Praca zdalna – jakie zmiany czekają pracodawców?

Jeszcze kilka lat temu zarówno wielu pracowników, jak i pracodawców nie wyobrażało sobie wykonywania obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy. Wszystko zmieniło się wraz z nadejściem COVID-19, kiedy praca zdalna zaczęła być rekomendowana w przeważającej mierze branż, nie wyłączając organów administracji publicznej. Mimo że minęło już ponad dwa lata od początku pandemii, to praca zdalna nadal nie została uregulowana w Kodeksie pracy. W niedługim czasie może się to zmienić, a to za sprawą prac nad projektem zmian Kodeksu pracy obejmującym także wprowadzenie do niego pracy zdalnej.

W niniejszym artykule zostaną przedstawione informacje o planowanych rozwiązaniach prawnych związanych z pracą zdalną, albowiem pracodawcy już powinni się do nich przygotować, zważywszy na pojawiające się w mediach informacje o możliwych kolejnych falach pandemii.

Definicja pracy zdalnej i zasady jej wykonywania

W myśl proponowanych rozwiązań pracę zdalną będzie można wykonywać całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Praca zdalna będzie przede wszystkim realizowana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Strony stosunku pracy będą mogły uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Inicjatywa co do realizacji obowiązków zawodowych w formie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia może pochodzić od pracodawcy albo od pracownika. Przy czym pracownik będzie zobowiązany złożyć wniosek o wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej w następujących wypadkach: a) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu b) lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca ma mieć przyznane uprawnienie umożliwiające mu cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie, ale będzie musiał to zrobić z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.

Zmiana warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiająca wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagać powiadomienia pracodawcy, który zobowiązany będzie cofnąć polecenie realizowania pracy w tym trybie.

Zobacz też:

Praca zdalna a podwyższone koszty uzyskania przychodu

Obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej

Pracodawcy będą musieli liczyć się z uwzględnieniem wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy w przypadku:

pracownicy w ciąży,
pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym

– posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

a także pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W takich sytuacjach pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków jej realizowania przez pracownika, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie obowiązany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia przez niego wniosku.

Uregulowanie zasad pracy zdalnej przez pracodawcę

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna – wówczas w porozumieniu między nimi a pracodawcą. Gdy uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie będzie możliwe, pracodawca będzie zobligowany zrobić to z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Kiedy jednak w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do jego zawarcia w powyższym trybie, wówczas pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Oczywistym jest, że nie we wszystkich firmach działają zakładowe organizacje związkowe, dlatego też w takim przypadku pracodawca będzie określać zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Zawierając porozumienie bądź regulaminy dotyczące pracy zdalnej, konieczne będzie określenie m.in. grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, a także następujących zasad: pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną; ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu; porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych; instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Zgodnie z planowanymi regulacjami wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe również wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. Pracodawca w takich sytuacjach będzie określać zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu jej wykonywania lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Rezygnacja z pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy

Po przejściu do pracy zdalnej z inicjatywy którejkolwiek ze stron stosunku pracy mogą one wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków jej realizowania. Strony stosunku pracy w takiej sytuacji ustalają termin, od którego to nastąpi, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Gdyby jednak strony nie doszły do porozumienia w sprawie przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, dzieje się to w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku o przywrócenie poprzednich warunków świadczenia pracy.

Wystąpienie z wnioskiem zarówno o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, jak i jej zaprzestanie, nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Zapewnienie warunków wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych – niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrywa niezbędne koszty związane z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Ponadto pracodawca będzie zobligowany do zagwarantowania pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do realizowania obowiązków służbowych.

Pracodawca będzie musiał pokryć także inne koszty, jeżeli zostało to uregulowane w porozumieniu, regulaminie bądź poleceniu.

Pracodawca i pracownik będą mieli możliwość ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, których nie zapewnia pracodawca. Dodatkowo w takim przypadku pracownikowi przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Zgodnie z projektem zmian Kodeksu pracy obowiązek pokrycia kosztów związanych z zagwarantowaniem materiałów i narzędzi do pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Ustalając ekwiwalent albo ryczałt, konieczne będzie uwzględnienie zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cen rynkowych tego materiału, a także norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych.

Nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych: zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.

Ochrona danych osobowych a praca zdalna

Pracodawca będzie musiał określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby realizacji pracy zdalnej oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną będzie miał obowiązek potwierdzenia zaznajomienia się z procedurami i będzie zobligowany do ich przestrzegania.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawcy będzie też przysługiwać uprawnienie do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie, poleceniu.

Kontrola będzie realizowana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w jego godzinach pracy. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Stwierdzenie uchybień co do wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji będzie skutkowało zobowiązaniem pracownika do ich wyeliminowania we wskazanym terminie albo cofnięciem zgody pracodawcy na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik wróci do pracy w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być dyskryminowany i traktowany gorzej niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pracodawca będzie musiał umożliwić przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Kiedy praca zdalna nie będzie mogła być stosowana?

Praca zdalna nie znajdzie zastosowania w przypadku następujących rodzajów prac:

1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie.

Ocena ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną

Oceniając ryzyko zawodowe pracownika wykonującego pracę zdalną, trzeba będzie uwzględniać w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną pracodawca będzie musiał opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do zrealizowania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej będzie potwierdzać zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz że zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej możliwe będzie po złożeniu przez niego oświadczenia – w postaci papierowej lub elektronicznej – zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Postępowanie w przypadku wypadku przy pracy zdalnej

W razie wypadku przy pracy pracownika pracującego zdalnie będą znajdować zastosowanie ogólne przepisy dotyczące wypadków przy pracy.

Przy czym przepisy mają przewidywać rozwiązanie, iż oględziny miejsca wypadku dokonywane będą po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika – w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie może uzgodnić tego terminu – i członków zespołu powypadkowego.

Zespół powypadkowy będzie miał możliwość odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Okazjonalna praca zdalna

Przewidziano również możliwość okazjonalnej pracy zdalnej. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie na wniosek pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej – w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W takim wypadku kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Regulacje odnoszące się do pracy zdalnej ujednolicą dotychczasową praktykę pracodawców w tym zakresie. Są one dosyć szczegółowe i z reguły nie powinny budzić wątpliwości, jednak jak będzie to wyglądało ostatecznie w praktyce, okaże się po wejściu w życie zmian Kodeksu pracy.

Polecamy:

Zmiana formy opodatkowania – analiza opłacalności