Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie kosztów dotyczących przełomu roku - warto wiedzieć

Koniec roku i początek kolejnego to gorący czas w działalności przedsiębiorców. Podatnicy muszą skupić wówczas uwagę na prawidłowym rozliczeniu danego roku - sporządzeniu spisu z natury oraz zamknięciu ksiąg. Czynności te wywołują u przedsiębiorców wiele wątpliwości. Do najczęstszych z pewnością można zaliczyć ewidencję kosztów na przełomie roku podatkowego. Sprawdź, jak powinno przebiegać rozliczenie kosztów na przełomie roku!

Kiedy ująć koszt w KPiR?

O momencie ujęcia kosztów w księdze decyduje metoda rozliczania kosztów, jaką przyjął podatnik. W oparciu o obowiązujące regulacje prawne, można wyróżnić dwie:

  • metodę uproszczoną (inaczej kasową) oraz

  • metodę memoriałową.

Każda z nich charakteryzuje się innym sposobem ujęcia kosztu w KPiR.

Metoda memoriałowa

Regulacje w tym zakresie znajdują się w art. 22 ust. 5-5c oraz ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z ich treścią podatnik jest zobligowany do ewidencjonowania kosztów w okresie, którego one dotyczą. Co ważne, przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową musi dokonać podziału kosztów na dwie grupy:

  • koszty pośrednie - pośrednio związane z osiąganym przychodem, trudno przyporządkować je wprost do konkretnego przychodu (np. reklama, najem, ubezpieczenia itp.),

  • koszty bezpośrednie - bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami (np. zakup towarów handlowych, zakup materiałów, wynagrodzenia).

Koszty pośrednie co do zasady ewidencjonuje się w dniu wystawienia faktury. Jednak jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy (obejmują przełom roku), wówczas powinno się dokonać ich proporcjonalnego podziału w stosunku do okresu (w szczególności roku podatkowego), którego dotyczą.

Z kolei koszty bezpośrednie poniesione w danym roku lub w roku następnym (ale jeszcze przed dniem złożenia zeznania podatkowego) powinny zostać ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.

Rozliczenie kosztów a metoda uproszczona

Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku metody kasowej koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W konsekwencji oznacza to, że podatnik ujmuje koszty w księdze w dacie ich poniesienia, nie zwracając przy tym uwagi na okres, którego dotyczą.

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących KPiR (z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b) uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu, który stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu.
W sytuacji, gdy podatnik przed końcem roku otrzyma towary handlowe bądź materiały, jest zobligowany do ujęcia ich w KPiR - bez względu na rodzaj stosowanej metody ewidencji kosztów. Obowiązek ten wynika wprost z par. 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

W przypadku pozostałych wydatków przedsiębiorca musi określić moment ujęcia wydatku w kosztach w zależności od zastosowanej metody.

Przykład 1.

Podatnik 26 grudnia 2019 roku otrzymał fakturę za roczną prenumeratę czasopisma branżowego na rok 2020. Data wystawienia faktury - 26.12.2019 r. W jaki sposób poprawnie ująć otrzymaną fakturę?

Przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową będzie zobowiązany do ujęcia faktury za prenumeratę w styczniu 2020 roku.

Z kolei podatnik stosujący metodę uproszczoną ujmuje fakturę w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki - w dacie poniesienia kosztu, czyli w dacie wystawienia faktury.

Aby zaksięgować powyższy wydatek w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/BEZ VAT w zależności od rodzaju dokumentu. W wyświetlonym oknie, należy wypełnić wymagane pola zgodnie z otrzymaną fakturą, oraz wybrać odpowiedni rodzaj wydatku. Następnie jako DATĘ WYSTAWIENIA FAKTURY należy wybrać faktyczną datę wystawienia faktury z dokumentu.

Tak wprowadzona faktura, zostanie automatycznie ujęta w kol. 13 - pozostałe wydatki KPiR w dacie poniesie w dacie poniesienia kosztu, czyli w dacie wystawienia faktury.

Rozliczenie kosztów zakupu prenumeraty czasopisma

Przykład 2.

Przedsiębiorca wykupił 1 grudnia 2019 r. polisę ubezpieczeniową OC dla samochodu firmowego, która będzie obowiązywała do 1 grudnia 2020 roku. Jak rozliczyć ją w kosztach?

W przypadku metody uproszczonej podatnik ujmuje polisę w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów - pozostałe wydatki - w dacie wystawienia polisy (czyli w dacie poniesienia kosztu).

Natomiast podatnik rozliczający koszty metodą memoriałową będzie zobligowany do proporcjonalnego podziału kosztu polisy. 1/12 wartości polisy ujmie w kosztach grudnia. Natomiast pozostałe 11/12 należy zakwalifikować do kosztów stycznia. Podatnik może również dokonać podziału miesięcznego i co miesiąc ujmować w kosztach 1/12 wartości polisy.

 Aby zaksięgować polisę ubezpieczeniową w systemie wFirma.pl, memoriałową metodą rozliczenia kosztów, należy skorzystać z zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT), następnie w wyświetlonym oknie jako numer dokumentu należy wprowadzić "Polisa nr ...", natomiast jako kontrahenta wpisać dane towarzystwa ubezpieczeniowego. W polu RODZAJ WYDATKU należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ oraz wypełnić pozostałe dane, zgodnie z dokumentem polisy. Następnie należy zaznaczyć opcję RMK i wpisać okres, którego dotyczy polisa.

Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty w Księdze Przychodów i Rozchodów w kol. 13 - pozostałe wydatki w odpowiedniej wartości, w każdym miesiącu trwania polisy.Rozliczenie kosztów - księgowanie polisy w systemie

Przykład 3.

Podatnik prowadzący KPiR otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne, wystawioną 31 grudnia 2019 roku, która dotyczy opłat za rozmowy za grudzień 2019 oraz abonament telefoniczny za styczeń 2020. Jak ją ująć w ewidencji w przypadku stosowania metody kasowej oraz memoriałowej?

Stosujący metodę uproszczoną (kasową) podatnik tego typu fakturę powinien ująć w kolumnie 13 księgi - pozostałe wydatki - w dacie poniesienia kosztu, a więc w dacie wystawienia faktury.

W przypadku metody memoriałowej przedsiębiorca w takiej sytuacji jest zobowiązany do podziału kosztów względem okresów, których dotyczą, jako że usługi telekomunikacyjne są kosztem pośrednim. Przedsiębiorca w dacie poniesienia kosztu (wystawienia faktury) ujmuje w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki - wartość rozmów za grudzień 2019 r. Natomiast wartość abonamentu za styczeń 2020 r. uwzględnia w kosztach stycznia 2020.

W takiej sytuacji, otrzymaną fakturę należy zaksięgować dwa razy, w dacie wystawienia dokumentu oraz w dniu 1 stycznia 2020 w wartości abonamentu za styczeń 2020 r. 

Aby zaksięgować poniesiony koszt należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/(BEZ VAT) następnie w wyświetlonym oknie należy wypełnić wymagane pola gdzie w polu DATA WYSTAWIENIA w pierwszym przypadku należy wybrać datę wystawienia z faktury. Po zapisaniu, należy dodać ponownie wydatek, gdzie w polu NUMER DOKUMENTU należy wpisać ponownie numer faktury, a jako DATA WYSTAWIENIA należy wybrać pierwszy dzień miesiąca, którego dotyczy wydatek. Po zapisaniu, wydatek zostanie ujęty w Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 - pozostałe wydatki, w okresie którego koszt dotyczy. 

1. Księgowanie kosztów dotyczących rozmów za grudzień 2019 r.

rozliczenie kosztów

2. Księgowanie wartości abonamentu za styczeń 2020 r.

rozliczenie kosztów