczą podatnika będącego osobą fizyczną, w tym również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

VAT-R część B1 W rubryce 10 podatnik ma do wyboru również “osobę zagraniczną” - pozycja numer 3. Przez osobę zagraniczną należy rozumieć podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie kraju.

W formularzu należy podać adres zamieszkania - w przypadku osób fizycznych, lub adres siedziby - w przypadku osób niebędących osobą fizyczną. Podane informacje będą służyły celom identyfikacji podatnika na fakturach.

VAT-R

Pole B.3. wypełnia się wyłącznie w przypadku podatników będących osobą zagraniczną.  

VAT-R

C. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług

Następna część formularza zgłoszeniowego VAT-R została podzielona na trzy części:

  • okoliczności określające obowiązek podatkowy,
  • informacje związane ze składaniem deklaracji,
  • informacje związane z wykonywaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Wypełnianie omawianych części zgłoszenia polega głównie na zaznaczeniu odpowiednich kwadratów oraz określaniu dat w pozycjach do tego stworzonych (zarówno w przypadku zgłoszenia rejestracyjnego, jak i jego aktualizacji).

C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy

VAT-RW pierwszej kolejności podatnik musi określić ogólne informacje dotyczące obowiązku podatkowego, poprzez zaznaczenie właściwych kwadratów. Każda z pozycji zawiera odniesienia do regulacji prawnych zawartych w ustawie o podatku od towarów i usług, zatem warto wyjaśnić ich znaczenie:

Pozycja 26: zakreśla podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, czyli nie jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobą fizyczną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą.

Pozycja 27: zakreśla podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju.

Pozycja 28: zakreśla podatnik, który w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej nie ma prawa do zwolnienia z opodatkowania, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy, czyli ze względu na przewidywaną wysokość sprzedaży nieprzekraczającą 200.000 zł w roku podatkowym. Zgodnie z ustawą, wyłączeni z tego prawa są podatnicy świadczący:

  • dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,
  • dostawy towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0) oraz wyrobów tytoniowych,
  • dostawy budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,
  • dostawy terenów budowlanych,
  • dostawy nowych środków transportu,
  • usługi prawnicze,
  • usługi w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
  • usługi jubilerskie;

- a także podatnicy nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Pozycja 29: zakreśla podatnik, który zamierza korzystać z przysługującego mu zwolnienia na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT. Co istotne, w tym przypadku nie ma obowiązku rejestracji, ale składając formularz przedsiębiorca może zostać zarejestrowany jako "podatnik VAT zwolniony".

Pozycja 30: zakreśla podatnik dokonujący wyłącznie sprzedaży towarów lub usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, z wyłączeniem pkt 3 i art. 82.

Pozycja 31: zakreśla podatnik korzystający ze zwolnienia wymienionego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy wykonujący dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze.

Pozycja 32: zakreśla podatnik, który zamierza zrezygnować z przysługującego mu prawa do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9.

Pozycja 33: zakreśla podatnik, czyli rolnik ryczałtowy rezygnujący ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy.

Pozycja 34: zakreśla podatnik prowadzący już działalność gospodarczą, który traci lub stracił prawo do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9, czyli przekroczył limit sprzedaży 200.000 zł.

Pozycja 36: zakreśla podatnik, który zamierza dokonywać lub dokonuje sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy. Innymi słowy jest to podatnik podatku od wartości dodanej z kraju należącego do Wspólnoty Europejskiej, który sprzedaje towar na rzecz polskich podmiotów, niemających obowiązku rozliczania VAT z tytułu nabycia wewnątrzwspólnotowego.

Pozycja 37: zakreśla podatnik, o którym mowa w pozycji 36, rezygnujący z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy.

VAT-R - rubryka 38

 Pole 38 natomiast służy do podania dokładnej daty, od której podatnik będzie korzystał lub już korzysta ze zwolnienia, lub od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa.

VAT-R obowiązek podatkowy u małych podatników

Następne pole numer 39 dotyczy określenia obowiązku podatkowego u małych podatników, czyli:

  • pole numer 1 zaznacza podmiot, który zdecydował się na rozliczanie metodą kasową, polegającą głównie na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz podatników zwolnionych z VAT oraz należność nie zostanie uregulowana, ponieważ obowiązek podatkowy powstaje w terminie 180 dni od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi,
  • pole numer 2 zaznacza podatnik, który z powodu przekroczenia limitu sprzedaży traci lub utracił prawo do rozliczania się metodą kasową - innymi słowy utracił status “małego podatnika”,
  • pole numer 3 zaznacza podatnik, który zamierza zrezygnować z metody kasowej.

VAT-R - metoda kasowa

Pozycje kolejno: 40, 41, 42, 43 należy wypełnić wyłącznie w przypadku, gdy zaznaczono jedną z pozycji w polu 39. W polach należy wpisać miesiąc/kwartał oraz rok początku stosowania metody kasowej lub odpowiednio utraty prawa/rezygnacji z jej stosowania.

VAT-R deklaracja kwartalna

Rubryka numer 44 przeznaczona jest do wyboru rozliczeń w okresach kwartalnych lub odpowiednio rezygnacji z tej możliwości.

VAT-R - rezygnacja ze składania deklaracji kwartalnej

W pozycjach 45 i 46 podatnik, który rezygnuje z kwartalnego składania deklaracji rozliczeniowych zobowiązany jest do podania ostatniego kwartału oraz roku ostatniej złożonej deklaracji.

VAT-R - szczególne procedury

Pole numer 47 dotyczy szczególnych procedur opodatkowania podatkiem od towarów i usług, tzn.:

  • pole numer 1 zaznacza podatnik zamierzający korzystać z opodatkowania usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy),
  • pole numer 2 zaznacza podatnik, który rezygnuje z usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 4 ustawy),
  • pole numer 3 zaznacza podatnik zamierzający korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 122 ustawy, czyli podatnik dokonujący dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia oraz importu złota inwestycyjnego,
  • pole numer 4 zaznacza podatnik rezygnujący ze zwolnienia przy transakcjach wymienionych w powyższym punkcie, zgodnie z art. 123 ustawy.

VAT-R - ryczałtNastępne pozycje 48 i 49 wypełnia jedynie ten podatnik, który świadcząc usługi taksówkowe wybrał lub rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując odpowiednio w puste pola miesiąc i rok wyboru lub rezygnacji.

C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji

VAT-RW kolejnej części formularza należy podać informacje, jakiego rodzaju deklaracje podatnik będzie składał do urzędu skarbowego w celu rozliczenia podatku od towarów i usług. W pozycji 50 widnieje standardowy JPK V7M, którą składają podatnicy rozliczający się w okresach miesięcznych. Następna pozycja 51 zawiera strukturę JPK V7K, która służy podatnikom rozliczającym się metodą kasową lub podatnikom, którzy zgłosili do urzędu wybór formy kwartalnej rozliczania podatku VAT.

Kolejna pozycja 52 dotyczy podatników składających deklaracje VAT-8, natomiast pozycja 53 dotyczy podatników składających deklaracje VAT-12, w przypadkach, o których mowa w art. 114 ust. 3 ustawy, czyli świadczących usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu, składający skróconą deklarację podatkową. 

VAT-R - miesiąc złożenia pierwszej deklaracji

Następnym krokiem jest określenie kwartału/miesiąca oraz roku złożenia pierwszej deklaracji rozliczeniowej wybranej w pozycjach od 50 do 53. Okresy należy wpisać w pozycje 54, 55, 56 i 57.

C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Część C.3. wypełniają podatnicy zamierzający wykonywać lub dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, o których mowa w art. 97 ust.1, 2, 3 lub 13 ustawy, zobowiązani do rejestracji na potrzeby informacji VAT-UE.

VAT-R - rejestracja podatników VAT-UE

Przy wyborze odpowiedniego kwadratu, należy zwrócić uwagę na warunki, jakie powinni spełnić podatnicy zawarte w pozycjach od 58 do 60.

VAT-R - data rozpoczęcia czynności

W polu 61 należy określić przewidywaną datę rozpoczęcia wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, z tytułu których podatnik dokonuje rejestracji.

 VAT-R - zakończenie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Pozycja 62 służy czynnym podatnikom VAT-UE, jeżeli decydują się na zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

VAT-R - data zaprzestania czynności

Pole 63, natomiast wypełnia podatnik, który zaznaczył pozycję 62, podając datę zaprzestania dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

D. Oświadczenie i podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika 

Przechodząc do ostatniej części formularza zgłoszeniowego, podatnik lub osoba go reprezentująca muszą złożyć podpis pod oświadczeniem o treści: “Oświadczam, że są mi znane przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością”.

Oprócz imienia i nazwiska odpowiedniej osoby, można zamieścić numer telefonu lub adres e-mail. Konieczne jest również podanie dokładnej daty wypełnienia wniosku.