Zdarzają się sytuacje, że rolnik podlegający ubezpieczeniu w ramach Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), który nie prowadzi działalności gospodarczej, potrzebuje wsparcia przy prowadzeniu gospodarstwa rolnego, zwłaszcza w czasie okresowych prac rolnych. W takim przypadku może zaistnieć konieczność zatrudnienia dodatkowych osób. Pracownik zatrudniony przez rolnika rodzi obowiązki ZUS po stronie rolnika. Jakie pozostałe obowiązki ciążą na rolniku, który zatrudnia pracownika? Więcej na ten temat poniżej w artykule.
Obowiązki rolnika związane z zatrudnieniem pracownika na podstawie umowy o pracę
W pewnych sytuacjach, szczególnie przy okresowym spiętrzeniu prac w gospodarstwie rolnym, rolnik będzie zmuszony poszukać wsparcia innych osób w prowadzeniu gospodarstwa rolnego.
Przykład 1.
Rolnik objęty ubezpieczeniem w KRUS-ie prowadzi gospodarstwo rolne. W okresie najbliższych miesięcy będzie on potrzebował pomocy przy pracach w tym gospodarstwie. Rolnikowi zależy na tym, aby miał możliwość wydawania poleceń zatrudnionej osobie i stabilnej, regularnej pracy w określonym czasie. W związku z tym chciałby zatrudnić pracownika na podstawie umowy o pracę. Jakie warunki muszą być spełnione w takim przypadku?
Rolnik podlegający ubezpieczeniu w KRUS-ie i nieprowadzący działalności gospodarczej może skorzystać z pomocy innych osób przy prowadzeniu gospodarstwa rolnego, przy czym dopuszczalne jest zawarcie z takimi osobami zarówno umów cywilnoprawnych, jak i umów pracowniczych. Jak wspomniano wyżej, rolnikowi zależy na stałym, systematycznym zatrudnieniu, wobec czego preferowaną formą w tym przypadku będzie zawarcie umowy o pracę.
Umowa o pracę stanowi dopuszczalną formę zatrudniania przy pracach w gospodarstwie rolnym, w tym przy pracach o charakterze okresowym (wówczas najczęściej stosowana jest terminowa umowa o pracę).
Oznacza to zatem, że stosownie do przepisów kp rolnik-pracodawca jest obowiązany m.in.:
- skierować zatrudnionego, przed dopuszczeniem do pracy, na wstępne badania profilaktyczne, stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania obowiązków na stanowisku wskazanym przez rolnika;
- przeprowadzić szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy — zarówno ogólne, jak i stanowiskowe;
- zawrzeć umowę o pracę zawierającą informacje dotyczące:
- rodzaju umowy o pracę (na czas nieokreślony, umowa terminowa),
- stron stosunku pracy,
- daty zawarcia,
- określenia stanowiska pracy,
- wymiaru czasu pracy,
- ustaleń w zakresie wynagrodzenia,
- terminu płatności wynagrodzenia;
- przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia – w zakresie wynikającym z przepisów kp;
- założyć indywidualną dokumentację dla zatrudnionego pracownika.
Pracownik zatrudniony przez rolnika - zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych
Kolejnym obowiązkiem rolnika, który zdecydował się na zatrudnienie pracownika, jest zgłoszenie takiej osoby w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). W celu dokonania wspomnianego zgłoszenia rolnik-pracodawca wykorzystuje dokumenty zgłoszeniowe według wzorów określonych w przepisach Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 roku w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów, zwanego dalej „rozporządzeniem”.
Rolnik dokonuje zgłoszenia zatrudnionej osoby za pośrednictwem:
- druku ZUS ZUA — jeżeli pracownik podlega pełnym ubezpieczeniom (społecznym i zdrowotnym),
- druku ZUS ZZA — jeżeli zgłaszana osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Zgłoszenie pracownika do ZUS-u należy przekazać w terminie 7 dni od chwili zawarcia umowy o pracę.
Przykład 2.
Rolnik zatrudnił pracownika na podstawie umowy o pracę w celu pomocy w gospodarstwie rolnym. Umowę podpisano 17 lutego 2025 roku i w tym dniu pracownik rozpoczął świadczenie pracy. Termin na zgłoszenie pracownika do ZUS-u upływa 24 lutego 2025 roku.
Należy dodać, że rolnik, który zatrudni pracownika, zgłasza również siebie do ZUS-u jako płatnika składek na ubezpieczenia społeczne za pracownika.
Ponadto rolnik, który zatrudni pracownika, będzie także zobowiązany do realizacji obowiązków w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), polegających na:
- wpłacaniu w ciągu roku podatkowego zaliczek na PIT za pracownika,
- wystawieniu na koniec roku deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11.
Rozliczanie składek ZUS za pracownika zatrudnionego przez rolnika
Rolnik, który zatrudnił pracownika, staje się tym samym płatnikiem składek ZUS za osobę zatrudnioną, co oznacza konieczność przekazywania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej (formularz ZUS DRA).
Wzór tej deklaracji, podobnie jak innych dokumentów rozliczeniowych składanych do ZUS-u przez płatnika, został określony w przepisach rozporządzenia.
W przypadku zatrudnienia pracownika do deklaracji ZUS DRA należy ponadto dołączyć:
- formularz ZUS RCA — imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
- formularz ZUS RSA — imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.
W odniesieniu do ww. dokumentów rozliczeniowych obowiązują następujące terminy przewidziane na ich złożenie:
- do 5. dnia następnego miesiąca – w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
- do 15. dnia następnego miesiąca – w odniesieniu do płatników posiadających osobowość prawną,
- do 20. dnia następnego miesiąca – w przypadku pozostałych płatników składek.
Jak zatem obecnie wygląda rozliczenie pracownika zatrudnionego przez rolnika w zakresie należności z tytułu składek ZUS?
Przykład 3.
Rolnik zatrudnia osobę na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że pełni wobec niej funkcję płatnika składek na ubezpieczenia — zarówno w części finansowanej przez pracownika, jak i przez siebie. W konsekwencji rolnik-pracodawca jest obowiązany do poboru i przekazania należności składkowych w następującym stosunku procentowym w odniesieniu do przysługującego wynagrodzenia:
- składka na ubezpieczenie emerytalne – 19,52%,
- składka na ubezpieczenie rentowe – 8%,
- składka na ubezpieczenie wypadkowe – 1,67%,
- składka na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%,
- składka zdrowotna – 9%.
Jeżeli pracownik osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (4666 zł – w 2025 roku), to należy pobrać składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, która wynosi 2,45% podstawy wymiaru.
Z kolei składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych to 0,1% podstawy wymiaru.
Rozliczenie składek ZUS za pracownika zatrudnionego przez rolnika — podsumowanie
Rolnik podlegający ubezpieczeniu w KRUS-ie i nieprowadzący działalności gospodarczej może skorzystać z pomocy innych osób przy prowadzeniu gospodarstwa rolnego, w tym ma prawo do zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę. W takim przypadku rolnik staje się wobec zatrudnionego pracodawcą. Rodzi to obowiązek zgłoszenia takiej osoby w ZUS-ie. Rolnik pełni także funkcję płatnika składek na ubezpieczenia społeczne, co z kolei oznacza konieczność przekazywania do ZUS-u miesięcznej deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów.
