Wyliczając podstawę wymiaru zasiłków, takich jak m.in. zasiłek chorobowy, można spotkać przypadki, że w określonym miesiącu pracownik miał nieusprawiedliwione obecności w pracy. Jakie wynagrodzenie należy wówczas przyjąć do wyliczenia podstawy wymiaru zasiłków? Czy występuje uzupełnienie wynagrodzenia przy nieobecności nieusprawiedliwionej? Odpowiedź na ten problem kryje się poniżej.
Podstawa wymiaru zasiłków – zasady jej ustalania
Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwana też ustawą zasiłkową, określa zasady wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.
Gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym on powstała, to wówczas podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku. Zgodnie z ustawą zasiłkową podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia uzyskanego u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w którego trakcie powstała niezdolność do pracy.
Nieobecności w pracy – obowiązek poinformowania o nich pracodawcy
Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.
- telefonicznie,
- za pośrednictwem innego środka łączności,
- drogą pocztową.
W przypadku niedotrzymania terminu nieobecność może być usprawiedliwiona szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.
- zaświadczenie lekarskie;
- decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego wydaną zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
- oświadczenie pracownika w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
- oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopię zaświadczenia lekarskiego potwierdzoną przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Usprawiedliwione okresy nieobecności w pracy
Za usprawiedliwione okresy nieobecności w pracy uznaje się okres:
- choroby,
- urlopu wypoczynkowego,
- urlopów związanych z rodzicielstwem,
- zwolnienia od pracy na poszukiwanie pracy,
- urlopu na opiekę nad dzieckiem do lat 14,
- urlopu opiekuńczego,
- urlopu z powodu działania siły wyższej,
- badań lekarskich okresowych i kontrolnych,
- szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- uczestnictwa w posiedzeniu komisji bezpieczeństwa i higieny pracy w charakterze członka tej komisji.
Udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przewiduje także sytuacje, kiedy pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy, z zastrzeżeniem, że niektóre okresy tych zwolnień pozwalają na zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, a niektóre nie.
- w związku z obowiązkiem stawienia się pracownika przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony;
- w związku z obowiązkiem stawienia się pracownika przed organem administracji publicznej;
- w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności biegłego;
- w związku z udziałem w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji, strony lub świadka w postępowaniu pojednawczym;
- w związku z badaniami lekarskimi i szczepieniami ochronnymi;
- w związku z postępowaniem prowadzonym przez NIK;
- w związku z udziałem pracownika w działaniach i akcjach ratowniczych;
- w związku z oddaniem przez pracownika krwi;
- w związku z prowadzeniem zajęć dydaktycznych;
- w związku z udziałem pracownika będącego członkiem rady nadzorczej działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady;
- w związku ze ślubem, urodzeniem się dziecka, zgonem członka rodziny.
Uzupełnienie wynagrodzenia na potrzeby ustalania podstawy wymiaru zasiłku
Na potrzeby ustalania podstawy wymiaru zasiłku okres urlopu wypoczynkowego należy traktować na równi z okresem, kiedy praca jest wykonywana przez pracownika. Jeśli w danym miesiącu pracownik jedynie pracował i był na urlopie wypoczynkowym, wynagrodzenie nie wymaga uzupełnienia.
Uzupełnienie wynagrodzenia nastąpi, gdy w którymkolwiek miejscu, z którego wynagrodzenie jest przyjmowane do podstawy wymiaru zasiłku, pracownik świadczył pracę, korzystał z urlopu wypoczynkowego i był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych. Konsekwencją takiego zachowania jest niewypłacenie wynagrodzenia za ten czas, ale także możliwość ukarania pracownika upomnieniem, naganą, karą pieniężną, a w najgorszych przypadkach nawet rozwiązaniem umowy z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia lub zwolnieniem dyscyplinarnym.
Możliwe jest też częściowe uzupełnienie, kiedy w miesiącu uwzględnianym w wyliczeniu pracownik miał zarówno nieobecności nieusprawiedliwione, jak i usprawiedliwione. W takim przypadku, ustalając wynagrodzenia za pełny miesiąc, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w liczbie dni, które pracownik był obowiązany przepracować. A gdyby z jakichś powodów pracownik miał w miesiącu nieobecność nieusprawiedliwioną trwającą co najmniej połowę jego czasu pracy, to należy przyjąć za ten miesiąc wynagrodzenie faktycznie wypłacone bez uzupełniania.
Jako składniki wchodzące w skład podstawy zasiłku chorobowego wymienić należy:
- wynagrodzenie zasadnicze;
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy;
- premię uznaniową w kwocie wypłaconej pracownikowi;
- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe uwzględniane w pełnej wysokości do średniej wypłaconego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych;
- dodatek nocny wliczamy do podstawy wynagrodzenia;
- wynagrodzenie za czas przestoju.
Przykład 1.
W jakiej kwocie należało przyjąć wynagrodzenie w podstawie wymiaru zasiłku pana Jakuba, który w lutym 2025 roku, będąc zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, był nieobecny w pracy z przyczyn zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych?
Ubezpieczony przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 5 dni roboczych (od 3 lutego 2025 roku do 7 lutego 2025 roku) oraz nie pojawił się w pracy 14 lutego 2025 roku z przyczyn nieusprawiedliwionych. Pracownik był obowiązany przepracować 20 dni roboczych, przepracował jedynie 14 dni. Za luty otrzymał wynagrodzenie pomniejszone o składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości 4100 zł.
Wynagrodzenie pracownika pracodawca uzupełnia w następujący sposób:
Najpierw kwotę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę dni przepracowanych: 4100 zł / 14 = 292,85 zł.
Następnie otrzymana kwota musi zostać pomnożona przez normę czasu pracy w danym miesiącu bez uwzględniania liczby dni nieobecności nieusprawiedliwionej: 292,85 zł × 19 = 5564,15 zł.
Wynagrodzenie za luty 2025 roku po jego uzupełnieniu wyniesie 5564,15 zł.
Podsumowanie - uzupełnienie wynagrodzenia przy nieobecności nieusprawiedliwionej
Podsumowując, stwierdzić należy, że długotrwała usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy będzie znacząco wpływała na obniżenie podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Jednak poza tym skutkiem nieusprawiedliwione obecności mogą mieć także wpływ na dalsze zatrudniania pracownika oraz na wymierzenie mu kar dyscyplinarnych określonych w Kodeksie pracy.
