Poprawne wskazanie miejsca wykonywania pracy jest jednym z obowiązkowych elementów każdej umowy o pracę. Zatrudniony musi dokładnie wiedzieć, gdzie powinien świadczyć swoją pracę. Jednak co jeśli ma ona charakter zdalny? Jak wówczas określić miejsce wykonywania pracy zdalnej? O tym piszemy w artykule.
Czym jest miejsce wykonywania pracy?
Miejsce świadczenia pracy to w skrócie oznaczony punkt, w którym pracownik jest zobowiązany do wykonywania swoich zawodowych obowiązków. Miejsce pracy nie musi być stałe, szczególnie gdy pracownik bardzo często wykonuje swoje zadania poza główną siedzibą firmy. Dotyczy to przede wszystkim kierowców, przedstawicieli handlowych, a także innych osób, które często odbywają wyjazdy delegacyjne.
Obowiązek wskazania miejsca pracy w umowie o pracę wynika wprost z art. 29 §1 pkt 2 Kodeksu pracy. Tak naprawdę pracodawca może określić stałe, jak również ruchome miejsce pracy dla każdego swojego pracownika z osobna. Pamiętajmy jednak, aby było ono dokładnie wskazane w zawartej umowie.
„Zapisy w umowach o pracę winny wskazywać ruchome miejsca pracy, np. budowy realizowane przez pracodawcę na wskazanym terenie. W tym przypadku określenie obszaru nie oznacza wskazania miejsca pracy, lecz ogranicza obszarowo możliwość wyznaczenia ruchomego (zmiennego) miejsca pracy. W razie takiego umownego określenia miejsca pracy pracownik przebywa w podróży służbowej wówczas, gdy w celu wykonania krótkotrwałego zadania opuszcza miejscowość stanowiącą jego aktualne, stałe miejsce pracy (miejsce, gdzie realizowana jest budowa, na której świadczy pracę), a także wtedy, gdy pracodawca poleci mu świadczyć pracę (wyznaczy ruchome, zmienne miejsce pracy) poza umówionym obszarem geograficznym”.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej
Pojęcie pracy zdalnej zyskało na popularności dzięki ograniczeniom wprowadzonym wskutek pojawienia się pandemii koronawirusa. Praca tego rodzaju stała się na tyle rozpoznawalna i stosowana, że w 2023 roku ma na stałe pojawić się w przepisach kp. Z pracą zdalną wiąże się jednak pewien kłopot, jeśli chodzi o poprawne określenie miejsca jej wykonywania.
Wiemy już, że oznaczenie miejsca pracy należy do obligatoryjnych elementów każdej umowy o pracę. Forma, czas i tryb wykonywania pracy nie ma znaczenia, jeśli chodzi o odstępstwa od tej zasady. Jeśli strony stosunku pracy zechcą zawrzeć umowę dotyczącą pracy zdalnej, to określenie miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych i tak będzie musiało zostać zawarte w umowie o pracę.
Przez pracę zdalną powinniśmy rozumieć pracę wykonywaną okresowo w ramach stosunku pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Szykowana nowelizacja kp ma wprowadzić w tym zakresie pewne znaczące odstępstwo, a mianowicie dopuścić do powstania stałej pracy zdalnej. Niezależnie od tego praca zdalna musi mieć określone miejsce wykonywania obowiązków przez zatrudnionego.
Miejscem pracy zdalnej nie będzie z pewnością główna siedziba firmy pracodawcy ani jej oddziały lub filie. W takich przypadkach nie mówimy bowiem o pracy w trybie zdalnym, lecz pracy w standardowych warunkach. Ustawodawca wskazuje jako główne miejsce pracy zdalnej miejsce zamieszkania pracownika. Pamiętajmy, że takiego miejsca nie możemy utożsamiać z miejsce zameldowania danej osoby, ponieważ w praktyce mogą to być 2 całkowicie różne obszary. Przepisy pozwalają na stosowanie innych zasad niż te wskazane przez ustawodawcę, co oznacza, że strony stosunku pracy mogą opisać miejsce pracy zdalnej wedle swojej woli – można przy tym zrobić to zarówno w sposób ogólny, jak i szczegółowy. Poniżej prezentujemy kilka przykładów zapisów umownych dotyczących określenia miejsca wykonywania pracy zdalnej.
Przykład 1.
Miejscem wykonywania pracy jest każdorazowe miejsce zamieszkania pracownika.
Przykład 2.
Miejscem wykonywania pracy jest dowolne miejsce obrane przez pracownika pod warunkiem, że nie jest to siedziba lub oddział pracodawcy.
Przykład 3.
Miejscem wykonywania pracy jest dowolne miejsce obrane przez pracownika pod warunkiem, że zostanie zaakceptowane przez pracodawcę.
Przykład 4.
Miejscem wykonywania pracy jest siedziba pracodawcy, przy czym pracownik może raz w tygodniu świadczyć swoje obowiązki z miejsca swojego zamieszkania. Wybór dnia wykonywania pracy zdalnej musi być zgłoszony pracodawcy na piśmie.
Przykład 5.
Miejscem wykonywania pracy jest każdorazowe miejsce zamieszkania pracownika pod warunkiem, że miejsce to znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polski.
Przykład 6.
Miejscem wykonywania pracy jest każdorazowe miejsce zamieszkania pracownika, także poza granicami Rzeczypospolitej Polski. W przypadku gdy pracownik zamierza świadczyć pracę za granicą, niezbędne jest uprzednie powiadomienie pracodawcy o tym fakcie.
Określenie miejsca pracy zdalnej
Okazuje się, że poprawne oznaczenie miejsca wykonywania pracy zdalnej może mieć istotne znaczenie, głównie w zakresie podatkowym. W przypadku gdy strony stosunku pracy pozwalają, aby zatrudniony realizował swoje obowiązki z dowolnego miejsca na świecie, istotna może okazać się procedura legalizacji pobytu lub zmiana rezydencji podatkowej. To z kolei wiąże się z koniecznością przejścia przez odpowiednie procedury prawne obowiązujące w kraju, w którym pracownik ma wykonywać swoje obowiązki zawodowe.
Nowelizacja kp wprowadzi zasadę, zgodnie z którą miejsce pracy zdalnej musi zostać zaakceptowane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że zatrudniony nie może wykonywać swoich obowiązków z dowolnie obranego miejsca na świecie. Nie może tego robić wbrew woli pracodawcy, ponieważ wiąże się to z odpowiedzialnością pracowniczą.
Przykład 7.
Pan Jan pracuje w formie zdalnej, a w zawartej umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy wskazane zostało jego stałe miejsce zamieszkania. Pracownik we wrześniu 2022 roku musiał wyjechać na kilka dni do swojej rodziny na drugi koniec Polski, nie poinformował jednak o tym swojego pracodawcy ani nie wziął w tym celu żadnego urlopu. Pan Jan wykonywał swoje obowiązki firmowe bez przerwy, jednak z innego miejsca niż zostało to wskazane w umowie. W takiej sytuacji, jeśli pracodawca dowie się, że pan Jan pracował zdalnie poza miejscem swojego zamieszkania, może zdecydować o pociągnięciu go do odpowiedzialności pracowniczej – może np. zastosować karę porządkową. Pracodawca może oczywiście nie stosować żadnej kary.
Okazuje się, że nowe przepisy prawa pracy dopuszczają stosowanie zmian, jeśli chodzi o wskazanie miejsca wykonywania pracy zdalnej. To od stron stosunku pracy zależy, jak często takie zmiany będą się pojawiać, oraz czy będą w ogóle dopuszczalne i w jakiej formie powinny następować.
Przykład 8.
Pani Karolina pracuje zdalnie, przy czym w zawartej umowie znajduje się zapis, że powinna ona wykonywać swoje obowiązki z aktualnego miejsca zamieszkania. Pracodawca dopuścił możliwość zmiany miejsca pracy zdalnej kobiety na inne dowolnie przez nią obrane, jednak każdorazowo będzie to wymagało poinformowania pracodawcy na piśmie oraz jego pełnej zgody. W tym przypadku pani Karolina, chcąc zmienić miejsce wykonywania pracy zdalnej, będzie musiała wystąpić z wnioskiem o zmianę (czasową lub stałą) danego miejsca i dopiero po uzyskaniu pisemnej zgody przełożonego zyska możliwość zmiany dotychczasowego miejsca swojej pracy.
Podsumowanie
Miejsce wykonywania pracy zdalnej powinno zostać dokładnie oznaczone w umowie o pracę – nie ma przy tym znaczenia, czy praca zdalna jest wykonywana czasowo, czy też na stałe. Opis miejsca pracy zdalnej należy do stron stosunku pracy, przy czym może być zarówno ogólny, jak i bardzo szczegółowy. Pracodawca musi zaakceptować miejsce wykonywania pracy zdalnej, a więc pracownik nie może świadczyć swoich obowiązków bez uprzedniego poinformowania o tym swojego przełożonego. Miejsce pracy zdalnej może być zmieniane zgodnie z zasadami przyjętymi w ramach danego stosunku pracy.
