Przedsiębiorcy prowadzący KPiR mają do wyboru dwie metody rozliczania kosztów uzyskania przychodów, kasową (metoda uproszczona) lub memoriałową. Gdy przedsiębiorca zdecyduje się na jedną z metod musi stosować ją konsekwentnie przez cały rok podatkowy i nie ma możliwości łączenia obu metod.
Metoda kasowa (zwana inaczej metodą uproszczoną)
Metoda kasowa, wynika z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Metodę kasową mogą stosować podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów. Posługując się metodą kasową, co do zasady koszty księgujemy w KPiR zgodnie z datą poniesienia wydatku. Dodatkowym uproszczeniem tutaj jest brak podziału na koszty pośrednio i bezpośrednio związane z uzyskiwanym przychodem.
W myśl przepisu art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym , przedsiębiorca większość swoich kosztów rozlicza z datą wystawienia faktury, co jest dla niego wielkim uproszczeniem.
Istotnym jest, że uproszczenie to nie dotyczy wszystkich kategorii tzw. kosztów. Wyjątek stanowią zgodnie z art. 6bb ustawy o PIT zgodnie z którym składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.
Natomiast w przypadku zakupu towarów handlowych czy materiałów podstawowych koszty w podatku dochodowym księgujemy w momencie otrzymania dostawy, a najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu lub sprzedaży, o czym mówi § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Przykład 1.
Przedsiębiorca, który księguje koszty zgodnie z metodą kasową w KPiR otrzymał polisę, wystawioną 1 września 2023 r., obejmującą ubezpieczenie za okres od 1 września 2023 r. do 31 sierpnia 2024 r., z terminem zapłaty do 15 września 2023 r. W jaki sposób powinien zaksięgować ten wydatek?
Mimo że polisa obejmuje dwa lata podatkowe, całość powinna zostać ujęta jednorazowo w kol. 13 KPiR w dacie 01.09.2023 r ponieważ przedsiębiorca wybrał metodę kasową rozliczania kosztów.
Metoda memoriałowa
Przy tej metodzie koszty dzieli się na pośrednio i bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami. Jest to bardzo istotne, ponieważ od tego zależy kiedy wydatek powinien zostać ujęty w KPiR.
Koszty bezpośrednie to takie, które można bezpośrednio przyporządkować do uzyskanego przychodu czyli mające bezpośredni związek z wytwarzanym produktem bądź usługą.
Koszty pośrednio związane z osiąganiem przychodu a rozliczanie kosztów metodą memoriałową
Koszty pośrednio związane z uzyskaniem przychodu zalicza się do kosztów podatkowych w dniu wystawienia faktury. Wyjątkiem jest sytuacja gdy koszt dotyczy momentu przełomu roku ponieważ taki koszt dzieli się proporcjonalnie do roku podatkowego którego dotyczy.
Przykład 2
Przedsiębiorca otrzymał fakturę za prąd w grudniu 2023 r. Faktura ta obejmuje również opłaty za styczeń i luty 2023 r. jak powinien ująć fakturę w KPiR stosując metodę memoriałową rozliczania kosztów?
Podatnik musi dokonać podziału kosztu na lata podatkowe których ten koszt dotyczy, czyli jeśli przykładowo kwota ta wynosi 600 zł to 200 zł należy ująć w grudniu 2023 r. oraz 400 zł w styczniu 2024 r.
Koszty bezpośrednio związane z osiąganiem przychodu a rozliczanie kosztów metodą memoriałową
Według zasad określonych w art. 22 ust. 5-5c ,koszty bezpośrednie ujmuje się w roku w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego.
