W każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od tego, jak dobrze jest zarządzane, prędzej czy później mogą pojawić się problemy. Najważniejsze jest dostrzeżenie ich i próba rozwiązania. Najpewniej nie znikną one same, a ignorowane mogą tylko się nawarstwiać. Nie zawsze oczywiście wiemy, w jaki sposób do tego podejść, w związku z tym błądzimy po omacku. Warto więc spróbować korzystać z gotowych metod, które mogą okazać się przydatne. W przypadku rozwiązania problemów pomocna może być metoda 5 why, zwana też 5W lub 5 whys. Na czym polega? Podpowiadamy w niniejszym artykule!
Co robić, kiedy w firmie pojawi się problem?
Wszystko idzie bardzo dobrze, pracujemy wytrwale nad projektami, odnosimy sukcesy, jesteśmy zgranym zespołem, nie możemy narzekać na atmosferę. Wydawać się może, że z dnia na dzień będzie tylko lepiej. Nagle jednak pojawia się problem. Co z nim zrobić? Jak zareagować?
Przede wszystkim musimy mieć świadomość, że problemy zdarzają się w każdej firmie. Czasami jest ich więcej, czasami pojawiają się nieczęsto, ale mamy z nimi do czynienia i warto mieć to na uwadze. Nie należy oczywiście od razu się załamywać i szukać winnych. To się zdarza wszędzie, zarówno na gruncie zawodowym, jak i prywatnym. Najważniejsza jest chęć ich rozwiązania.
Nie warto wpadać w panikę. Zdarza się, że kiedy coś poszło nie tak, denerwujemy się, nie wiemy, jak reagować, a naszym głównym zadaniem jest szukanie kogoś, na kogo można zrzucić całą odpowiedzialność. Zamiast tego lepiej jest znaleźć metodę, która pomoże nam rozwiązać problem i uniknąć go w przyszłości.
Sposobów, które możemy zastosować w takim przypadku, jest wiele. Między innymi tym, na który warto zwrócić uwagę, jest metoda 5 why. Na czym polega? Jak ją stosować? Co może nam dać? Podpowiadamy!
Metoda 5 why
Ciągłe pytania „dlaczego?” nierzadko kojarzą się nam z małymi dziećmi, które są ciekawe świata. Dzięki temu dużo się dowiadują, poznają mechanizmy tego, co ich otacza. Podpatrując ich zachowanie, także my możemy spojrzeć głębiej.
Metoda 5 why to sposób rozwiązywania problemów rozwinięty przez Sakichi Toyodę – założyciela Toyota Industries Co., Ltd.
Polega ona na dotarciu do przyczyny problemu poprzez zadawanie pięciokrotnie pytania „dlaczego?” (ta liczba pytań może się zwiększać w razie potrzeby). Chodzi o to, aby nie patrzeć na problem powierzchownie, ale poznać okoliczności jego powstania i sprawdzić, gdzie się on rozpoczął.
Dzięki temu, kiedy poznamy przyczynę, możemy szukać rozwiązań, które sprawią, że taki problem więcej się już nie pojawi, a nawet jeżeli, będziemy mogli od razu zacząć działać.
Przebieg działania w metodzie 5 why
Wiemy już, czym jest metoda 5 why, jednak jak działa?
Po pierwsze musimy zebrać grupę osób, z którymi będziemy próbowali rozwiązać problem. Oczywiście czasami możemy zrobić to sami, jednak wskazana jest tak zwana burza mózgów.
Kiedy już zbierzemy odpowiedni zespół, naszym zadaniem jest zapisanie problemu na kartce papieru. Postarajmy się zrobić to jak najbardziej konkretnie. Jeśli zaczniemy zbyt rozbudowanie opowiadać o tym, co się dzieje, właściwie każdy może nas zrozumieć inaczej. Interpretacja będzie bardziej jednoznaczna, kiedy każdy będzie mógł spojrzeć na precyzyjnie zapisany problem.
Tutaj następuje ten moment, w którym zadajemy 5 pytań dlaczego. Oczywiście pamiętajmy, że jest to liczba umowna.
Przykład 1.
Problem: Korespondencja nie dotarła do klienta.
Pytanie: Dlaczego korespondencja nie dotarła do klienta?
Odpowiedź: Ponieważ nie została wysłana.
Pytanie: Dlaczego nie została wysłana?
Odpowiedź: Ponieważ osoba, która się tym zajmuje, nie mogła tego zrobić.
Pytanie: Dlaczego nie mogła tego zrobić?
Odpowiedź: Ponieważ jest na urlopie i nie ma za nią zastępstwa.
Pytanie: Dlaczego nie ma za nią zastępstwa?
Odpowiedź: Ponieważ przed urlopem zapewniła, że wszelkie zadania na najbliższe dwa tygodnie zostały wykonane.
W tym przypadku przyczyną problemu jest błędna informacja przekazana przez osobę, która zajmuje się wysyłaniem korespondencji.
Następnie znajdujemy rozwiązanie problemu i sprawdzamy, czy jest prawidłowe.
Problemy z metodą 5 why
Metoda 5 why ma też swoje wady. Przede wszystkim, jeśli zadamy nieprawidłowe pytanie, może się okazać, że nie dojdziemy do źródła problemu.
Co więcej, tych pytań „dlaczego?” w pewnym momencie może być zwyczajnie za dużo, w związku z tym będziemy oddalać się od przyczyny.
Nie zawsze też posiadamy wiedzę, która pozwala na odpowiedzi na wszystkie pytania. Brak odpowiedzi stopuje cały proces.
Może się też okazać, że różne osoby zadają różne pytania i dochodzą do odmiennych przyczyn problemu.
Choć metoda 5 why, jak każda inna, oprócz zalet posiada także wady, mimo wszystko warto zastosować ją, w przypadku, gdy w naszej firmie pojawi się problem. Jest stosunkowo szybka i pozwala dotrzeć nam do źródła problemu skutecznie, jeśli tylko odpowiednio ją wykorzystamy.
