Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma na celu taką optymalizację kosztów z nią związanych, aby płacić jak najniższe podatki. Co jednak można uznać za koszt firmowy? Kiedy przedsiębiorca może powiększyć wysokość kosztów nie ponosząc dodatkowych wydatków? Jak płacić niskie podatki?
Koszty wg ustawy o PIT
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mowa tu o kosztach bezpośrednio lub pośrednio związanych z prowadzoną działalnością. Do kosztów bezpośrednich można zaliczyć z całą pewnością zakup towarów handlowych i materiałów. Natomiast do kosztów pośrednich będą należeć np. odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego czy też wydatki na media.
Nie ma w ustawie o PIT wyszczególnienia, co dokładnie może być kosztem podatkowym. Ustawodawca zamieścił za to w art. 23 ustawy katalog wyłączeń. Poza tym należy mieć na uwadze, że każdy wydatek wprowadzony jako koszt firmy musi mieć związek z prowadzoną działalnością, co w razie potrzeby przedsiębiorca będzie potrafił wykazać przed urzędem skarbowym.
Amortyzacja jako co miesięczny koszt
Większość przedsiębiorców w ramach działalności gospodarczej korzysta ze środków trwałych. Te o niskiej wartości, do kwoty 3.500 zł można zaliczyć bezpośrednio w koszty. Ustawa o PIT daje również możliwość zaliczenia jednorazowo w koszty sprzętów o wartości powyżej 3.500 zł, łącznie do kwoty 50.000 euro rocznie (w roku 2013 jest to kwota 205.000 zł). Z tego przywileju nie można jednak korzystać w przypadku samochodów osobowych – muszą one być amortyzowane w czasie.
Dla mniejszych przedsiębiorców rozliczenie w czasie środków trwałych może okazać się bardziej korzystne. Co miesiąc dodatkowo w koszty będzie trafiał odpis amortyzacyjny, pomniejszający wartość dochodu do opodatkowania PIT. Dzięki temu firmy, które np. starają się o kredyt, wykażą równomierną wysokość osiąganych dochodów.
Przedsiębiorca ma również prawo do uwzględnienia w środkach trwałych sprzętów prywatnych, wykorzystywanych w działalności gospodarczej. W niektórych przypadkach nie ma potrzeby ponosić dodatkowych wydatków, a kosztem będą odpisy amortyzacyjne sprzętów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych.
Najbardziej popularnymi przykładami są komputer, drukarka czy też samochód, które będą wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności.
Reprezentacja a reklama
Te dwa pojęcia są ze sobą często mylone, a ich rozgraniczenie jest niezwykle ważne ze względu na ujęcie w kosztach firmowych. Ustawodawcy bowiem w art. 23 ustawy o PIT zastrzegli, że wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych - nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Co do reklamy natomiast nie ma tego typu ograniczeń, należy kierować się jedynie zasadą racjonalności i gospodarczego uzasadnienia.
Za reklamę można uznać działania polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów lub usług. Do najbardziej popularnych form reklamy należą:
- plakaty na billboardach,
- ulotki,
- ogłoszenia i spoty w mediach,
- bannery na stronach internetowych oraz serwisach społecznościowych,
- pozycjonowanie stron w wyszukiwarkach internetowych.
W przypadku reprezentacji można się odnieść do wyroku NSA z dnia 25 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10 - orzeczenie prawomocne – w którym stwierdził, że koszty reprezentacji to wydatki związane z przedstawicielstwem: "(...) termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako "przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu", a nie "wystawność, okazałość, wytworność (...)"
(...) Norma ta nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielskie są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności w zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów. Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkie tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – niezależnie także od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa (zakładu), czy też poza nią. (...)"
Jak płacić niskie podatki, czyli rozliczenie firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu
Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, ma prawo do ujęcia w kosztach firmy części wydatków związanych z nieruchomością.
Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest zgłoszenie miejsca zamieszkania jako miejsca siedziby firmy lub miejsca, gdzie jest prowadzona działalność, na formularzu CEIDG-1. Wiąże się to z koniecznością zgłoszenia do urzędu gminy określonego metrażu pomieszczeń wykorzystywanych do działalności w celu opodatkowania wyższym podatkiem od nieruchomości przewidzianym dla firm.
Wydatki związane z eksploatacją mieszkania trzeba rozdzielić na te związane z prowadzoną działalnością oraz na te o charakterze osobistym. Najprostszym sposobem podziału będzie wyliczenie procentowe powierzchni zajmowanej w działalności do ogólnego metrażu nieruchomości.
W wyniku wyliczonej proporcji do kosztów firmowych można zaliczyć odpowiednią część wydatków za:
- czynsz,
- energię elektryczną,
- wodę,
- gaz,
- centralne ogrzewanie.
W przypadku telefonu domowego proporcję należy ustalić na podstawie bilingu załączonego do faktury, wyliczając wartość kosztów związanych z działalnością do ogólnej wartości faktury. Jeżeli na fakturze znajduje się również opłata za Internet, to należy zastosować taką samą proporcję jak w przypadku opłat za telefon.
Popularne wydatki zaliczane do pozostałych kosztów firmowych
Oprócz wymienionych powyżej wydatków istnieje szereg innych, które w świetle prawa są uznawane za koszt podatkowy. Należą do nich m.in.:
- wydatki na wynajem samochodu, w tym leasing,
- wydatki na paliwo i inne eksploatacyjne, związane z użytkowaniem samochodu prywatnego – do wartości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu,
- opłaty bankowe i pocztowe,
- wydatki na remont pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność,
- kawa, herbata, cukier, woda – w przypadku zatrudnienia pracowników,
- zakup licencji i oprogramowań,
- artykuły biurowe, w tym papier ksero, długopisy, segregatory itp.,
- opłaty za pośrednictwo w sprzedaży, np. poprzez serwis Allegro,
- koszty delegacji, w tym diety, wydatki za wstęp na konferencje czy nocleg.
Czego przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych
W art. 23 ustawy o PIT zawarty jest katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Oprócz wymienionych wcześniej wydatków na reprezentację, przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów m.in.:
- wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
- odpisów amortyzacyjnych z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro,
- wydatków na spłatę pożyczek/kredytów (z wyjątkiem części odsetkowej raty),
- wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci – takie osoby uznawane są w działalności jako "współpracujące", a ich wynagrodzenie nie może stanowić kosztu firmowego,
- grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar (w tym mandaty nałożone przez urząd skarbowy czy też mandaty za przekroczenie prędkości),
- odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych (w tym odsetki za zwłokę w płaceniu podatków PIT oraz VAT).
