Poradnik Przedsiębiorcy

NIP oraz PESEL - który identyfikator podatkowy wykazać w deklaracji?

Jedną z pierwszych pozycji przewidzianych do wypełnienia w składanych deklaracjach podatkowych jest numer identyfikacyjny. Polskie przepisy wyróżniają dwa numery: NIP oraz PESEL. Często podatnicy zastanawiają się, którym z nich powinni się posługiwać. Postaramy się wyjaśnić te wątpliwości w niniejszym artykule.

NIP oraz PESEL - Rodzaje identyfikatorów podatkowych

Kwestie związane z podatkowym obowiązkiem ewidencyjnym oraz z rodzajem identyfikatorów reguluje ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ww. ustawy identyfikatorem podatkowym jest:

  1. numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
  2. NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, tj.:
  • osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu,
  • obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków,
  • obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają także podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek ubezpieczeniowych.

Ponadto, jak podaje art. 3a powyższej ustawy, w przypadku gdy z odrębnych przepisów wynika obowiązek podawania NIP-u, dotyczy on wyłącznie podmiotów, które są obowiązane posiadać NIP na podstawie przepisów niniejszej ustawy.

Jak zatem należy rozumieć powyższe przepisy? Otóż jeżeli na mocy odrębnych ustaw dana osoba fizyczna ma status podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, musi posługiwać się NIP-em.Numerem PESEL posługują się wyłącznie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy PIT oraz niezarejestrowane jako podatnicy podatku VAT.

nip oraz pesel który identyfikator wykazać

Kłopotliwy najem prywatny

Zauważmy, że zarówno ustawa PIT, jak i ustawa VAT posługują się własnymi definicjami działalności gospodarczej. Oznacza to, że dana osoba fizyczna może mieć różny status podatkowy. Najlepiej obrazuje to przykład najmu prywatnego. Taka osoba nie prowadzi działalności gospodarczej na gruncie podatku PIT, jednak w zakresie podatku VAT uznaje się ją za podatnika.

Sprawa tym bardziej się komplikuje, że przepisy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wskazuje na obowiązek posługiwania się NIP-em tylko wobec podatników zarejestrowanych do celów VAT. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT nie mają obowiązku rejestracji. Mogą to uczynić dobrowolnie (art. 96 ust. 3 ustawy VAT).

Taki gąszcz przepisów powoduje, że w zakresie najmu prywatnego podatnik może mieć różny identyfikator podatkowy.

Przykład 1.

Osoba fizyczna wynajmuje prywatną nieruchomość w celach mieszkaniowych. W zakresie podatku PIT jest to najem prywatny. Na gruncie podatku VAT korzysta ze zwolnienia na mocy art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT. Podatnik nie zarejestrował się do celów podatku VAT. W takim przypadku jego identyfikatorem w deklaracjach jest PESEL.

Przykład 2.

Osoba fizyczna wynajmuje swoją prywatną nieruchomość w celach mieszkaniowych. W zakresie podatku PIT jest to najem prywatny. Na gruncie podatku VAT taki najem korzysta ze zwolnienia na mocy art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT. Podatnik złożył zgłoszenie VAT-R i zarejestrował się jako podatnik VAT zwolniony. W takiej sytuacji jego identyfikatorem jest NIP.W przypadku najmu prywatnego okoliczność posługiwania się przez podatnika NIP-em bądź numerem PESEL determinowana jest tym, czy podatnik zarejestrował się dla celów podatku VAT. Chodzi tu o rejestrację zarówno jako podatnik VAT czynny, jak i podatnik VAT zwolniony.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (zarówno jednoosobową, jak i w formie spółek osobowych) identyfikatorem jest NIP.

Jak wskazuje art. 11 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podatnicy są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

Warto również wskazać na treść art. 20 ustawy Prawo przedsiębiorców. Przepis ten wskazuje, że identyfikacja przedsiębiorcy w urzędowych rejestrach następuje na podstawie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów NIP oraz posługuje się nim w obrocie prawnym i gospodarczym.

Przedsiębiorca oferujący towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych umieszcza w ofercie co najmniej swoją firmę, NIP oraz siedzibę albo adres. Przy załatwianiu spraw organ może żądać od przedsiębiorcy dla celów identyfikacji podania wyłącznie firmy przedsiębiorcy oraz NIP-u.Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w ramach wypełnianych deklaracji, składanych oświadczeń, kontaktów z organami podatkowymi oraz składanych klientom ofert są zobowiązani do posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej.

Zasady stosowania identyfikatorów w konkretnym roku podatkowym

PESEL jest nadawany każdej osobie fizycznej w chwili urodzenia. Natomiast NIP można uzyskać w momencie zakładania działalności gospodarczej.

Taka sytuacja powoduje komplikacje, jeżeli chodzi o kwestie posługiwania się właściwym identyfikatorem w przypadku składania korekty deklaracji. Należy pamiętać, aby zawsze stosować numer właściwy ze względu na okres, za jaki dokonuje się czynności.

Przykład 3.

Osoba fizyczna prowadzi prywatny najem nieruchomości zwolniony z VAT. W zeznaniu podatkowym PIT-36 za 2018 r. posługiwała się numerem PESEL. 20 grudnia 2019 r. podatnik złożył zgłoszenie VAT-R i zarejestrował się jako podatnik VAT zwolniony. To spowodowało, że został mu nadany NIP. 10 stycznia 2020 r. zorientował się, że deklaracja PIT-36 za 2018 r. zawiera błędy i postanowił złożyć korektę. W składanej korekcie podatnik będzie posługiwał się numerem PESEL, ponieważ w okresie, którego dotyczy korekta, nie miał NIP-u. Fakt, że na dzień składania korekty NIP już posiada, nie zmienia tej sytuacji.W przypadku korekty deklaracji podatkowej należy wskazywać numer identyfikacji właściwy dla okresu, do którego odnosi się korekta.

Podsumowując powyższe rozważania, możemy wskazać, że jedna osoba fizyczna może posiadać dwa identyfikatory podatkowe: NIP oraz PESEL. Kwestia użycia prawidłowego numeru w deklaracji podatkowej może sprawiać pewne kłopoty. Warto zatem pamiętać o przedstawionych zasadach, które mogą okazać się pomocne przy wypełnianiu deklaracji podatkowych.