Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 2) - Jak wypełnić VAT-R?

Rozpoczęcie działalności - jak wypełnić VAT-R?

Formularz VAT-R służy do rejestracji lub aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Za jego pośrednictwem przedsiębiorca posiada możliwość rejestracji jako czynny podatki VAT, a także jako podatnik zwolniony - na mocy przepisów ustawy o VAT. Druk zawiera również pola niezbędne do rejestracji bądź aktualizacji danych z zakresu informacji VAT-UE.

Ważne!

Zgodnie z opisem zawartym na formularzu podatnik wypełnia jasne pola, natomiast pola ciemne wypełniane są przez pracownika właściwego urzędu skarbowego. 

Wypełnianie formularza w pierwszej kolejności należy zacząć od podania Numeru Identyfikacji Podatkowej - w polu po lewej stronie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych należy podać numer NIP właściciela firmy, natomiast już w przypadku spółki cywilnej - numer NIP spółki, ponieważ to ona będzie czynnym podatnikiem VAT - a nie jej współwłaściciele.

A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika US

VAT-R część A

Podatnik powinien złożyć wniosek VAT-R w celu rejestracji bądź aktualizacji danych, co należy określić w polu numer 4 poprzez zaznaczenie właściwego kwadratu. Rubryka numer 5 służy do podania danych urzędu skarbowego, do którego kierowane jest zgłoszenie - dla celów podatku VAT właściwym będzie urząd ze względu na miejsce wykonywania czynności opodatkowanych. Odpowiednio pola numer 6 i 7 podatnik uzupełnia wówczas, gdy posiada adres zamieszkania poza granicami Polski.

Co ważne, zgłoszenia należy dokonać przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na rezygnację ze zwolnienia, należy koniecznie zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego przed pierwszym dniem miesiąca, w którym dokonywane transakcje będą podlegały opodatkowaniu.

W sytuacji zmiany jakichkolwiek danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym, podatnik zobowiązany jest do ich aktualizacji w terminie 7 dni od daty wystąpienia zmiany.

Aktualizując zgłoszenie wypełnia się pozycje 8 i 9, w celu określenia, czy zmienił się urząd skarbowy, do którego odprowadzany jest podatek VAT. Głównie ma to związek ze zmianą miejsca wykonywania działalności.

B. Dane podatnika

Wszystkie elementy zawarte w części B formularza przeznaczone są do wypełnienia danych podatnika. Pola oznaczone symbolem:

“*” - dotyczą podatnika niebędącego osobą fizyczną,

“**” - dotyczą podatnika będącego osobą fizyczną, w tym również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

VAT-R część B1

W rubryce 10 podatnik ma do wyboru również “osobę zagraniczną” - pozycja numer 3. Przez osobę zagraniczną należy rozumieć podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie kraju.

W formularzu należy podać adres zamieszkania - w przypadku osób fizycznych, lub adres siedziby - w przypadku osób niebędących osobą fizyczną. Podane informacje będą służyły celom identyfikacji podatnika na fakturach.

VAT-R część B2

Pole B.3. wypełnia się wyłącznie w przypadku podatników będących osobą zagraniczną. 

 VAT-R część B3

C. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług

Następna część formularza zgłoszeniowego VAT-R została podzielona na trzy części:

  • okoliczności określające obowiązek podatkowy,
  • informacje związane ze składaniem deklaracji,
  • informacje związane z wykonywaniem transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Wypełnianie omawianych części zgłoszenia polega głównie na zaznaczeniu odpowiednich kwadratów oraz określaniu dat w pozycjach do tego stworzonych (zarówno w przypadku zgłoszenia rejestracyjnego, jak i jego aktualizacji).

C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy

VAT-R - ogólne informacje

W pierwszej kolejności podatnik musi określić ogólne informacje dotyczące obowiązku podatkowego, poprzez zaznaczenie właściwych kwadratów. Każda z pozycji zawiera odniesienia do regulacji prawnych zawartych w ustawie o podatku od towarów i usług, zatem warto wyjaśnić ich znaczenie:

Pozycja 27: zakreśla podmiot, który nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, czyli nie jest osobą prawną, jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej lub osobą fizyczną wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą.

Pozycja 28: zakreśla podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju.

Pozycja 29: zakreśla podatnik, który w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej nie ma prawa do zwolnienia z opodatkowania, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy, czyli ze względu na przewidywaną wysokość sprzedaży nieprzekraczającą 200.000 zł w roku podatkowym. Zgodnie z ustawą, wyłączeni z tego prawa są podatnicy świadczący:

  • dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,
  • dostawy towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0) oraz wyrobów tytoniowych,
  • dostawy budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,
  • dostawy terenów budowlanych,
  • dostawy nowych środków transportu,
  • usługi prawnicze,
  • usługi w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
  • usługi jubilerskie;

- a także podatnicy nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Pozycja 30: zakreśla podatnik, który zamierza korzystać z przysługującego mu zwolnienia na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT. Co istotne, w tym przypadku nie ma obowiązku rejestracji, ale składając formularz przedsiębiorca może zostać zarejestrowany jako "podatnik VAT zwolniony".

Pozycja 31: zakreśla podatnik dokonujący wyłącznie sprzedaży towarów lub usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, z wyłączeniem pkt 3 i art. 82.

Pozycja 32: zakreśla podatnik korzystający ze zwolnienia wymienionego w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy, czyli rolnik ryczałtowy wykonujący dostawę produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczący usługi rolnicze.

Pozycja 33: zakreśla podatnik, który zamierza zrezygnować z przysługującego mu prawa do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9.

Pozycja 34: zakreśla podatnik, czyli rolnik ryczałtowy rezygnujący ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy.

Pozycja 35: zakreśla podatnik prowadzący już działalność gospodarczą, który traci lub stracił prawo do zwolnienia określonego w art. 113 ust. 1 lub 9, czyli przekroczył limit sprzedaży 200.000 zł.

Pozycja 36: zakreśla podatnik, który zamierza dokonywać lub dokonuje sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy. Innymi słowy jest to podatnik podatku od wartości dodanej z kraju należącego do Wspólnoty Europejskiej, który sprzedaje towar na rzecz polskich podmiotów, niemających obowiązku rozliczania VAT z tytułu nabycia wewnątrzwspólnotowego.

Pozycja 37: zakreśla podatnik, o którym mowa w pozycji 36, rezygnujący z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy.

VAT-R - rubryka 38

 Pole 38 natomiast służy do podania dokładnej daty, od której podatnik będzie korzystał lub już korzysta ze zwolnienia, lub od której traci prawo do zwolnienia lub rezygnuje z tego prawa.

VAT-R obowiązek podatkowy u małych podatników

Następne pole numer 39 dotyczy określenia obowiązku podatkowego u małych podatników, czyli:

  • pole numer 1 zaznacza podmiot, który zdecydował się na rozliczanie metodą kasową, polegającą głównie na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy sprzedaż jest dokonywana na rzecz podatników zwolnionych z VAT oraz należność nie zostanie uregulowana, ponieważ obowiązek podatkowy powstaje w terminie 180 dni od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi,
  • pole numer 2 zaznacza podatnik, który z powodu przekroczenia limitu sprzedaży traci lub utracił prawo do rozliczania się metodą kasową - innymi słowy utracił status “małego podatnika”,
  • pole numer 3 zaznacza podatnik, który zamierza zrezygnować z metody kasowej.

 

VAT-R - metoda kasowa

Pozycje kolejno: 40, 41, 42, 43 należy wypełnić wyłącznie w przypadku, gdy zaznaczono jedną z pozycji w polu 39. W polach należy wpisać miesiąc/kwartał oraz rok początku stosowania metody kasowej lub odpowiednio utraty prawa/rezygnacji z jej stosowania.

VAT-R deklaracja kwartalna

Rubryka numer 44 przeznaczona jest do wyboru rozliczeń w okresach kwartalnych lub odpowiednio rezygnacji z tej możliwości.

VAT-R - rezygnacja ze składania deklaracji kwartalnej

W pozycjach 45 i 46 podatnik, który rezygnuje z kwartalnego składania deklaracji rozliczeniowych zobowiązany jest do podania ostatniego kwartału oraz roku ostatniej złożonej deklaracji.

VAT-R - szczególne procedury

Pole numer 47 dotyczy szczególnych procedur opodatkowania podatkiem od towarów i usług, tzn.:

  • pole numer 1 zaznacza podatnik zamierzający korzystać z opodatkowania usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 1 ustawy),
  • pole numer 2 zaznacza podatnik, który rezygnuje z usług taksówkowych w formie ryczałtu (zgodnie z art. 114 ust. 4 ustawy),
  • pole numer 3 zaznacza podatnik zamierzający korzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 122 ustawy, czyli podatnik dokonujący dostawy, wewnątrzwspólnotowego nabycia oraz importu złota inwestycyjnego,
  • pole numer 4 zaznacza podatnik rezygnujący ze zwolnienia przy transakcjach wymienionych w powyższym punkcie, zgodnie z art. 123 ustawy.

 

VAT-R - ryczałt

Następne pozycje 48 i 49 wypełnia jedynie ten podatnik, który świadcząc usługi taksówkowe wybrał lub rezygnuje z opodatkowania w formie ryczałtu, wpisując odpowiednio w puste pola miesiąc i rok wyboru lub rezygnacji.

C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji

VAT-R - wybór deklaracji

W kolejnej części formularza należy podać informacje, jakiego rodzaju deklaracje podatnik będzie składał do urzędu skarbowego w celu rozliczenia podatku od towarów i usług. W pozycji 50 widnieje standardowa deklaracja VAT-7, którą składają podatnicy rozliczający się w okresach miesięcznych. Następna pozycja 51 zawiera deklarację VAT-7K, która służy podatnikom rozliczającym się metodą kasową lub podatnikom, którzy zgłosili do urzędu wybór formy kwartalnej rozliczania podatku VAT.

Kolejna pozycja 52 dotyczy podatników składających deklaracje VAT-8, natomiast pozycja 53 dotyczy podatników składających deklaracje VAT-12, w przypadkach, o których mowa w art. 114 ust. 3 ustawy, czyli świadczących usługi taksówek osobowych opodatkowane w formie ryczałtu, składający skróconą deklarację podatkową. 

 VAT-R - miesiąc złożenia pierwszej deklaracji

 

Następnym krokiem jest określenie kwartału/miesiąca oraz roku złożenia pierwszej deklaracji rozliczeniowej wybranej w pozycjach od 50 do 53. Okresy należy wpisać w pozycje 54, 55, 56 i 57.

C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Część C.3. wypełniają podatnicy zamierzający wykonywać lub dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, o których mowa w art. 97 ust.1, 2, 3 lub 13 ustawy, zobowiązani do rejestracji na potrzeby informacji VAT-UE.

VAT-R - rejestracja podatników VAT-UE

Przy wyborze odpowiedniego kwadratu, należy zwrócić uwagę na warunki, jakie powinni spełnić podatnicy zawarte w pozycjach od 58 do 60.

VAT-R - data rozpoczęcia czynności

W polu 61 należy określić przewidywaną datę rozpoczęcia wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, z tytułu których podatnik dokonuje rejestracji.

 VAT-R - zakończenie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Pozycja 62 służy czynnym podatnikom VAT-UE, jeżeli decydują się na zaprzestanie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

VAT-R - data zaprzestania czynności

Pole 63, natomiast wypełnia podatnik, który zaznaczył pozycję 62, podając datę zaprzestania dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

D. Oświadczenie i podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika 

Przechodząc do ostatniej części formularza zgłoszeniowego, podatnik lub osoba go reprezentująca muszą złożyć podpis pod oświadczeniem o treści: “Oświadczam, że są mi znane przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością”.

Oprócz imienia i nazwiska odpowiedniej osoby, można zamieścić numer telefonu lub adres e-mail. Konieczne jest również podanie dokładnej daty wypełnienia wniosku.