W obrocie gospodarczym faktura jest kluczowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji pomiędzy stronami. Służy ona nie tylko jako dowód sprzedaży, ale również jako podstawa do rozliczeń podatkowych i księgowych. Zdarza się jednak, że kontrahent odmawia przyjęcia faktury, co może powodować komplikacje zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. Sprawdź, co możesz zrobić w sytuacji, gdy nastąpi odmowa przyjęcia faktury przez kontrahenta.
Przyczyny odmowy przyjęcia faktury
Odmowa przyjęcia faktury przez kontrahenta może wynikać z różnych powodów, zarówno formalnych, jak i nieformalnych. W pierwszej kolejności zawsze warto ustalić i zweryfikować przyczynę odmowy przyjęcia faktury, aby należycie zarządzać sytuacją i podjąć odpowiednie działania.
Jednym z najczęstszych powodów odmowy przyjęcia faktury jest wystąpienie na niej błędów formalnych. Mogą to być:
- niewłaściwe dane nabywcy – błędne lub niepełne dane, takie jak nazwa firmy, adres, NIP, mogą prowadzić do problemów z zaksięgowaniem faktury przez kontrahenta;
- błędne dane dotyczące transakcji – np. niewłaściwa kwota, nieprawidłowo naliczony VAT, błędny opis towaru lub usługi;
- brak wymaganych elementów – pominięcie obowiązkowych elementów faktury, takich jak data sprzedaży, numer faktury czy oznaczenie strony transakcji.
Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje;
- imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE);
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Kolejną występującą w praktyce przyczyną odmowy przyjęcia faktury może być spór co do jakości lub zakresu wykonanej usługi czy dostarczonego towaru. Jeśli kontrahent uważa, że usługa nie została wykonana zgodnie z umową, nierzadko odmawia przyjęcia faktury, dopóki spór nie zostanie rozwiązany.
Zdarza się także, że odmowa przyjęcia faktury jest związana z problemami finansowymi kontrahenta. W takiej sytuacji odmowa może być próbą opóźnienia konieczności uregulowania zobowiązań. Tego rodzaju działanie może być próbą uniknięcia lub odsunięcia w czasie płatności.
Przykład 1.
Firma A, będąca dostawcą materiałów budowlanych, dostarcza firmie B, która zajmuje się generalnym wykonawstwem, zamówione materiały zgodnie z umową. Po dostawie firma A wystawia fakturę na uzgodnioną kwotę, zawierającą wszystkie niezbędne dane, w tym poprawne informacje o zamówionych towarach, cenach, stawkach VAT oraz terminie płatności. Faktura jest zgodna z umową, a dostarczone materiały spełniają wszystkie wymagania jakościowe określone w kontrakcie. Jednak firma B odmawia przyjęcia faktury, argumentując, że nie ma obecnie środków na uregulowanie zobowiązania i dlatego nie przyjmuje faktury do realizacji. Firma B twierdzi, że przyjęcie faktury oznaczałoby uznanie zobowiązania, którego nie jest w stanie w tej chwili spłacić, więc odmawia jej akceptacji. Nie ma ona prawa odmówić przyjęcia faktury tylko z powodu braku środków na zapłatę. Faktura jest dokumentem księgowym, który potwierdza realizację transakcji. Firma A może wysłać oficjalne wezwanie do zapłaty, a w ostateczności rozważyć podjęcie kroków prawnych w celu dochodzenia swoich praw.
Skutki odmowy przyjęcia faktury
Odmowa przyjęcia faktury może prowadzić do różnych konsekwencji prawnych i finansowych. Ważne jest, aby wystawca faktury zrozumiał, jakie skutki mogą wynikać z takiej sytuacji, zarówno dla jego przedsiębiorstwa, jak i dla kontrahenta.
Jeśli jednak transakcja nie została zrealizowana lub kontrahent odmówił przyjęcia faktury z powodu błędów, przedsiębiorca może wystawić fakturę korygującą. W takim przypadku konieczne jest odpowiednie udokumentowanie sytuacji, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi.
Odmowa przyjęcia faktury przez kontrahenta uniemożliwi także skorzystanie przez przedsiębiorcę z dochodzenia roszczeń z tytułu tej faktury w postępowaniu nakazowym na podstawie zaakceptowanej przez dłużnika faktury.
Jest to szczególny, szybki tryb postępowania. Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym wydaje się na wniosek powoda zgłoszony w pozwie.
Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem lub wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu. W obu przypadkach przedsiębiorca mógłby wykorzystać jako dowód pisemny dokument w postaci zaakceptowanej przez dłużnika faktury.
W przypadku gdy przedsiębiorca nie dysponuje zaakceptowaną fakturą, pozostaje mu dochodzenie roszczeń w innych trybach, w tym w postępowaniu upominawczym.
Co zrobić, gdy nastąpi odmowa przyjęcia faktury?
Jeżeli kontrahent odmawia przyjęcia faktury, przedsiębiorca powinien podjąć odpowiednie działania w celu rozwiązania sytuacji.
Pierwszym krokiem powinno być dokładne sprawdzenie treści faktury. Należy zweryfikować, czy nie ma na niej błędów formalnych, które mogłyby być przyczyną odmowy jej przyjęcia. Jeśli faktycznie doszło do błędu, który wymaga korekty, wystawca powinien niezwłocznie wystawić fakturę korygującą i dostarczyć ją kontrahentowi.
Jeżeli faktura jest prawidłowa, a kontrahent nadal odmawia jej przyjęcia, warto nawiązać bezpośredni kontakt w celu wyjaśnienia sytuacji. Rozmowa może pomóc w ustaleniu przyczyny odmowy oraz znalezieniu rozwiązania, które będzie satysfakcjonujące dla obu stron.
W przypadku gdy odmowa przyjęcia faktury wynika z niezadowolenia kontrahenta z wykonanej usługi lub dostarczonego towaru, warto podjąć rozmowy ugodowe. Przedsiębiorca może zaproponować np. obniżenie ceny, wykonanie dodatkowych prac lub innego rodzaju rekompensatę, aby uniknąć eskalacji konfliktu.
Jeżeli mimo podjętych działań kontrahent nie akceptuje faktury, należy wysłać do niego wezwanie do zapłaty. W takim piśmie trzeba jasno określić kwotę do zapłaty, odsetki, podstawę prawną, wyznaczyć dodatkowy termin na uregulowanie zaległości i określić konsekwencje nieuregulowania zobowiązań, w tym możliwość podjęcia kroków prawnych.
W ostateczności, jeżeli kontrahent nie przyjmuje faktury i nie reguluje zobowiązań, przedsiębiorca może podjąć kroki prawne w celu dochodzenia swoich praw. Może to obejmować złożenie pozwu o zapłatę lub wniosek o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym.
