Kontrowersyjne wydatki w firmie - warto wiedzieć

Przedsiębiorcy, aby obniżyć wysokość podatku, zbierają koszty. Dlatego też są one przedmiotem szczególnego zainteresowania ze strony organów podatkowych, szczególnie w jednoosobowych firmach. Sprawdźmy, jakie kontrowersyjne wydatki w firmie są rozliczane przez przedsiębiorców w kosztach.

Co to jest koszt uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• być właściwie udokumentowany.

Wydawać by się mogło, że powyższe uregulowania nie powinny stwarzać podatnikom trudności, jednak, jak wskazuje praktyka, jest inaczej.

Poniższy tekst omawia najczęściej występujące problemy związane z rozliczaniem wydatków w jednoosobowych firmach.

Wydatki najczęściej budzące kontrowersje

Ubrania firmowe jako kontrowersyjne wydatki w firmie

Właściciele firm niezwykle często przypuszczają, że mogą zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z zakupem odzieży osobistej. Wychodzą z założenia, że skoro kosztami są wszelkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, jeśli tylko nie znalazły się w katalogu wydatków nie uznawanych za koszty, mogą pomniejszyć przychód o kwoty wydatkowane na zakup garniturów, marynarek czy garsonek.

Jednak wydatki takie nie mogą obciążać kosztów, bowiem nie mają one ani bezpośredniego, ani pośredniego związku z osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Stanowisko takie potwierdzają zarówno organy podatkowe jak i sądy, czego przykładem może być wyrok WSA w Warszawie z 10 grudnia 2013 r., sygn. akt III SA/Wa 1551/13, w którym możemy przeczytać:

Nie stanowią kosztów podatkowych wydatki na zakup ubrania służbowego, m.in. w postaci garniturów, marynarek, spodni, koszul, spinek i krawatów. Nie ma przy tym znaczenia, że ubranie to służy wykonywaniu obowiązków zawodowych, takich jak występowanie przed sądem i uczestniczenie w spotkaniach biznesowych, oraz nie ma charakteru zbyt wytwornego czy okazałego.

Aby wydatki poniesione na zakup tego typu rzeczy można było uznać za koszty podatkowe, ubiór musi utracić charakter odzieży osobistej, tj. zostać opatrzony trwałymi cechami charakterystycznymi dla prowadzonej działalności, np. logo firmy.

Jedynie gdy ubranie jest niezbędne do wykonywania działalności gospodarczej, wydatki na nie poniesione mogą stanowić koszt. Takie stanowisko zaprezentował naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowym Dworze Mazowieckim, w piśmie z 6 września 2004 r., nr 1414/DP/415-338/06/ES, gdzie czytamy:

(...) do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej nie może Pani zaliczyć natomiast wydatków poniesionych na zakup i utrzymanie w czystości ubrania i butów sportowych. Zakup ten nie ma wpływu na powstanie lub zwiększenie przychodu, bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. Prowadzona działalność nie wymaga zakupu w/w rzeczy, ani ze względu na wymagania technologiczne czy sanitarne ani bezpieczeństwa i higieny pracy. Zatem nie można uznać zakupu odzieży i obuwia sportowego za wydatki niezbędne do uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Niezależnie bowiem od zagadnienia prowadzenia działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i posiadaćubrania i obuwie , które zużywają się przez sam fakt funkcjonowania danej osoby w życiu społecznym. Dlatego też zakup tych rzeczy stanowi spełnienie zwykłych normalnych potrzeb danej osoby fizycznej niezależnie od tego, czy prowadzi ona działalność gospodarczą czy też nie. Uzyskiwanie przychodów w ramach prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży.

Przykład 1.

Pan Stefan prowadzi kancelarię prawną. Zakupił garnitury, w których chodzi do pracy. Nie może w takiej sytuacji zaliczyć wydatków na nie do kosztów. Jednak zakup togi, w której zobowiązany jest do występowania w sądzie, będzie stanowił koszt. Toga nie może być uznana za odzież osobistą.

Przykład 2.

Pan Józef prowadzi zakład mechaniczny. Zakupił kombinezony robocze - w takiej sytuacji może je zaliczyć do kosztów. Kombinezon nie może być uznany za odzież osobistą.

Okulary przedsiębiorcy w kosztach firmowych

W przypadku zakupu okularów organy podatkowe prezentują konsekwentnie stanowisko, iż z uwagi na fakt, że wydatek taki ma na celu ochronę zdrowia, należy do wydatków o charakterze osobistym. Dlatego poniesione wydatki nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Takie stanowisko zaprezentował dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, w piśmie nr ILPB1/4511-1-703/15-2/TW, z 11 sierpnia 2015 r., w którym czytamy:

(…) wydatek na zakupokularów korekcyjnych ma na celu ochronę Jego zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą bądź mająca na celu jego ochronę należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do poczynienia zakupuokularów korekcyjnych niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc, bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Pomimo wskazania, że Wnioskodawca będzie używałokularów korekcyjnych w pracy przy obsłudze komputera, powyższy zakup jest uwarunkowany stanem zdrowia Wnioskodawcy i jego ochroną, a więc jest wydatkiem o charakterze osobistym niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej.

W związku z powyższym wydatek na zakup dla Wnioskodawcy okularówkorekcyjnych z filtrem do pracy przy komputerze nie stanowi kosztu uzyskania przychodu z prowadzonej przez Zainteresowanego działalności gospodarczej.

Jednakże w sytuacji gdy okulary mają charakter specjalistyczny mogą stanowić koszt. Takie stanowisko zaprezentował naczelnik Urzędu Skarbowego w Grudziądzu, w interpretacji z 18 stycznia 2007 r., nr USIII/415-70/170/06, gdzie czytamy:

Z przedstawionego stanu faktycznego sprawy wynika, że świadczenie usług stomatologicznych, ze względów na ich specyfikę i wymogi higieniczne konieczne jest używanie specjalnych okularów z odpowiednimi soczewkami. Z oświadczenia podatniczki wynika, iż zakupioneokulary i soczewki służą tylko do pracy w gabinecie stomatologicznym. W związku z tym należy uznać, iż wydatki na badanie wzroku oraz zakupokularów korekcyjnych, jako mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i mające wpływ na jakość świadczonych usług i wielkość osiągniętego przychodu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej (…).

Przykład 3.

Pani Krystyna prowadzi biuro rachunkowe i cały dzień pracuje przed komputerem. Lekarz zalecił jej stosowanie okularów korekcyjnych. Jednak wydatku na okulary nie może zaliczyć do kosztów.

Przykład 4.

Pan Jerzy prowadzi zakład ślusarski. Do obsługi szlifierki w celu ochrony oczu kupił okulary. W takiej sytuacji wydatki na zakupokularów może zaliczyć do kosztów.