Poradnik Przedsiębiorcy

Metoda memoriałowa rozliczania kosztów w KPiR

Podatnicy rozliczający się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek ewidencjonowania kosztów. Mogą być one ujmowane w ewidencji przy pomocy jednej z dwóch metod: metody memoriałowej i uproszczonej (kasowej). W tym artykule skupimy się na rozliczeniach przy pomocy metody memoriałowej. Sprawdź, jak metoda memoriałowa wpływa na rozliczenie kosztów!

Metoda memoriałowa księgowania kosztów w KPiR

Metoda memoriałowa jest jedną z metod ujmowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Podstawową zasadą ujmowania kosztów w KPiR jest rozróżnienie kosztów na te pośrednio i bezpośrednio związane z przychodem uzyskanym w danym roku podatkowym. Zróżnicowanie to jest istotne ze względu na datę ujęcia wydatku w ewidencji. Koszty bezpośrednie powinny zostać ujęte w ewidencji w roku, w którym został osiągnięty przychód im odpowiadający. W przypadku kosztów pośrednich powinno się je ujmować w ewidencji według daty wystawienia faktury. Wyjątek stanowią koszty poniesione na przełomie roku. W takim wypadku powinny one zostać przyporządkowane proporcjonalnie do lat, których dotyczą.

Przykład 1.

Faktura za usługi telefoniczne otrzymana 2 stycznia obejmuje abonament za styczeń oraz rozliczenie kosztów za rozmowy za grudzień.

W takim wypadku część kosztów dotycząca grudnia powinna zostać zaksięgowana do rozliczeń za grudzień, część zaś dotycząca abonamentu do stycznia.

Zasada ta odnosi się wyłącznie do faktur dotyczących przełomu lat. Jeśli faktura obejmuje dane z przełomu miesięcy, stosuje się zasadę podstawową, czyli ujmuje się wydatek w ewidencji według daty wystawienia faktury.

Data zapłaty wydatku nie wpływa na datę jego ujęcia w kosztach! Należy pamiętać, że i od tej reguły istnieją wyjątki.

Za wydatki bezpośrednie uznaje się wydatki, które da się przyporządkować do konkretnego przychodu. Do wydatków bezpośrednich zalicza się zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych i materiałów pomocniczych. Dodatkowo zalicza się tutaj wydatki na materiały oraz usługi podwykonawców zużywane podczas wykonywania poszczególnych zadań i faktury refakturowane.

Wydatków pośrednich nie da się powiązać z konkretną fakturą sprzedażową. Zalicza się do nich wydatki związane z opłatą czynszu, mediów, leasingu, telefonów czy też wyposażenia.

Nie da się stworzyć zamkniętego katalogu wydatków pośrednich i bezpośrednich, kwestia rozdzielenia ich na te dwie grupy zależna jest od specyfiki prowadzonej działalności. Jeśli koszty odnoszą się do okresu dłuższego niż rok i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy którego roku, wydatki takie dzieli się proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Metoda uproszczona rozliczania kosztów w KPiR

Metoda uproszczona zwana także kasową jest znacznie łatwiejsza w stosowaniu niż metoda memoriałowa. W metodzie tej również data uregulowania zobowiązania nie jest istotna. Wydatek ujmuje się w ewidencji według daty wystawienia faktury. Nie jest konieczne dzielenie wydatków na przełomie roku na te związane z poprzednim rokiem i te dotyczące roku bieżącego.

Metoda memoriałowa a wydatki księgowane dopiero po zapłacie

Wynagrodzenia pracowników

Wynagrodzenia pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Przykład 2.

Pracodawca zgodnie z umową ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę do 7. dnia miesiąca następującego po przepracowanym miesiącu. Wynagrodzenie za styczeń powinno zostać wypłacone do 10 lutego. Pracodawca wypłacił wynagrodzenie 5 lutego, tak więc do kosztów firmowych wydatek może być zaliczony w styczniu lub w lutym.

Przykład 3.

Wynagrodzenie powinno zostać wypłacone do 5 marca za luty. Pracodawca w związku z problemami finansowymi wypłacił je dopiero 11 marca. W związku z opóźnieniem w wypłacie wynagrodzenia do kosztów przedsiębiorca ten wydatek może zaliczyć dopiero w marcu, tj. w dacie faktycznej zapłaty.

Jeśli wynagrodzenie w ogóle nie zostanie wypłacone, nie może zostać zaliczone do kosztów firmowych.

Składki ZUS, FGŚP oraz FP

Składki na ZUS, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Pracy, tak jak wynagrodzenia do kosztów podatkowych mogą zostać zaliczone dopiero w momencie ich uregulowania.

Jeżeli składki za luty płatne do 15 marca zostaną zapłacone w lutym, do kosztów również mogą zostać zaliczone w lutym, jeśli opłacone zostaną w marcu, do kosztów powinny zostać zaliczone w marcu.

Przykład 4.

Wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę za marzec powinny zostać wypłacone do 10 kwietnia, jednak zostały wypłacone 31 marca. Zatem koszt wynagrodzeń powinien zostać zaliczony do KPiR w marcu. Składki na ubezpieczenia społeczne, FGŚP oraz FP opłacone zostały 12 kwietnia. Do kosztów wydatki te mogą zostać zaliczone w kwietniu tj. w dacie ich opłacenia.

W przypadku zatrudniania pracowników na podstawie innych umów niż umowa o pracę wynagrodzenia mogą być księgowane do wydatków w dacie ich poniesienia. Składki ZUS również mogą być zaliczane do kosztów dopiero w dacie faktycznej ich zapłaty.

Odsetki od pożyczek i kredytów 

Do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można również odsetki od pożyczek i kredytów firmowych.

Należy pamiętać, że odsetki muszą spełniać pewne warunki:

  • środki z kredytu muszą być w całości wykorzystane na cele działalności gospodarczej,

  • kredyt lub pożyczka muszą być należycie udokumentowane,

  • odsetki muszą być zapłacone.

Wydatki związane z odsetkami pobieranymi przez kredytodawcę należy księgować w kolumnie numer 13 KPiR.

Wyjątek od zasady dotyczy kredytów, które są przeznaczone na finansowanie inwestycji. W takim przypadku wydatki związane z odsetkami powiększają wartość powstającego składnika majątku. Ich rozliczenie następuje systematycznie wraz z dokonywaniem kolejnych odpisów amortyzacyjnych dla środka trwałego, który został przyjęty do ewidencji.

Amortyzacja

Metoda memoriałowa umożliwia również rozliczanie odpisów amortyzacyjnych. Amortyzacji podlegają składniki majątku pośrednio związane z przychodami, w związku z czym raty amortyzacyjne mogą zostać zaliczone do kosztów w dacie ich poniesienia, tzn. naliczenia danej raty.