Wraz z rosnącym znaczeniem ochrony sygnalistów dział HR stoi przed wyzwaniem odpowiedniego przygotowania pracowników do pełnienia funkcji osoby przyjmującej zgłoszenia od sygnalisty. W artykule przedstawiamy najważniejsze wskazówki, które pomogą spełnić obowiązki wynikające z najnowszych przepisów polskiego prawa oraz wesprą skuteczne wdrożenie tego procesu w firmie.
Osoba lub jednostka przyjmująca zgłoszenia od sygnalistów – podstawa prawna
Wszystkie regulacje dotyczące sygnalistów określa Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. W tejże ustawie w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 mowa jest o konieczności powołania bezstronnej jednostki organizacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych. Z kolei art. 27 ust. 2 wskazuje, że osoby te muszą mieć upoważnienie oraz zachowywać poufność. Co więcej, prawo karne przewiduje odpowiedzialność za ujawnienie tożsamości sygnalisty.
Niestety to jedyne artykuły, które wskazują na funkcję osoby przyjmującej zgłoszenie. Problem w tym, że ustawa nie precyzuje, jakie narzędzia organizacyjne czy standardy powinni mieć pracownicy, aby skutecznie wypełniać swoje obowiązki. Brakuje też jasnych wskazówek, jak ukształtować ich status wobec dotychczasowych obowiązków w organizacji.
Jak formalnie przekazać obowiązki osobie przyjmującej zgłoszenia od sygnalisty?
Przekazanie dodatkowych zadań pracownikowi, który ma zarządzać procesem zgłoszeń sygnalistów, budzi wątpliwości pracodawców. Jakich formalności należy dokonać w tym zakresie? Eksperci prawa pracy wskazują, że jeśli zadania te będą pokrewne z tymi, które pracownicy wykonują na co dzień, wystarczy wdrożyć w zakładzie pracy procedurę ochrony sygnalistów i w formie polecenia przekazać pracownikom ich odpowiedzialności w tym zakresie. Taką osobą może być np. kierownik ds. jakości. Jeśli jednak obowiązki będą przekazane pracownikowi, który zawodowo wykonuje zupełnie inne zadania i ma zakres innej odpowiedzialności, potrzebne będzie sformalizowanie nowego zakresu obowiązku. O ile w sytuacji, w której pracownik zgadza się na podjęcie nowej roli i podpisanie porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę, nie będzie stanowiła problemu, o tyle zastanawiające jest to, co zrobić w sytuacji, kiedy pracownik takiej roli nie chce przyjąć. Eksperci z ostrożnością wskazują na wręczenie wypowiedzenia zmieniającego, bo czy odmowa podjęcia dodatkowej odpowiedzialności może być przyczyną rozwiązania umowy o pracę?
Aktualnie nie ma ani objaśnień w tym zakresie, ani stanowiska resortu pracy, ani tym bardziej orzecznictwa. Tak więc na razie pracodawcy muszą działać zgodnie z przepisami ustawy, ale w sposób, który nie łamie prawa pracy względem pracownika wytypowanego do nowej roli.
Jak powierzyć pracownikowi obowiązki osoby przyjmującej zgłoszenia od sygnalisty – wskazówki dla działów HR
Samo wybranie osoby, która ma pełnić funkcję osoby przyjmującej zgłoszenia od sygnalistów, nie kończy tego procesu. Osoba ta jest kluczowym elementem całego procesu ochrony sygnalistów. Organizacja musi mieć pewność, że dana osoba zdaje sobie sprawę z ponoszonej odpowiedzialności, i dołożyć wszelkich możliwych starań, aby przygotować pracownika do pełnienia tej funkcji. Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy tego procesu.
Wybór odpowiedniej osoby – kluczowe cechy kandydata
Powierzenie obowiązków osoby przyjmującej zgłoszenia od sygnalisty powinno być dobrze przemyślaną decyzją. Osoba ta musi mieć określone cechy, takie jak wysoka odporność na stres, obiektywizm, umiejętność zachowania poufności oraz doskonałe kompetencje interpersonalne. Wybór odpowiedniego kandydata jest kluczowy, gdyż bezpośrednio wpływa na skuteczność systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Osoba ta powinna charakteryzować się także umiejętnością empatii i zrozumienia sytuacji sygnalisty, co pozwoli na budowanie zaufania i lepsze relacje w procesie zgłaszania nieprawidłowości. W praktyce oznacza to umiejętność słuchania, bez oceniania i wyciągania pochopnych wniosków, co może być niezwykle istotne w sytuacjach trudnych emocjonalnie. Kandydat na to stanowisko powinien być także osobą dyskretną, a jednocześnie stanowczą, aby umieć rozwiązywać pojawiające się problemy zgodnie z przepisami prawa i wypracowanymi procedurami.
Pamiętajmy, że odpowiedzialność związana z przyjmowaniem zgłoszeń wymaga także rozumienia obowiązujących przepisów, w tym znajomości Ustawy o ochronie sygnalistów oraz prawa pracy. W związku z tym osoba ta powinna być świadoma praw i obowiązków sygnalisty oraz tego, jak prawidłowo reagować na zgłoszenia. Warto również, aby miała podstawową wiedzę z zakresu psychologii, co pozwoli jej lepiej radzić sobie z różnymi sytuacjami emocjonalnymi, które mogą pojawić się w trakcie przyjmowania zgłoszeń.
Szkolenie i wsparcie merytoryczne
Zanim powierzymy pracownikowi obowiązki związane z przyjmowaniem zgłoszeń od sygnalistów, warto zadbać o odpowiednie szkolenie. Pracownik powinien znać nie tylko procedury dotyczące przyjmowania zgłoszeń, ale także aspekty prawne i etyczne, jakie wiążą się z tą rolą. Warto tutaj zorganizować warsztaty z zakresu przepisów dotyczących sygnalistów, ochrony danych osobowych oraz komunikacji interpersonalnej.
Ważne jest również, aby osoba przyjmująca zgłoszenia miała zapewnione wsparcie merytoryczne – możliwość konsultacji z prawnikiem, psychologiem lub specjalistą ds. compliance. Dzięki temu pracownik ten będzie miał pewność, że wszystkie decyzje podejmuje zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w interesie sygnalisty i organizacji.
Dobrą praktyką jest zapewnienie regularnych szkoleń doskonalących, które uwzględniają zmieniające się przepisy oraz najlepsze praktyki w zakresie ochrony sygnalistów. Pracownicy powinni również mieć dostęp do materiałów edukacyjnych oraz baz wiedzy, które umożliwią im szybkie zaktualizowanie swojej wiedzy w razie potrzeby. Istotne jest także przeprowadzanie symulacji sytuacji kryzysowych, dzięki którym osoba przyjmująca zgłoszenia będzie mogła przećwiczyć odpowiednie reakcje w praktyce.
Wsparcie psychologiczne może okazać się kluczowe w sytuacjach, gdy zgłoszenia dotyczą poważnych naruszeń, mających wpływ na wiele osób w organizacji. W takich przypadkach osoba przyjmująca zgłoszenie może zmierzyć się z dużym stresem i poczuciem odpowiedzialności. Konsultacje z psychologiem mogą pomóc w radzeniu sobie z tymi wyzwaniami oraz utrzymaniu zdrowia psychicznego pracownika.
Poufność i ochrona sygnalistów
Jednym z kluczowych aspektów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest zachowanie poufności. Pracownik pełniący tę funkcję powinien być świadomy, że wszelkie dane dotyczące zgłoszenia muszą być ściśle chronione. W praktyce oznacza to obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej oraz stosowanie procedur minimalizujących ryzyko nieuprawnionego dostępu do informacji.
Ponadto osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń powinna być przygotowana na to, aby zapewnić sygnalistom wsparcie i poczucie bezpieczeństwa. Warto opracować wewnętrzną politykę ochrony sygnalistów, która jasno określi, jakie środki są podejmowane, aby chronić ich przed potencjalnymi represjami. Ważne jest, aby sygnaliści mieli pełne zaufanie do procesu oraz wiedzieli, że ich zgłoszenia zostaną potraktowane poważnie.
Niezwykle ważne jest również, aby poufność była zapewniona na każdym etapie procesu – od momentu zgłoszenia aż po jego rozpatrzenie i podjęcie działań. Pracownicy muszą być świadomi, że jakiekolwiek naruszenie poufności może skutkować odpowiedzialnością prawną oraz podważać zaufanie do całego systemu. Istotne jest wdrożenie odpowiednich procedur zabezpieczających, takich jak bezpieczne kanały komunikacji, hasła do dokumentów oraz ograniczenia dostępu do danych jedynie do osób bezpośrednio zaangażowanych w proces.
Warto również pamiętać o budowaniu kultury organizacyjnej, która wspiera osoby zgłaszające nieprawidłowości. Otwarte i jasne komunikowanie polityki ochrony sygnalistów oraz edukowanie pracowników na temat ich praw i sposobów zgłaszania sprawiają, że więcej osób zdecyduje się na zgłaszanie nieprawidłowości bez obawy o reperkusje. Regularne informowanie pracowników o krokach podejmowanych w celu ochrony sygnalistów oraz przykładach pozytywnego zakończenia spraw może dodatkowo zwiększyć ich zaufanie do systemu.
Procedury przyjmowania zgłoszeń – krok po kroku
Działy HR muszą opracować i wdrożyć jasne procedury przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów. Procedury te powinny określać m.in. sposób zgłaszania nieprawidłowości, termin odpowiedzi na zgłoszenie oraz ewentualne działania podejmowane na jego podstawie. Ważne, aby wszystkie te elementy były dostępne i zrozumiałe zarówno dla osoby przyjmującej zgłoszenia, jak i dla samych sygnalistów.
Dobrą praktyką jest także stworzenie dokumentacji dotyczącej każdego zgłoszenia. Powinna ona zawierać informacje o terminie zgłoszenia, opisie nieprawidłowości oraz podjętych działaniach. Dzięki temu możliwe będzie monitorowanie zgłoszeń oraz zapewnienie transparentności w całym procesie.
Warto również zadbać o to, aby sygnaliści mieli do wyboru różne kanały zgłaszania nieprawidłowości, takie jak bezpośrednie spotkania, formularze online czy anonimowe skrzynki zgłoszeń. Elastyczność w sposobach zgłaszania pozwala na lepsze dostosowanie się do indywidualnych potrzeb sygnalistów oraz zwiększa szansę na wykrycie nieprawidłowości. Ponadto warto ustanowić terminy na rozpatrzenie zgłoszeń oraz informowanie sygnalisty o postępach, co wpływa na budowanie zaufania do całego procesu.
Kolejnym elementem, który powinien zostać uwzględniony, jest proces weryfikacji zgłoszeń. Osoba przyjmująca zgłoszenie powinna mieć jasne wytyczne dotyczące tego, jak sprawdzić wiarygodność zgłoszenia, jakie dokumenty lub dowody mogą być potrzebne oraz w jaki sposób powinna zostać przeprowadzona analiza sytuacji. W sytuacji, gdy zgłoszenie jest uznane za zasadne, należy określić, jakie działania powinny zostać podjęte, aby naprawić sytuację oraz zapobiec jej powtórzeniu.
Monitorowanie efektywności systemu przyjmowania zgłoszeń
Ważnym aspektem wdrożenia systemu przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest monitorowanie jego efektywności. Działy HR powinny regularnie analizować skuteczność działań podejmowanych przez pracownika przyjmującego zgłoszenia. Można to zrobić poprzez audyty wewnętrzne, analizę statystyk dotyczących liczby zgłoszeń oraz ocenę reakcji organizacji na zgłoszone nieprawidłowości.
Warto również zbierać opinie pracowników na temat funkcjonowania systemu – dzięki temu możliwe będzie wdrożenie ewentualnych usprawnień, które mogą wpłynąć na zwiększenie zaufania sygnalistów oraz poprawę komunikacji wewnętrznej.
Audyty wewnętrzne powinny obejmować nie tylko analizę liczby zgłoszeń, ale także ich charakter oraz podjęte działania. Pozwoli to na wyciągnięcie wniosków na temat ewentualnych obszarów wymagających poprawy, takich jak czas reakcji na zgłoszenie czy skuteczność podejmowanych działań naprawczych. Monitorowanie efektywności systemu powinno obejmować także ocenę zgodności z przepisami oraz wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych, które mogą wspierać cały proces.
Podsumowanie
Powierzenie pracownikowi obowiązków osoby przyjmującej zgłoszenia od sygnalistów to zadanie wymagające przemyślanej strategii oraz odpowiedniego przygotowania. Kluczowe jest dobranie właściwej osoby, zapewnienie jej wsparcia i szkolenia oraz opracowanie przejrzystych procedur. Zachowanie poufności i ochrona sygnalistów to priorytety, które muszą być spełnione, aby system mógł działać skutecznie i cieszyć się zaufaniem pracowników. Regularne monitorowanie procesu pozwoli na bieżące usprawnienia, które zapewnią jego efektywność i zgodność z przepisami.
