Poradnik Przedsiębiorcy

Oddział przedsiębiorstwa, filia, przedstawicielstwo - czym się różnią?

Pojęcia takie jak przedstawicielstwo, oddział przedsiębiorstwa i filia często używane są zamiennie. Czy słusznie? Niekoniecznie. Choć może się wydawać, że różnice między nimi są znikome i w zasadzie te słowa są synonimami, zarówno w przepisach polskich aktów prawnych, jak i w orzecznictwie zaznaczono wyraźne różnice między nimi. Na czym dokładnie polegają? Odpowiadamy w poniższym artykule.  

Oddział przedsiębiorstwa - definicja i cechy

Oddział, podobnie jak przedstawicielstwo, definiowany jest przepisami ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a konkretnie w art. 3 pkt 4:

Art. 3. Użyte w ustawie określenia oznaczają: (...)

4) oddział – wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności (...).

Zapis ten rozszerzony jest przez rozdział 4 ustawy - Oddziały przedsiębiorców zagranicznych, a zwłaszcza art. 14, który mówi, że:

Art. 14. 1. Dla wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorcy zagraniczni z państw członkowskich mogą tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Przedsiębiorcy zagraniczni inni niż określeni w ust. 1 mogą, dla wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, na zasadzie wzajemności, o ile ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, tworzyć oddziały z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak zatem widać, oddział przedsiębiorstwa to jednostka założona przez przedsiębiorcę w celu prowadzenia działalności w innym miejscu - na terenie kraju (na przykład w innym mieście) lub za granicą. Oddział przedsiębiorstwa tworzy się, by rozszerzać działalność produkcyjną - ma on przede wszystkim rozpocząć dystrybucję towarów lub usług wykonywanych przez przedsiębiorstwo w innym miejscu. Co ważne, muszą one zajmować się dokładnie tym samym i działać w tej samej branży, co przedsiębiorstwo macierzyste.

Oddziały firmy w innych państwach tworzy się zgodnie z zasadami zawartymi w wielostronnych umowach międzynarodowych (czyli na przykład zawieranych w ramach współpracy między państwami Unii Europejskiej lub innych organizacji, których członkami są więcej niż dwa kraje) lub umowach dwustronnych (zawieranych zazwyczaj między państwami członkowskimi UE i krajami spoza wspólnoty graniczącymi z nimi). Według polskiego prawa przedsiębiorcy zakładający oddziały zobowiązani są wpisać je do rejestru przedsiębiorców - dopiero po uzyskaniu potwierdzenia wpisu może rozpocząć działalność.

Przedsiębiorcy zagraniczni powinni oprócz tego dopełnić kilku innych obowiązków, wskazywanych przez ustawę o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powinien on:

  • podać imię, nazwisko oraz adres (na terytorium Polski) osoby, która została upoważniona do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego,

  • dołączyć poświadczony notarialnie wzór podpisu takiej osoby,

  • w przypadku, gdy działa na podstawie aktu założycielskiego, umowy lub statutu, złożyć ich odpisy do akt rejestrowych oddziału wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,

  • jeżeli utworzył na terytorium Polski więcej niż jeden oddział, złożenie wymienionych wyżej dokumentów może nastąpić w aktach jednego z oddziałów, jednak w aktach rejestrowych pozostałych oddziałów należy wskazać ten oddział, w którego aktach złożono wskazane dokumenty, wraz z oznaczeniem sądu, w którym znajdują się akta, i numeru oddziału w rejestrze,

  • jeżeli istnieje lub wykonuje działalność na podstawie wpisu do rejestru – złożyć do akt rejestrowych oddziału odpis z tego rejestru wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,

  • jeżeli utworzył na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej więcej niż jeden oddział, złożenie tych dokumentów może nastąpić w aktach jednego z oddziałów, z tym że w aktach rejestrowych pozostałych oddziałów należy złożyć kopie tych dokumentów oraz wskazać ten oddział, w którego aktach złożono oryginały tych dokumentów, wraz z oznaczeniem sądu, w którym znajdują się akta, i numeru oddziału w rejestrze.

Oprócz tego w trakcie prowadzenia działalności powinien:

  • do oznaczenia oddziału używać oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „oddział w Polsce” lub "oddział przedsiębiorstwa w Polsce",

  • prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z polskimi przepisami o rachunkowości,

  • zgłaszać ministrowi właściwemu w sprawach gospodarki wszystkie mające miejsce zmiany stanu faktycznego i prawnego w zakresie okoliczności, o których mowa w art. 91 ust. 1 pkt 2 (czyli jeżeli przedsiębiorstwo macierzyste zostało zlikwidowane lub przedsiębiorca utracił prawo do wykonywania działalności) w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia.

Oddziały przedsiębiorstw zagranicznych podlegają szczególnemu nadzorowi ministra właściwego do spraw gospodarki - może nawet wydać opinię o likwidacji oddziału. Następuje to w wypadkach opisanych w art. 20 ust 1, który mówi, że: 

Art. 20. 1. Minister wydaje decyzję o zakazie wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę zagranicznego w ramach oddziału, w przypadku gdy:

1) przedsiębiorca zagraniczny rażąco narusza prawo polskie;

2) nastąpiło otwarcie likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział, lub przedsiębiorca ten utracił prawo wykonywania działalności gospodarczej;

3) działalność przedsiębiorcy zagranicznego zagraża bezpieczeństwu lub obronności państwa, bezpieczeństwu informacji niejawnych o klauzuli tajności „poufne” lub wyższej lub innemu nadrzędnemu interesowi publicznemu;

4) przedsiębiorca zagraniczny został wykreślony z rejestru wskazanego we wpisie oddziału przedsiębiorcy zagranicznego do rejestru przedsiębiorców.

W przypadku wydania tego typu decyzji minister jest zobowiązany do zawiadomienia osoby reprezentującej przedsiębiorcę zagranicznego o obowiązku do wszczęcia postępowania likwidacyjnego oddziału w oznaczonym terminie, nie krótszym niż 30 dni, a odpisy odpowiednich dokumentów przesłać również do właściwego sądu rejonowego. Zarówno w przypadku likwidacji dokonanej przez ministra, jak i z własnej woli przedsiębiorcy zagranicznego, stosuje się przepisy kodeksu spółek handlowych.

Przedstawicielstwo - definicja i cechy 

Przedstawicielstwo również zostało zdefiniowane przez ustawodawcę w ustawie o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i odnosi się przede wszystkim do placówek przedsiębiorców zagranicznych. Według przepisów ustawy przedstawicielstwa nie zajmują się produkcją, ale reklamą i promocją przedsiębiorstwa macierzystego lub całego państwa obcego.

Nie oznacza to jednak, że polskie prawo stawia mniejsze wymagania przed podmiotami, chcącymi założyć w Polsce przedstawicielstwo. Zgodnie z art. 25 powinny one dokonać wpisu do rejestru przedstawicielstw, prowadzonego przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Wyjątkiem są placówki zagranicznych banków lub instytucji kredytowych. 

Zawartość wniosku, jaki należy złożyć, zawiera art. 26:

Art. 26. 1. Wniosek, o którym mowa w art. 25 ust. 1, jest sporządzany w języku polskim i zawiera:

1) nazwę, siedzibę i formę prawną przedsiębiorcy zagranicznego;

2) przedmiot głównej działalności gospodarczej przedsiębiorcy zagranicznego;

3) imię i nazwisko osoby upoważnionej w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego;

4) adres siedziby przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Do wniosku należy dołączyć:

1) urzędowy odpis dokumentu potwierdzającego rejestrację przedsiębiorcy zagranicznego, na podstawie którego przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą;

2) poświadczony urzędowo dokument określający adres siedziby przedsiębiorcy zagranicznego, zasady reprezentacji przedsiębiorcy zagranicznego oraz wskazanie osób uprawnionych do jego reprezentacji, jeżeli dokument, o którym mowa w pkt 1, nie zawiera niezbędnych informacji w tym zakresie;

3) dokument potwierdzający upoważnienie osoby wskazanej we wniosku do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego w przedstawicielstwie, zawierający imię i nazwisko osoby upoważnionej, jej datę urodzenia, imiona jej rodziców oraz numer dokumentu tożsamości, którym osoba ta posługuje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wraz z potwierdzeniem przyjęcia tego upoważnienia przez osobę upoważnioną.

3. Jeżeli wniosek zawiera braki formalne, minister wzywa wnioskodawcę do jego uzupełnienia w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Wyznaczony termin na uzupełnienie wniosku, na umotywowany wniosek przedsiębiorcy zagranicznego złożony przed upływem tego terminu, może zostać przedłużony. W przypadku nieusunięcia braków formalnych w wyznaczonym terminie wniosek pozostawia się bez rozpoznania (...).

Wymienione dokumenty i załączniki należy przedstawić w języku polskim, po opatrzeniu apostilem, czyli poświadczeniem, że tłumaczenia dokonał tłumacz przysięgły.

Co ważne, nie zawsze powodem odmowy wpisu do rejestru są braki formalne. Minister może odmówić wpisu także, gdy utworzenie placówki zagrażałoby bezpieczeństwu lub obronności państwa lub bezpieczeństwu informacji niejawnych o klauzuli tajności „poufne” lub wyższej lub innemu ważnemu interesowi publicznemu lub gdy działalność przedstawicielstwa wykraczałaby ponad działalność reklamową lub promocyjną.

Prowadzenie przedstawicielstwa nakłada na przedsiębiorcę określone obowiązki. Powinien on:

  • do oznaczenia przedstawicielstwa używać oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów „przedstawicielstwo w Polsce”,

  • prowadzić dla przedstawicielstwa oddzielną rachunkowość w języku polskim zgodnie z polskimi przepisami regulującymi tę kwestię,

  • zgłaszać ministrowi właściwemu do spraw gospodarki wszelkie zmiany stanu faktycznego i prawnego w zakresie danych, które zobowiązany był ująć we wniosku, o rozpoczęciu likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego i jej ukończeniu, oraz o utracie przez przedsiębiorcę zagranicznego prawa wykonywania działalności gospodarczej lub rozporządzania swoim majątkiem, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia tych zdarzeń.

Tak jak w przypadku oddziału, minister właściwy do spraw gospodarki może wydać decyzję o likwidacji przedstawicielstwa. Dzieje się to wtedy, gdy:

  • jego działalność rażąco narusza prawo polskie lub placówka nie zgłosiła zmian wymienionych w powyższym akapicie w punkcie 3,

  • rozpoczęła się likwidacja przedsiębiorcy zagranicznego lub utracił on prawo wykonywania działalności gospodarczej,

  • działalność przedsiębiorcy zagranicznego zagraża bezpieczeństwu lub obronności państwa, bezpieczeństwu informacji niejawnych o klauzuli tajności „poufne” lub wyższej lub innemu ważnemu interesowi publicznemu. 

O wydaniu takiej decyzji minister powinien powiadomić osobę reprezentująca przedsiębiorcę zagranicznego w terminie 30 dni, zaś odpisy dokumentów przesłać do właściwego sądu rejonowego. Do likwidacji przedstawicielstw z wyjątkiem banków i instytucji kredytowych stosuje się przepisy kodeksu spółek handlowych.

Filia - definicja i cechy 

Filia jest najbardziej ogólnym pojęciem, jeśli chodzi o reprezentowanie podmiotów gospodarczych. Nie jest ponadto ujęta i zdefiniowana przez żadne akty prawne, jednak zwyczajowo określa się tak placówkę zależną i połączoną statutowo i organizacyjnie z przedsiębiorstwem macierzystym, mającą jednak własną strukturę i prowadząca określoną działalność. Choć z takiej definicji trudno wywnioskować, czym dokładnie zajmuje się filia, pojęcie to spotkać można w orzecznictwie zarówno krajowym, jak i zagranicznym. Przykładem może być wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w sprawie rejestrowania filii spółek na terenie państwa członkowskiego Unii Europejskiej:

Jest sprzeczne z art. 52 i 58 TWE takie działanie państwa członkowskiego, które polega na odmowie zarejestrowania filii spółki założonej zgodnie z przepisami innego państwa członkowskiego i mającej w tym państwie zarejestrowaną siedzibę, nawet jeżeli nie prowadzi w nim żadnej działalności, jeżeli zadaniem filii ma być umożliwienie danej spółce prowadzenia działalności w państwie, w którym filia ma być założona, a w którym nie spełnia warunków wymaganych do utworzenia spółki, które są w tym państwie bardziej restryktywne w odniesieniu do wymogu minimalnego kapitału akcyjnego.

Pojęcie to pojawia się też w polskim orzecznictwie, na przykład w wyroku NSA z 8 kwietnia 2014 r., sygn. I OSK 210/14. Oznacza to, że filia stosowana jest jako zamienne określenie oddziału - w orzecznictwie używa się go w odniesieniu do placówek działających aktywnie i wykonujących pewną działalność gospodarczą, nie tylko reklamową czy promocyjną. 

Jak zatem wynika z powyższych rozważań, oddział przedsiębiorstwa i przedstawicielstwo nie oznaczają tego samego - placówka pierwszego rodzaju zajmuje się działalnością gospodarczą (wytwórczą) i niekiedy dystrybucją, natomiast drugie pojęcie odnosi się ściśle do jednostek zajmujących się reklamą i promocją nie tylko przedsiębiorstw, ale także całych państw. Filia natomiast jest zwyczajowym i nieco mniej precyzyjnym określeniem oddziału.