Zamówione towary handlowe dotarły do mnie w grudniu, ale bez faktury. Została ona dosłana w styczniu. Dodam, że dostawca nie jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Co mam w takiej sytuacji zrobić i kiedy należy wykazać zakupiony towar od nievatowca w KPiR?
Andrzej, Brzeg
Zgodnie z zasadą ogólną faktury kosztowe księgowane są do KPiR w dacie wystawienia faktury. Warto jednak zauważyć, że sposób księgowania może różnić się w zależności od rodzaju przedmiotu zakupu w kontekście jego sposobu wykorzystania w prowadzonej działalności. W przypadku towarów handlowych nie ma znaczenia fakt posiadania faktury, ponieważ towary handlowe należy wykazać w KPiR w dniu ich otrzymania, najpóźniej w dniu przekazania ich do magazynu lub sprzedaży. Dlatego też zakupiony towar należy ująć w KPiR w grudniu.
Towar handlowy i materiały – definicja
W celu prawidłowego zaksięgowania kosztów konieczne jest w pierwszej kolejności ustalenie, czy dokonany zakup stanowi dla podatnika towar handlowy, materiał czy też pozostały koszt działalności. Koszty związane z towarami i materiałami podatnik powinien zaksięgować do kol. 10 KPiR, natomiast pozostałe wydatki w kol. 13 KPiR.
Definicje towaru i materiału można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na mocy § 3 ust. 1 lit. a ww. rozporządzenia towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym bądź produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej. Zgodnie z tą definicją towarem handlowym będzie każdy zakup, który przeznaczony będzie do odsprzedaży w niezmienionej postaci.
Przykład 1.
Pan Dominik prowadzi drogerię. Dokonał w hurtowni zakupu perfum, które będzie sprzedawał w prowadzonej działalności. Będą one stanowiły towar handlowy, gdyż zostaną odsprzedane klientowi w niezmienionej postaci. Dlatego też fakturę dokumentującą ich zakup należy wprowadzić w kol. 10 KPiR.
Pojęcie materiałów podstawowych reguluje § 3 ust. 1 lit. b rozporządzenia, zgodnie z którym materiałami podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Są nimi również materiały stanowiące część składową wyrobu lub ściśle z nim powiązane. Można zaliczyć do nich również opakowania, takie jak puszki czy butelki oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku np. transportery czy palety, pod warunkiem że opakowania te nie są uznawane za środki trwałe.
Do kol. 10 należy zaliczyć także materiały pomocnicze, które mimo tego, że nie są materiałami ściśle składającymi się na wyrób końcowy, zużywane są do jego wytworzenia i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.
Przykład 2.
Pan Marian prowadzi warsztat stolarski. Do swojej działalności zakupuje m.in. drewniane deski, gwoździe, kleje oraz narzędzia, takie jak np. młotek i piła. W jaki sposób powinien zakwalifikować powyższe wydatki?
Drewniane deski oraz gwoździe będą stanowiły materiały podstawowe, gdyż są głównymi składnikami wyrobu gotowego. Kleje natomiast będą materiałami pomocniczymi, z racji tego, że również zużywane są do wytworzenia wyrobu gotowego. Zakupione narzędzia, mimo że są wykorzystywane w procesie produkcji, nie stanowią części składowej wyrobu gotowego, zatem będą pozostałymi kosztami działalności. Materiały podstawowe oraz pomocnicze księgowane są w kol. 10 KPiR, natomiast pozostałe wydatki w kol. 13 KPiR.
Dokumentowanie kosztów w KPiR
Wydatek może zostać zaksięgowany do KPiR jako koszt podatkowy w sytuacji, w której spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu oraz został on prawidłowo udokumentowany dowodem księgowym, np. fakturą, fakturą VAT RR, rachunkiem lub dokumentem celnym. Dodatkowo, katalog dokumentów stanowiących dowód księgowy znajduje się również w § 12 rozporządzenia, zgodnie z którym zalicza się do nich:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- dowody wewnętrzne.
Mogłoby się wydawać, że w tej sytuacji zakupiony towar od nievatowca należałoby zaksięgować dopiero na podstawie otrzymanej faktury. Jednak należy wziąć pod uwagę kolejny aspekt rodzaju dokonanego zakupu, jakim jest towar przeznaczony do dalszej odsprzedaży.
Jak zaksięgować zakupiony towar od nievatowca bez faktury?
Wyjątek w sposobie księgowania kosztów stanowią towary przeznaczone do dalszej odsprzedaży. Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia zakupione materiały podstawowe oraz towary handlowe powinny być ujmowane w KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Oznacza to, że niezależnie od tego, kiedy podatnik otrzyma fakturę dokumentującą zakup towarów, ma obowiązek wykazania kosztu w kol. 10 KPiR niezwłocznie po otrzymaniu towaru. W takiej sytuacji podstawą wpisu do KPiR będzie szczegółowo sporządzony opis towaru, który powinien zawierać m.in.:
- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy;
- ilość i rodzaj zakupionego towaru handlowego;
- cenę jednostkową;
- wartość towaru handlowego;
- datę przyjęcia towaru;
- podpis osoby przyjmującej towar.
Jeżeli po otrzymaniu faktury okaże się, że wartość na fakturze różni się od sporządzonego opisu, przedsiębiorca będzie zobowiązany do dokonania korekt.
Nie ma tu również znaczenia fakt, czy zakupu towarów przedsiębiorca dokonał od podatnika czynnego czy zwolnionego. W obu przypadkach zachodzi obowiązek księgowania zakupionego towaru tuż po jego otrzymaniu, nawet w przypadku braku faktury.
Podsumowując, w sytuacji gdy towary handlowe lub materiały zostaną dostarczone przed otrzymaniem faktury dokumentującej ich zakup, konieczne jest wówczas stworzenie szczegółowego opisu i na jego podstawie wykazanie zakupu w kol. 10 KPiR niezwłocznie po otrzymaniu towaru. Nie ma znaczenia, czy zakupiono towar od nievatowca.
