Poradnik Przedsiębiorcy

Oddział przedsiębiorstwa, filia, przedstawicielstwo - czym się różnią?

Pojęcia takie jak przedstawicielstwo, oddział przedsiębiorstwa i filia często używane są zamiennie. Czy słusznie? Niekoniecznie. Choć może się wydawać, że różnice między nimi są znikome i w zasadzie te słowa są synonimami, zarówno w przepisach polskich aktów prawnych, jak i w orzecznictwie zaznaczono wyraźne różnice między nimi. Na czym dokładnie polegają? Odpowiadamy w poniższym artykule.  

Oddział przedsiębiorstwa - definicja i cechy

Oddział, podobnie jak przedstawicielstwo, definiowany jest przepisami ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a konkretnie w art. 3 pkt 4:

Art. 3. Użyte w ustawie określenia oznaczają: (...)

4) oddział – wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności (...).

Zapis ten rozszerzony jest przez rozdział 4 ustawy - Oddziały przedsiębiorców zagranicznych, a zwłaszcza art. 14, który mówi, że:

Art. 14. 1. Dla wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorcy zagraniczni z państw członkowskich mogą tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Przedsiębiorcy zagraniczni inni niż określeni w ust. 1 mogą, dla wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na zasadzie wzajemności, o ile ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak zatem widać, oddział przedsiębiorstwa to jednostka założona przez przedsiębiorcę w celu prowadzenia działalności w innym miejscu - na terenie kraju (na przykład w innym mieście) lub za granicą. Oddział przedsiębiorstwa tworzy się, by rozszerzać działalność produkcyjną - ma on przede wszystkim rozpocząć dystrybucję towarów lub usług wykonywanych przez przedsiębiorstwo w innym miejscu. Co ważne, muszą one zajmować się dokładnie tym samym i działać w tej samej branży, co przedsiębiorstwo macierzyste.

Oddziały firmy w innych państwach tworzy się zgodnie z zasadami zawartymi w wielostronnych umowach międzynarodowych (czyli na przykład zawieranych w ramach współpracy między państwami Unii Europejskiej lub innych organizacji, których członkami są więcej niż dwa kraje) lub umowach dwustronnych (zawieranych zazwyczaj między państwami członkowskimi UE i krajami spoza wspólnoty graniczącymi z nimi). Według polskiego prawa przedsiębiorcy zakładający oddziały zobowiązani są wpisać je do rejestru przedsiębiorców - dopiero po uzyskaniu potwierdzenia wpisu może rozpocząć działalność.

Przedsiębiorcy zagraniczni powinni oprócz tego dopełnić kilku innych obowiązków, wskazywanych przez ustawę o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powinien on:

  • podać imię, nazwisko oraz adres (na terytorium Polski) osoby, która została upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego,

  • dołączyć poświadczony notarialnie wzór podpisu takiej osoby,

  • w przypadku, gdy działa na podstawie aktu założycielskiego, umowy lub statutu, złożyć ich odpisy do akt rejestrowych oddziału wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,

  • jeżeli utworzył na terytorium Polski więcej niż jeden oddział, złożenie wymienionych wyżej dokumentów może nastąpić w aktach jednego z oddziałów, jednak w aktach rejestrowych pozostałych oddziałów należy wskazać ten oddział, w którego aktach złożono wskazane dokumenty, wraz z oznaczeniem sądu, w którym znajdują się akta, i numeru oddziału w rejestrze,

  • jeżeli istnieje lub wykonuje działalność na podstawie wpisu do rejestru – złożyć do akt rejestrowych oddziału odpis z tego rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,

  • jeżeli utworzył na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej więcej niż jeden oddział, złożenie tych dokumentów może nastąpić w aktach jednego z oddziałów, z tym że w aktach rejestrowych pozostałych oddziałów należy złożyć kopie tych dokumentów oraz wskazać ten oddział, w którego aktach złożono oryginały tych dokumentów, wraz z oznaczeniem sądu, w którym znajdują się akta, i numeru oddziału w rejestrze.

Oprócz tego w trakcie prowadzenia działalności powinien:

  • do oznaczenia oddziału używać oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce” lub "oddział przedsiębiorstwa w Polsce",

  • prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości,

  • zgłaszać ministrowi właściwemu w sprawach gospodarki wszystkie mające miejsce zmiany stanu faktycznego i prawnego w zakresie okoliczności, o których mowa w art. 91 ust. 1 pkt 2 (czyli jeżeli przedsiębiorstwo macierzyste zostało zlikwidowane lub przedsiębiorca utracił prawo do wykonywania działalności) w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia.

Oddziały przedsiębiorstw zagranicznych podlegają szczególnemu nadzorowi ministra właściwego do spraw gospodarki - może nawet wydać opinię o likwidacji oddziału. Następuje to w wypadkach opisanych w art. 20 ust 1, który mówi, że: 

Art. 20. 1. Minister wydaje decyzję o zakazie wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę zagranicznego w ramach oddziału, w przypadku gdy:

1) przedsiębiorca zagraniczny rażąco narusza prawo polskie;

2) nastąpiło otwarcie likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział, lub przedsiębiorca ten utracił prawo wykonywania działalności gospodarczej;

3) działalność przedsiębiorcy zagranicznego zagraża bezpieczeństwu lub obronności państwa, bezpieczeństwu informacji niejawnych o klauzuli tajności „poufne” lub wyższej lub innemu nadrzędnemu interesowi publicznemu;

4) przedsiębiorca zagraniczny został wykreślony z rejestru wskazanego we wpisie oddziału przedsiębiorcy zagranicznego do rejestru przedsiębiorców.

W przypadku wydania tego typu decyzji minister jest zobowiązany do zawiadomienia osoby reprezentującej przedsiębiorcę zagranicznego o obowiązku do wszczęcia postępowania likwidacyjnego oddziału w oznaczonym terminie, nie krótszym niż 30 dni, a odpisy odpowiednich dokumentów przesłać również do właściwego sądu rejonowego. Zarówno w przypadku likwidacji dokonanej przez ministra, jak i z własnej woli przedsiębiorcy zagranicznego, stosuje się przepisy kodeksu spółek handlowych.