Poradnik Przedsiębiorcy

Wynagrodzenie pracowników w KPiR jak zaksięgować?

Przedsiębiorca zatrudniający osoby na umowę o pracę lub umowy cywilnoprawne jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia, a także naliczenia i odprowadzenia składek ZUS. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników w KPiR.

Jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników etatowych?

Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę ujmowane są w liście płac i wypłacane na ostatni dzień miesiąca, którego dotyczą lub na 10. dzień kolejnego miesiąca. W przypadku gdy zapłata lub postawienie do dyspozycji zostaną dokonane w powyższych terminach, wynagrodzenia brutto stanowią koszt na ostatni dzień miesiąca, którego dotyczą, co wynika z art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT.Art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT
Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55.
Wątpliwość często rodzi określenie “postawione do dyspozycji”. Dla celów podatkowych, czyli ustalenia momentu ujęcia wynagrodzeń w kosztach, oznacza to dzień stworzenia pracownikowi możliwości odbioru środków pieniężnych (np. z kasy firmy) lub faktycznego zejścia środków pieniężnych z konta pracodawcy, co potwierdza interpretacja indywidualna nr IPPB5/423-198/09-3/MB wydana 8 lipca 2009 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie:

(...) Czy „postawienie do dyspozycji” oznacza moment, w którym określone kwoty „zeszły” z konta bankowego zakładu pracy, czy też moment, w którym pracownik otrzymał wynagrodzenie na swoje konto bankowe. (...) Zdaniem wnioskodawcy, z art. 86 par. 1 i 3 kodeksu pracy wynika, że miejsce wypłaty wynagrodzeń wskazuje regulamin pracy oraz, że dokonuje się jej w formie pieniężnej, a obowiązek wypłaty wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż „do rąk pracownika„ jeżeli uprzednio pracownik wyraził: zgodę na piśmie. W sytuacji, gdy zakład pracy posiada wyrażone na piśmie zgody pracowników na przekazywanie wynagrodzeń na konta bankowe Spółka uważa, iż „postawienie do dyspozycji” oznacza moment, w którym środki „schodzą” z konta bankowego pracodawcy.W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe (...).Powyższa interpretacja została oparta jedynie na ustawach o podatku dochodowym. Natomiast zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zadbać, by 10. dnia kolejnego miesiąca pracownik mógł dysponować wypłatą, czyli w przypadku przelewu powinna znajdować się na jego rachunku bankowym. Zatem przelewów wynagrodzeń należy dokonywać odpowiednio wcześniej, by uniknąć kar grzywny z tytułu opóźnień, wymienionych w art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.Przykład 1.
Firma X wypłaciła wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę za październik 2017 r. 10 listopada (w tym dniu środki zeszły z konta bankowego firmy). Zatem jak zaksięgować płacę w KPiR?
W takim wypadku będzie ona stanowić koszt na 30 października, ujmowany na podstawie listy płac w kolumnie 12 KPiR – wynagrodzenie w gotówce i naturze.

W przypadku gdy pracodawca nie przekaże wynagrodzeń w obowiązującym terminie, maksymalnie do 10. dnia kolejnego miesiąca, należy wziąć pod uwagę art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT. Wskazuje on, że do kosztów podatkowych nie zalicza się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności m.in. z tytułu etatu. Będą one kosztem firmy dopiero w momencie faktycznej wypłaty (lub postawienia do dyspozycji).

Wynagrodzenie pracowników w KPiR do umów zlecenie i o dzieło

Popularną formą zatrudnienia jest również zawieranie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy o dzieło. W tym przypadku zasada księgowania wygląda nieco inaczej. Nie ma znaczenia, jakiego okresu dotyczy wypłacane wynagrodzenie, a tylko to kiedy zostało opłacone na podstawie wystawionego rachunku.

Przykład 2.
Firma Y zatrudnia zleceniobiorców i płacę z tytułu umowy zlecenie za październik 2017 r. wypłaciła 2 listopada 2017 r. Zatem jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników w KPiR?
Wynagrodzenie będzie stanowiło koszt firmowy w dniu wypłaty, na podstawie wystawionego rachunku. Księgowania dokonuje się w kolumnie 12 KPiR – wynagrodzenie w gotówce i naturze pod datą 2.11.2017.

W przypadku umów cywilnoprawnych należy mieć na uwadze, czy osoba wykonująca zlecenie lub o dzieło nie prowadzi równolegle działalności gospodarczej w tym samym zakresie. W takim wypadku osoba ta powinna wystawić za świadczone usługi fakturę (lub fakturę bez VAT), a wynagrodzenie będzie stanowić dla zleceniodawcy koszt w dacie wystawienia faktury. Księgowania dokonuje się w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki.

Termin ujęcia składek ZUS w kosztach

Składki ZUS finansowane przez pracownika, a więc zawierające się w kwocie brutto wynagrodzenia, ujmowane są w kosztach w KPiR na podstawie sporządzonej listy płac lub rachunku (w przypadku umów cywilnoprawnych). Księgowanie składek ZUS finansowanych bezpośrednio przez przedsiębiorcę zależne jest od terminu zapłaty, a także rodzaju umowy. Ujmuje się je w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki.

Składki ZUS z umowy o pracę w KPiR

Do momentu księgowania składek społecznych finansowanych przez przedsiębiorcę odnosi się art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT.Art. 22 ust 6bb ustawy o PIT
Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585, z późn. zm.), w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:
1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.
Ujęcie w kosztach składek społecznych naliczonych po stronie przedsiębiorcy zależne jest od terminu wypłaty wynagrodzeń i zapłaty tych składek do ZUS.
Przykłady:

  • wynagrodzenie pracowników za październik wypłacone 31 października, a składki ZUS do 15 listopada – składki społeczne będą kosztem października;
  • wynagrodzenie pracowników za październik wypłacone 31 października, a składki ZUS z opóźnieniem 16 listopada – składki społeczne będą stanowić koszt w dacie ich zapłaty, czyli 16 listopada;
  • wynagrodzenie pracowników za październik wypłacone 10 listopada, a składki ZUS 15 listopada – składki społeczne będą kosztem października;
  • wynagrodzenie pracowników za październik wypłacone 10 listopada, a składki ZUS 15 grudnia – składki społeczne będą stanowić koszt w dacie ich zapłaty, czyli 15 grudnia.

Jeżeli termin płatności składek ZUS przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu uważa się kolejny dzień po danym wolnym dniu / wolnych dniach. Natomiast przy uchybieniu ustawowego terminu i zapłacie z opóźnieniem składki społeczne trafiają do kosztów w dacie ich zapłaty.

Przykład 3.
Wynagrodzenie pracowników za październik zostało wypłacone 31 października, a składki społeczne zostały opłacone 17 listopada, jako że 15 listopada przypadał w sobotę. W takim wypadku składki społeczne będzie można zaliczyć do kosztów w październiku.

Składki ZUS z umowy zlecenie w KPiR

W przypadku zleceniobiorców składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika, czyli przedsiębiorcę, stanowią koszt firmowy w dacie ich wpłaty. W tym wypadku należy uwzględnić art. 23 ust. 55 ustawy o PIT, a co za tym idzie koszt podatkowy powstaje z chwilą faktycznego dokonania zapłaty do ZUS-u. Nie ma przy tym znaczenia jakiego okresu dotyczy rachunek do umowy cywilnoprawnej.Umowy o dzieło nie stanowią podstawy do oskładkowania, stąd przy nich problem księgowania składek ZUS nie wystąpi.Przykład 4.
Firma X wypłaciła zleceniobiorcy 31 października wynagrodzenie za usługi świadczone w październiku. Związane z daną umową składki społeczne zostały zapłacone do ZUS-u 15 listopada. W takim wypadku składki te będą podlegać ujęciu w kosztach w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki, pod datą 15 listopada.

Jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników w KPiR w serwisie wFirma.pl?

Wynagrodzenia z umów o pracę księgowane są automatycznie na podstawie utworzonej listy płac. W celu wygenerowania listy płac należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE, gdzie z menu należy wybrać opcję Dodaj listę płac. W otwartym oknie należy wskazać:

  • jakiego okresu dotyczy wypłata,
  • faktyczny termin wypłaty wynagrodzeń,
  • czy lista płac ma zostać wygenerowana dla wszystkich, czy tylko poszczególnych pracowników.

System dane te uzupełnia automatycznie, a w razie potrzeby można je zmodyfikować.
wynagrodzenie pracowników w kpirNa podstawie wybranego okresu i faktycznej daty zapłaty serwis wFirma.pl dokonuje automatycznego księgowaniu kosztu do odpowiedniego miesiąca w kolumnie 12 KPiR. Zapis widoczny jest w zakładce EWIDENCJE » KPiR
wynagrodzenie pracowników w kpir
Wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych (zlecenie czy o dzieło) księgowane są natomiast na podstawie wystawionych rachunków. W celu utworzenia rachunku do wybranej umowy należy przejść do zakładki KADRY » RACHUNKI i z menu wybrać opcję Dodaj rachunek. W wyświetlonym oknie należy zaznaczyć daną umowę i kliknąć na przycisk Dodaj wybrane pozycje.

wynagrodzenie pracownikówW kolejnym oknie należy wskazać:

  • datę faktycznej wypłaty,
  • datę wystawienia,
  • kwotę,
  • oraz godziny pracy.

System dane te uzupełni samodzielnie, a w razie potrzeby można dokonać ich modyfikacji.

Wynagrodzenie pracowników w systemie wfirma.plRachunek zostanie automatycznie zaksięgowany do kolumny 12 KPiR, zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia.