Pełnomocnictwo pocztowe - sposób na odbiór przesyłek w razie wyjazdu

Jeśli listonosz nikogo nie zastanie pod wskazanym na przesyłce adresem, zostawi w skrzynce awizo. Przesyłkę trzeba będzie odebrać na poczcie. Problem pojawia się, gdy zbiegnie się to z wyjazdem  adresata. Pełnomocnictwo pocztowe to w takiej sytuacji najlepsze rozwiązanie. Pozwala odebrać przesyłkę upoważnionej w niej osobie, bez względu na rodzaj przesyłki i to, gdzie taki pełnomocnik mieszka.

Dlaczego odebranie przesyłki jest tak ważne?

Jeśli w skrzynce pocztowej listonosz zostawił awizo, to po odbiór przesyłki trzeba się udać na pocztę, we wskazanym w awizo terminie (z reguły jest to wliczając 1. i 2. awizo - 14 dni). Nieodebranie przesyłki może wywołać negatywne skutki, bo przesyłka i tak będzie traktowana jako doręczona. Jeśli była to przesyłka z sądu czy urzędu, jej nieodebranie może mieć negatywny wpływ na sprawę - może np. uciec wskazany w niej termin. Warto o tym pamiętać np. planując dłuższy urlop i zabezpieczyć się na wypadek, gdyby w jego trakcie listonosz pozostawił awizo. Jeśli termin odbioru przesyłki upływa przed powrotem adresata z urlopu, rozwiązaniem będzie pełnomocnictwo pocztowe.

Problem z odbiorem przesyłek na poczcie

Jeśli do placówki pocztowej z awizo zjawi się ktoś z domowników adresata, mających ten sam adres w dowodzie osobistym, to nie będzie problemu z odebraniem większości przesyłek. Zostaną one wydane. Problem pojawi się, gdy trzeba będzie odebrać przesyłki sądowe. Pracownik poczty nie wyda ich na podstawie awiza domownikowi, a tym bardziej innej osobie. Nic nie pomoże też napisanie przez adresata “zwykłego”  pełnomocnictwa dla innej osoby i pojawienie się na poczcie tej osoby z dokumentem pełnomocnictwa. Pracownicy poczty będą oczekiwać w takiej sytuacji specjalnego pełnomocnictwa, jakim jest pełnomocnictwo pocztowe.

Przykład 1.

Pani Jolanta otrzymała z sądu wezwanie na rozprawę. Listonosz nikogo nie zastał w mieszkaniu, w związku z czym sporządził awizo i wrzucił je do skrzynki. Po odbiór awizo na poczcie zjawił się mąż pani Jolanty. Czy pracownik poczty wyda list mężowi pani Jolanty?

Nie, pracownik poczty nie wyda przesyłki mężowi pani Jolanty ze względu na to, że pani Jolanta nie udzieliła swojemu mężowi pełnomocnictwa pocztowego.

Pełnomocnictwo pocztowe - jak go udzielić?

Żeby udzielić pełnomocnictwa pocztowego innej osobie, osoba udzielająca pełnomocnictwa musi się osobiście udać do placówki pocztowej. Wynika to z tego, że pełnomocnictwo pocztowe należy podpisać w obecności pracownika poczty. Nie jest natomiast potrzebna obecność osoby, która będzie pełnomocnikiem - niezbędne są tylko jej dane do wpisania w treści pełnomocnictwa. Te dane to imię, nazwisko, rodzaj i numer dokumenty stwierdzającego tożsamość (np. dowodu osobistego).

Pełnomocnictwo pocztowe może zostać udzielone na czas określony albo do odwołania - to drugie rozwiązanie jest wygodniejsze, jeśli pełnomocnictwo udzielane jest zaufanej osobie.

W treści pełnomocnictwa można zaznaczyć, jakiego rodzaju przesyłek ono dotyczy (np. przesyłek poleconych, paczek pocztowych, przekazów pocztowych).

Wskazuje się też, jakiego adresu dotyczy pełnomocnictwo pocztowe  - pełnomocnik będzie mógł odebrać tylko przesyłki nadane na ten adres. Jeśli więc adresów jest kilka (np. domowy i biura), trzeba zadbać o odrębne pełnomocnictwo pocztowe dla każdego z tych adresów.

Odbiór korespondencji przez pełnomocnika

Oryginał pełnomocnictwa pocztowego zostaje w placówce pocztowej. Można poprosić o zrobienie jego kopii dla pełnomocnika. Do odbioru przesyłek nie będzie ona jednak potrzebna. Pełnomocnik chcąc odebrać przesyłki powinien poinformować pracownika poczty o udzielonym mu pełnomocnictwie pocztowym. Pracownik poczty powinien sprawdzić w wykazie, czy takie pełnomocnictwo pocztowe faktycznie zostało udzielone.

Przesyłka nieodebrana w terminie - kto był nadawcą?

Jeśli nikt nie odebrał przesyłki i minął już termin do jej odbioru, poczta zwraca ją do nadawcy. Warto jak najszybciej ustalić, kto nadał przesyłkę i skontaktować się z nadawcą.

Jak ustalić, kto nadał przesyłkę? Takie dane można uzyskać na poczcie, po podaniu numeru przesyłki. Nie można ich natomiast uzyskać samodzielnie, przez Internet, po podaniu numeru przesyłki - bo w bazie na stronie internetowej Poczty Polskiej znajduje się tylko informacja o poczcie nadania, a nie o tym, kto był nadawcą.

Co zrobić po ustaleniu nadawcy?

Jeśli już wiemy, kto był nadawcą nieodebranej przesyłki, należy się z nim skontaktować i ustalić, co przesyłka zawierała i ewentualnie poprosić o ponowne jej wysłanie.

Co jeśli nieodebrana przesyłka została wysłana z sądu lub urzędu? Nie ma co liczyć na to, że zostanie ponownie włożona do koperty i wysłana. Z punktu widzenia procedur administracyjnych i sądowych, jest ona traktowana tak, jakby została skutecznie doręczona z momentem upływu terminu wskazanego w awizo. Jest to tzw. fikcja doręczenia. Konsekwencje mogą być poważne. Jeśli np. nieodebrana przesyłka z sądu zawierała nakaz zapłaty na kwotę 100.000 zł, to biegnie już 14 - dniowy termin na zaskarżenie nakazu zapłaty. Analogicznie wygląda sprawa z innymi terminami wskazanymi w nieodebranych pismach - terminy te  już biegną, mimo, że adresat fizycznie przesyłką nie dysponuje. Należy więc przed upływem terminu udać się do sądu czy urzędu i z akt sprawy “wydobyć” przesyłkę, tak, żeby zapoznać się z jej treścią.

Przesyłki sądowe - inne zasady

Przesyłki sądowe są wydawane w szczególnym trybie. Komu można  wydać przesyłkę sądową nadawaną w postępowaniu cywilnym i karnym? Przepisy o doręczeniach korespondencji sądowej, zawarte w Kodeksie postępowania cywilnego, Kodeksie postępowania karnego oraz rozporządzeniach wykonawczych do nich, są przepisami szczególnymi do przepisów ustawy - Prawo pocztowe i mają nad nimi pierwszeństwo. Prawo pocztowe dopuszcza wydanie przesyłki w placówce pełnomocnikowi adresata upoważnionemu na podstawie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych lub na podstawie pełnomocnictwa pocztowego. Ale już przepisy o doręczeniach w postępowaniu karnym i cywilnym przewidują inne rozwiązania. Poniżej wskazujemy zasady w tym zakresie dla postępowania karnego i cywilnego.

W postępowaniu karnym awizowaną przesyłkę może odebrać tylko adresat lub jego przedstawiciel ustawowy (najczęściej rodzic lub opiekun prawny małoletniego, opiekun osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie). Jeśli adresatem jest adwokat lub radca prawny, przesyłke na poczcie można wydać osobie przez niego upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa pocztowego. Innym osobom nie można udzielić pełnomocnictwa pocztowego do odbioru pzesyłek w postępowaniu karnym.

W postępowaniu cywilnym awizowaną przesyłkę może odebrać, oprócz adresata, osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa pocztowego, a w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – osoba uprawniona do reprezentacji adresata przed sądem lub upoważniony pracownik. Wynika to z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym oraz z art. 139 § 1¹Kodeksu postępowania cywilnego. Oznacza to ,,że w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych (np. kancelarii prawnych), aby pracownik lub inna niż adresat osoba mogła odebrać awizowaną przesyłkę za adresata – musi mieć pełnomocnictwo pocztowe. 

Od 29 sierpnia 2019 r. możliwy będzie odbiór awizo również przez przedstawiciela ustawowego adresata (czyli np. odbiór przesyłki zaadresowanej do osoby ubezwłasnowolnionej przez jej opiekuna ustanowionego przez sąd).