Poradnik Przedsiębiorcy

Elementy negocjacji w firmie - czyli jak osiągnąć porozumienie

Negocjacje to nie element występujący wyłącznie w filmach akcji - informacje i uregulowania dotyczące zawierania umów gospodarczych tym właśnie sposobem można znaleźć w art. 72 Kodeksu cywilnego. Dlatego też warto, aby przedsiębiorca znał elementy negocjacji w firmie, a także wiedział, jak prowadzić negocjacje, jak ułożyć ich plan i jakie techniki wykorzystywać, aby uzyskać jak najwięcej dla swojej firmy.

Czym są negocjacje?

Słowo negocjacje pochodzi z łaciny, gdzie “negociare” oznacza pertraktuję, handluję, prowadzę rozmowy handlowe. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego, negocjacje - inaczej pertraktacje - to wspólne wyjaśnienie, przedstawienie poglądów, rozmowa prowadzona przez upoważnionych przedstawicieli (państw, korporacji, ugrupowań).

W przedsiębiorstwie negocjacje są rozumiane jako rozmowy, mające doprowadzić do porozumienia między stronami i zawarcia umowy handlowej. Co ważne, pertraktacje takie toczy się niekoniecznie pomiędzy potencjalnymi kontrahentami czy klientami, ale także między pracownikami czy współwłaścicielami firmy. Jakie są elementy negocjacji w firmie?

Style i taktyki - jakim negocjatorem warto być

Aby zostać dobrym negocjatorem warto poznać elementy negocjacji w firmie i zastanowić się nad tym, w jaki sposób w codziennym życiu rozwiązywane były różnice zdań. Dzięki temu można ustalić, jaki styl negocjacji preferuje przedsiębiorca, i w związku z tym - jakie techniki będzie mu najłatwiej zastosować.

Podstawowy podział stylów negocjacji opiera się na dwóch cechach - poziomie aktywności-bierności i współpracy-walki. Dzięki nim można wyróżnić rozmowy o czterech charakterach:

Styl

aktywny

pasywny

współpracujący

strony analizują szczegółowo każdy element spornych treści, same podsuwają i rozważają argumenty, bez zbędnego zaangażowania emocjonalnego

strony nie angażują się mocno w negocjacje, opierając się tylko na tym, co już mają - np. ogólne wartości, przykładowe umowy. Jednocześnie jednak chcą ze sobą współpracować, mogą nawet poddawać się zdaniu przeciwnika

walczący

strony wkładają dużo energii w analizę szczegółów, jednak mogą przejawiać zbyt dużą nerwowość i działać zbyt emocjonalnie

strony opierają się na utartych schematach i przykładach, jednak mocniej angażują się w utrzymywanie dobrej relacji niż w uzyskanie kompromisu, co może odbijać się na postępach negocjacyjnych

Obok podstawowego podziału powstał kolejny, zróżnicowany ze względu na stosunek do partnera interakcji. Wyróżnia się tu trzy podstawowe rodzaje, mianowicie:

  • styl miękki - cechuje go przyjazna atmosfera, nacisk na utrzymywanie dobrych relacji i odpowiednie traktowanie przeciwnika. Jakość relacji jest często ważniejsza niż uzyskanie profitów, co w konsekwencji prowadzi do poddawania się presji i ponoszenia strat. Osoba preferująca taki styl ufa drugiej stronie i niejednokrotnie odsłania dolną granicę ustępstw, pozbawiający się tym samym wielu argumentów.
  • styl twardy - partner interakcji jest tu traktowany jako przeciwnik, stojący na drodze do zwycięstwa. Jedyną istotną kwestią jest cel, do którego należy dążyć bez względu na ludzi i jakość relacji. W tym rodzaju pertraktacji występują nieliczne elementy negocjacji w firmie, strony mogą stosować silną presję, ukrywając dolną granicę możliwych ustępstw. Interes przeciwnika nie stanowi tu żadnego argumentu, najważniejsze jest uzyskanie jak najwięcej dla siebie.
  • styl rzeczowy - jest połączeniem stylów poprzednich. Liczy się w nim zarówno interakcja, jak i ostateczny cel. Negocjatorzy zajmują dość sztywne, określone stanowisko zorientowane na cel, wysuwają argumenty obiektywne i rzeczowe. Jednocześnie występują starania o utrzymanie pozytywnej atmosfery, sprzyjającej budowaniu kompromisu. Obie strony zdają sobie sprawę z istotności dążeń zarówno własnych, jak i przeciwników, i konstruktywnie poszukują rozwiązania.

Idealnym rozwiązaniem w czasie negocjacji byłoby stosowanie rzeczowego stylu aktywno-współpracującego. Jest on bowiem najmocniej nastawiony na uzyskanie kompromisu i pewnych korzyści przez każdą ze stron, nie rezygnując przy tym z pozytywnej, serdecznej komunikacji. Nie zawsze jednak takie elementy negocjacji w firmie są możliwe - wszystko bowiem zależy od stojącego po drugiej stronie człowieka, na którego zachowanie tak naprawdę nie ma się żadnego wpływu.

Dlatego też stworzone zostały różnorodne techniki negocjacyjne, pozwalające wykorzystywać pewne sztuczki i zależności dla uzyskania pozytywnych wyników. Dzięki nim nawet negocjator preferujący styl miękki i pasywny będzie miał większe szanse w starciu z twardym przeciwnikiem. Co więcej - ich znajomość może także uchronić przed ewentualną próbą stosowania ich przez drugą stronę.

Pierwszy rodzaj popularnych technik opiera się na manipulowaniu czasem. Kiedy negocjator zorientuje się, że drugiej stronie zależy na jak najszybszym dojściu do porozumienia, może spróbować nieco przeciągnąć rozmowy. Szczegółowa analiza konkretnych elementów umowy i celowe wahanie może doprowadzić do ustępstw ze strony przeciwnika, który będzie chciał przyspieszyć podjęcie decyzji. Z drugiej strony, jeśli negocjacje zbytnio się przeciągają, warto ustalić ostateczny termin ich zakończenia - powołując się na ważne dla firmy powody. Dzięki temu druga strona również może wcześniej zadeklarować pewne ustępstwa, działając pod presją czasu.

W elementy negocjacji w firmie z założenia wpisany jest przymus ustępowania. Warto nauczyć się, jak umiejętnie stosować oddawanie części własnych korzyści na rzecz przeciwnika, aby w  rezultacie odnieść więcej korzyści, niż on. Odstępstwa od pierwotnie przedstawionych granic powinny być dokonywane z oporem, po długich pertraktacjach - zgodnie z zasadą, iż to co przychodzi trudniej jest bardziej wartościowe. Kiedy partner w końcu zdobędzie coś dla siebie, będzie czuł się znacznie bardziej usatysfakcjonowany. Takie zadowolenie niesie za sobą pozytywny skutek, jakim jest chęć odwdzięczenia się. Przeciwnik, któremu poszło się na rękę, nie chce mieć długu u drugiej strony. W tej zasadzie tkwi jednak niebezpieczeństwo - trzeba bowiem samemu uważać na pułapkę wdzięczności. Nie każde ustępstwo warte jest odwzajemnienia. Można także wyrobić sobie pewien kredyt ustępstw - zgadzając się na odejście od swoich przekonań w mniej istotnych kwestiach. Wtedy łatwiej będzie twardo obstawać przy swoim zdaniu, gdy negocjacje zaczną dotyczyć spraw naprawdę ważnych.

Jeśli chodzi o ustępstwa, skutecznym posunięciem jest wykorzystanie techniki, badającej skłonność do ustępstw drugiej strony. Najbardziej popularną metodą jest tzw. sytuacja hipotetyczna. Należy wtedy stworzyć zdanie “gdyby” - np. co by było, gdyby cenę obniżono o 30%. Odpowiedź drugiej strony powinna wtedy wskazać chociaż pobieżnie, jaka jest jej sytuacja i jakie ustępstwa będzie można w związku z tym uzyskać.

Podczas negocjacji warto także wykorzystywać, takie elementy negocjacji w firmie jak odwrotność ustępstw - czyli technikę wysokiego cenienia samego siebie. Ważne jest, aby pamiętać, że głównym celem negocjacji jest osiągnięcie tego, co zostało założone. Kompromis i podpisanie umowy ma służyć nadrzędnemu celowi, a nie być nim samym w sobie. Dlatego nie można wychodzić od zbyt niskich żądań. Ceniący się kontrahent, szef czy pracownik gwarantuje dbałość o interesy firmy, a co za tym idzie - dbałość o interesy tego, kto podpisze z nim umowę. Dlatego też warto pierwotne stanowisko określić na wysokim poziomie, choć oczywiście możliwym do przyjęcia dla partnera negocjacji. Nigdy nie powinno się także wyrażać zgody na pierwszą przedstawioną przez kontrahenta propozycję.

Powyższe techniki wskazują, jak można wykorzystać elementy negocjacji w firmie przy różnych okazjach. Poza nimi można także dodać pewne chwyty od siebie. Popularnym, choć nadal nie wszystkim znanym podejściem, jest taktyka złego i dobrego policjanta. Wykorzystywana często podczas przesłuchań policyjnych, może równie dobrze sprawdzić się podczas negocjacji w firmie. Niezbędna jest obecność dwóch przedstawicieli jednej strony. Pierwszy musi być twardym, nieugiętym konserwatystą, nie zgadzającym się na żadne ustępstwa. Dobrze, jeśli taka osoba dodatkowo potrafi grać osobę nieprzyjemną, zdystansowaną i chłodną. Na takim tle drugi negocjator - serdeczny, spokojny, zwracający uwagę na interesy drugiej strony, łagodzący groźnego kolegę wzbudzi znacznie większą przychylność i zaufanie. Co więcej, taka sytuacja może sprowokować drugą stronę do ustępstw - nie tylko dlatego, że takowe są czynione wobec niej. Negocjator zwracający uwagę na interesy drugiej strony, mimo że naraża się tym groźnemu koledze, wywołuje chęć odwdzięczenia się.