Zarządzanie środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych należy do uprawnień pracodawcy, dlatego w jego gestii znajduje się podejmowanie decyzji dotyczących tego Funduszu oraz celów, na jakie mogą być przeznaczone środki. Pracodawcy, określając wydatki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, które nie mieszczą się w pojęciu działalności socjalnej, narażają się na nałożenie grzywny w wysokości do 5000 zł.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - obowiązek tworzenia
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to środki finansowe gromadzone przez pracodawcę na osobnym rachunku bankowym w celu wykorzystania ich na wsparcie socjalne uprawnionych do tego pracowników. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników) oraz pozostałych, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniają min. 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Środki finansowe pochodzą z odpisów, których wysokość jest ściśle określona.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - zasady przeznaczania środków
Świadczenia z ZFŚS nie mogą być przez pracodawcę rozporządzane w dowolny sposób, ponieważ ściśle reguluje to ustawa.
Przede wszystkim zasady korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz warunki przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Należy pamiętać, że przyznawanie świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz ich wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. W takim wypadku pracodawca nie może wszystkim pracownikom przyznać świadczeń w takiej samej ilości i o takiej samej wartości. Zabronione jest również uzależnianie wypłacanych środków od rodzaju umowy, wymiar etatu, stażu pracy, oceny jakości pracy.
Sposób ustalania przyznania środków w oparciu o kryterium socjalne pracowników powinien być unormowany w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Działalność socjalna pracodawcy finansowana ze środków z Funduszu może być przeznaczona na rzecz:
-
różnych form wypoczynku (np. wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, wycieczki),
-
działalności kulturalno-oświatowej (zakup biletów wstępu na koncerty, do kina, teatru, opery, organizowanie imprez kulturalnych w zakładzie pracy itp.),
-
działalności sportowo-rekreacyjnej (karnety na basen, siłownię, organizowanie zawodów sportowych i gier, w których biorą udział pracownicy i ich rodziny, zakup sprzętu oraz wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni w firmie, pikniki, wynajem kortu tenisowego itp.),
-
opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego lub np. dofinansowywanie kosztów przedszkola, do którego chodzą dzieci pracownika),
-
udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (zapomogi, pomoc w razie zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci itp.),
-
zakupu bonów towarowych, talonów, kuponów czy też innych znaków, które upoważniają do wymiany na towary i usługi.
Osobami, które mogą starać się o przyznanie prawa do korzystania z ZFŚS, są:
-
pracownicy zatrudnieni w każdym wymiarze etatu oraz członkowie ich rodzin,
-
pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym,
-
emeryci i renciści - również byli pracownicy i ich rodziny,
-
członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach, jeżeli pozostawali na ich utrzymaniu,
-
osoby, którym zakład przyznał prawo do korzystania ze świadczeń Funduszu, np. pracownicy, którzy w danej chwili przebywają na urlopach bezpłatnych,
-
pracownicy młodociani, z którymi zakład zawarł umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego,
-
pracownicy, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej, tzw. chałupnicy.
Nie należy finansować ze środków ZFŚS wydatków takich jak:
-
świadczenia zdrowotne, opieka medyczna, szczepienia ochronne,
-
szkolenia, dokształcanie, podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
-
finansowanie dojazdów do pracy,
-
wydatki związane z obchodami jubileuszy zakładowych, wigilie firmowe,
-
ubezpieczenia na życie czy emerytalne,
-
wynagrodzenie pracowników obsługujących Fundusz,
-
zakup środków trwałych,
-
prowadzenie przyzakładowego żywienia zbiorowego, np. stołówki,
-
nagrody lub kwiaty okolicznościowe,
-
edukacja pracowników (bez względu na formę),
-
premie i nagrody.
Pracodawca powinien finansować powyższe świadczenia i usługi ze środków obrotowych firmy.
Podmioty, które wpływają na politykę socjalną
Katalog świadczeń socjalnych ustala się ze wszystkimi pracownikami przedsiębiorstwa bądź z ich wybranymi przedstawicielami w sytuacji, kiedy w firmie nie ma związków zawodowych
Ważną rolę w tworzeniu polityki socjalnej pełnią związki zawodowe. To z nimi pracodawca musi ustalić treść regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Zadania dotyczące tworzenia polityki socjalnej może on też scedować na komisję socjalną. Przepisy ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych nie przewidują organu pod nazwą komisja socjalna, zatem nie określają, w jakim zakresie ma działać komisja. Pracodawca może ją jednak powoływać w swoich przepisach wewnątrzzakładowych, a jej kompetencje ograniczają się do opiniowania i doradzania pracodawcy w sprawie polityki socjalnej. Mogą jednak zostać rozszerzone do realizacji zadań ustawy. Wówczas komisja staje się uprawniona do podejmowania decyzji w sprawie podziału środków Funduszu i udzielenia pomocy socjalnej.
