Jedną z form wspierania pracowników jest wypłacanie świadczenia urlopowego. Na jego wypłatę mogą zdecydować się pracodawcy, którzy zatrudniają nie więcej niż 50 osób. Ta forma wypłaty świadczeń pieniężnych jest atrakcyjna, gdyż przy zachowaniu ustawowych kryteriów może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS. Jednym z tych warunków, jest wysokość świadczenia urlopowego, która nie może przekroczyć równowartości odpisu podstawowego na ZFŚS. Czy zmiana odpisu wpływa na wysokość świadczenia urlopowego?
Ustalenie wysokości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Pracodawca, który tworzy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, jest zobowiązany ustalić co roku wysokość odpisu, która uzależniona jest od przeciętnej liczby zatrudnionych osób. Chodzi o pracowników zatrudnionych na dzień 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty. Szczegółowe zasady tworzenia Funduszu zawarte są w Ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Zgodnie z art. 5 ustawy wysokość odpisu podstawowego na 1 zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Przeciętne wynagrodzenie jest ogłaszane przez Prezesa GUS w „Monitorze Polskim” do 20 lutego każdego roku.
W 2022 roku odpis na ZFŚS jest dokonywany na takim samym poziomie jak w ubiegłych latach, czyli na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w drugim półroczu 2019 roku, czyli kwoty 4434,58 zł, a 37,55 tej kwoty wynosi 1662,97 zł.
Odpis może być zwiększony w związku z zatrudnieniem pracowników:
- wykonujących prace w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze – o 50% przeciętnego wynagrodzenia – 2217,29 zł,
- młodocianych – o 5% w pierwszym roku nauki – o 221,73 zł, o 6% w drugim roku – 266,07 i o 7% w trzecim roku – 310,42 zł,
- w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – o 6,25% – 277,16 zł.
Odpis może zostać także zwiększony o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na byłego pracownika, który przeszedł na emeryturę lub rentę.
Wyżej wymienione sposoby tworzenia Funduszu nie dotyczą pracodawców działających na podstawie przepisów o szkołach wyższych oraz Karty Nauczyciela.
Ustalona wartość odpisu na ZFŚS jest przekazywana w 2 ratach na specjalnie utworzony rachunek ZFŚS:
- I rata do 31 maja danego roku – co najmniej 75% kwoty naliczonego odpisu,
- II rata do 30 września danego roku – pozostała kwota.
Jaki odpis będzie obowiązywał w 2023 roku?
W 2023 roku odpis na ZFŚS nie zmieni się i będzie taki sam jak w 2022 roku. Mówi o tym projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na 2023 rok przyjęty przez rząd 28 września 2022 roku.
Projekt zakłada „zamrożenie świadczeń socjalnych na poziomie ustawowym obowiązującym dla roku 2020. W przypadku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych podstawą naliczania odpisu będzie przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego – w wysokości 4434,58 zł”.
Kto wypłaca świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe mogą, zgodnie z art.3 ust 3 ustawy o ZFŚS, wypłacać pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mogą zwolnić się z tego obowiązku wówczas, gdy poinformują pracowników w pierwszym miesiącu danego roku o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego w sposób przyjęty u danego pracodawcy np. w formie pisemnej czy mailowej.
Zasady wypłacania świadczenia urlopowego
Świadczenie urlopowe jest wolne od składek ZUS pod warunkiem, że jest wypłacane zgodnie z Ustawą. Podstawowe zasady wypłacania świadczenia urlopowego są następujące:
- wykorzystanie przez pracownika 14 dni urlopu obejmujących 14 kolejnych dni kalendarzowych – wliczają się dni wolne od pracy,
- wypłata w ostatnim dniu przed rozpoczęciem korzystania przez pracownika z urlopu,
- wysokość świadczenia nie wyższa niż wysokość aktualnego odpisu na ZFŚS.
Pracodawca może wypłacić świadczenie w wysokości większej niż wysokość aktualnego odpisu na ZFŚS, ale od nadwyżki przekraczającej wysokość odpisu trzeba będzie opłacić składki ZUS.
Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom w równej wysokości i w związku z tym, że jest ono wypłacane ze środków pracodawcy, a nie ze środków ZFŚŚ przy jego wypłacie nie stosuje się kryteriów socjalnych – pracownicy nie muszą przedstawiać oświadczeń o dochodach oraz o swojej sytuacji życiowej czy rodzinnej.
Kwota świadczenia urlopowego jest natomiast zmniejszana w stosunku do wymiaru etatu pracownika. W odróżnieniu od dofinansowania do wypoczynku wypłacanego ze środków ZFŚS, tzw. wczasów pod gruszą świadczenie urlopowe należy się pracownikowi niezależnie od złożonego wniosku – pracownik nie musi o nie wnioskować.
Zmiana odpisu a wysokość świadczenia urlopowego
W sytuacji, gdy świadczenie urlopowe jest wypłacane w wysokości dokładnie takiej samej jak wysokość odpisu podstawowego, nasuwa się pytanie, czy po zmianie odpisu trzeba zmienić wysokość wypłacanego świadczenia urlopowego?
Taka sytuacja miała miejsce 23 października 2019 roku, gdyż w tym dniu weszła w życie Ustawa z dnia 11 września 2019 roku o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny. Ustawa zatem weszła w życie w październiku, a zmiana odpisu nastąpiła od sierpnia.
Przykład 1.
Pani Ewa prowadzi zakład produkcyjny i zatrudnia 48 osób. W regulaminie wynagradzania ustalono, że pracownikom, którzy korzystają z 14-dniowego urlopu, należy się świadczenie w wysokości aktualnego odpisu na ZFŚS. W sierpniu 2019 roku zwiększył się odpis na ZFŚS z 1229,30 zł na 1271,20 zł. Pracownicy za cały 2019 rok otrzymywali jednakową kwotę świadczenia w wysokości 1229,30 zł. Czy w związku ze zmianą odpisu pracownicy powinni otrzymać wyrównanie świadczenia urlopowego?
W związku z tym, że zmiana odpisu obowiązuje od sierpnia 2019 roku, o wysokości wypłacanego świadczenia decyduje data nabycia do niego prawa. Przypomnijmy, że świadczenie urlopowe pracownik otrzymuje w ostatnim dniu przed rozpoczęciem urlopu, zatem ci pracownicy, którzy korzystali z 14-dniowego urlopu do końca lipca 2019 roku, powinni otrzymać świadczenie urlopowe w kwocie 1229,30 zł. Natomiast pracownicy, którzy korzystali z 14-dniowego urlopu po 1 sierpnia 2019 roku, powinni otrzymać świadczenie urlopowe wg nowej stawki odpisu podstawowego na ZFŚS, czyli 1271,20 zł. Zatem pani Ewa powinna wypłacić wyrównanie świadczenia urlopowego jedynie tym pracownikom, którzy korzystali 14-dniowego urlopu po 1 sierpnia 2019 roku. Ci, którzy nie otrzymali wyrównania, mogą dochodzić jego wypłaty w ciągu 3 lat od dnia wymagalności roszczenia, czyli od dnia wejście w życie ustawy, tj. 23 października 2019 roku.
Reasumując, jeżeli wewnątrzzakładowe przepisy określają wysokość świadczenia urlopowego na poziomie aktualnego odpisu na ZFŚS, wówczas przy każdej zmianie wysokości zmienia się wysokość świadczenia. Zmiany te niekiedy obowiązują wstecz, jak miało to miejsce w 2019 roku i wówczas wypłacone już świadczenia należy wyrównać. W sytuacji, gdy zakładowe regulacje przewidują niższą, ale stałą kwotę świadczenia urlopowego, wówczas zmiany odpisu nie mają wpływu na jego wysokość.
