Poradnik Przedsiębiorcy

Niedobory towarów - jakie skutki podatkowe?

Podczas prowadzenia działalności wielokrotnie przedsiębiorcy mają do czynienia z niedoborami towarów. Ich przyczyny mogą być różne, a ich charakter powoduje konsekwencje na gruncie prawa podatkowego. Jak wskazuje praktyka, rozliczenie ich niejednokrotnie wywołuje problemy wśród podatników. Sprawdźmy, jak rozliczyć niedobory towarów na gruncie podatkowym.

Niedobory towarów - skutki podatkowe

Niedobory w towarach możemy podzielić na:

  • niedobory niezawinione – powstają na skutek zdarzeń losowych. Mogą to być również niedobory naturalne uwzględniające specyfikę działalności gospodarczej oraz wynikające z błędnej ewidencji księgowej.

  • niedobory zawinione – powstają na skutek zaniedbań osób odpowiedzialnych i są konsekwencją niewłaściwego zabezpieczenia.

Natomiast zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy przypadek, poza wyraźnie wskazanymi w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla ich ociągnięcia.

Tym samym zaliczanie niedoborów do kosztów uzyskania przychodów jest uzależnione od indywidualnej sytuacji, w której zdarzenie to zaistniało. Nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.

Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 lutego 2009 r., sygn. ILPB1/415-969/08-3/IM:

(…) Stwierdzone niedobory (straty) mogą bowiem zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów, jeżeli powstały niezależnie od woli podatnika, a więc są niezawinione. W tym celu należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty, przy czym dokumentem takim mogą być na przykład: protokół opisujący zdarzenie, wskazujący datę powstania zdarzenia, jego przyczynę oraz dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełniony o protokół policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej oraz pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych (…).

Podobne stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie nr IPPB3/423-418/13-2/MS z 9 września 2013 r., w którym czytamy:

(…) Z opisu przedstawionego we wniosku wynika, że główną przyczyną stwierdzonych niedoborów inwentaryzacyjnych są kradzieże wynikające ze zdarzeń losowych, niezawinionych ani przez osoby odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie sklepu, ani też żadne inne osoby, tj. w wyniku zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy.

Zatem, co do zasady stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe, ponieważ ustawodawca dopuszcza możliwość zaliczenia strat do kosztów uzyskania przychodów. Niemniej, należy przyjąć, że kosztem uzyskania przychodów są tylko te straty, których występowanie w toku działalności danego rodzaju jest nieuniknione, tj. są normalnym, chociaż niechcianym następstwem działania w danej branży..(…).

Przykład 1.

Na skutek opadów zalało hurtownię cukru, przez co towar został zniszczony. Stwierdzono, że magazyn był prawidłowo zabezpieczony przed zalaniem. W takiej sytuacji firma może zaliczyć do kosztów powstałą stratę.

W sytuacji gdyby nie dołożono należytej staranności w zabezpieczeniu magazynu przed zalaniem, np. pracownik zapomniałby zamknąć drzwi, nie byłoby możliwe zaliczenie ubytków do strat w towarach.