Formularz ZUS ZUA wypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu ubezpieczenia (z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego):
do ubezpieczeń,
zmiany/korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA, oraz schematu podlegania, korekty kodu tytułu ubezpieczenia i daty objęcia ubezpieczeniami, które dokonywane są poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zarejestrowanie z aktualnymi/prawidłowymi danymi) zgłoszonymi na formularzu ZUS ZUA.
Dane organizacyjne
Blok ten powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony - oznacza to, że powinno być wypełnione tylko jedno z pól:
w przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń – w polu 01 należy wpisać „X”;
w przypadku zgłoszenia zmiany lub korekty danych podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia – w polu 02 należy wpisać:
1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.
Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania.
Korekta występuje wtedy, gdy poprawia się błędy, które popełniono we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres zamieszkania.
Warto pamiętać, że zmianę danych identyfikacyjnych ubezpieczonego zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA, a danych dotyczących kodu tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania płatnik zgłasza poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia.
Pól 03 i 04 nie wypełnia się.
Dane identyfikacyjne płatnika składek w ZUS ZUA
Część II formularza rejestracyjnego ZUS ZUA należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.
Pole 01: należy wpisać numer NIP, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
Pole 02: należy wpisać numer REGON.
Pole 03: należy wpisać numer PESEL systemu Ewidencji Ludności.
Pola 04 i 05: wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy płatnikowi składek nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich.
w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać: 1 – w przypadku dowodu osobistego 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,
w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
Pole 06: należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku EDG-1.
Pola 07-09: wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:
w polu 07 wpisuje się nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
w polu 08 wpisuje się pierwsze imię płatnika składek,
w polu 09 wpisuje się datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).
Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń
Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto, dlatego część tą trzeba wypełnić ze szczególną starannością, wpisując prawidłowo i czytelnie numer PESEL, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia.
Pole 01: wpisuje się numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczenia (o ile został nadany).
Obywatelowi polskiemu numer PESEL jest nadawany w momencie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące, a także gdy ubiega się o wydanie dowodu osobistego. Numer PESEL w związku z zameldowaniem na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące jest nadawany także cudzoziemcom. Numer PESEL nadaje się również obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Pole 02: nie wypełnia się.
Pola 03 i 04: wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy osoba zgłaszana/zgłoszona nie posiada numeru identyfikacyjnego PESEL:
w polu 03– w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
1– w przypadku dowodu osobistego,
2– w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,
w polu 04 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w polu 03 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
Pole 05: wpisuje się nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń.
Pole 06: wpisuje się imię pierwsze osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń.
Pole 07: wpisuje się datę urodzenia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (dzień/miesiąc/rok).
Dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń
Pole 01: wpisuje się imię drugie osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń do ubezpieczeń; jeżeli osoba ta nie posiada drugiego imienia, pole pozostawić niewypełnione.
Pole 02: wpisuje się nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia.
Pole 03: wpisuje się obywatelstwo; niewypełnienie tego pola oznacza, że osoba zgłaszana do ubezpieczeń ma obywatelstwo polskie.
Pole 04: wpisuje się płeć: K (kobieta), M (mężczyzna).
Tytuł ubezpieczenia
Informacje podane w tym bloku ZUS ZUA służą do gromadzenia na koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia. Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia weryfikowany jest także podany w blokach VI-IX schemat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom oraz kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym za danego ubezpieczonego. Podany kod tytułu ubezpieczenia ma zatem wpływ na prawidłowość rozliczenia składek.
Pole 01: wpisuje się obowiązujący w danym okresie sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia.
Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych
Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 ust. 1 i 12 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Pole 01: wpisuje się datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych (dzień/miesiąc/rok).
Pola 02-05: zaznacza się symbolem “X” stosownie do rodzaju ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z podanego w bloku V tytułu ubezpieczenia.
Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym
Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Pole 01:wpisuje się datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z podanego w bloku V kodu tytułu ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok).
Pole 02: wpisuje się trzy-znakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.
Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych
Dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby wymienione w art. 7ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także osoby, dla których ubezpieczenia te są dobrowolne w myśl art. 9 tej ustawy.
Dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 11 ust. 2 przywołanej ustawy, objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony.
Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń.
Osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, podlegające równocześnie z danego tytułu obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.
Pola 01, 03, 05: należy wpisać symbol „X” stosownie do rodzaju ubezpieczenia.
Pola 02, 04, 06: należy wpisać daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (dzień/miesiąc/rok).
Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym
Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby, o których mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
Pole 01: wpisuje się datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok).
Pole 02: wpisuje się trzy-znakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.
Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń
Część X ZUS ZUA wypełnia się w celu zgłoszenia/korekty danych dotyczących okresu sprzed 1 stycznia 2009 r. Dane za okres późniejszy wykazywane są w formularzu ZUS ZSWA.
Pole 01: kod zawodu należy uzupełniać w przypadku zgłoszeń, korekt i zmian tych deklaracji wysyłanych po 16 maja 2021 r. Podawany na dokumentach ZUS ZUA kod wykonywanego zawodu powinien być zgodny z klasyfikacją zawodów, która określona jest rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania.
Pole 02 wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.
Pole 03: wpisuje się okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze „od-do” (dzień/miesiąc/rok); jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole „do” pozostaje puste.
Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu
Pole 01: wpisuje się kod pocztowy; przypadku adresu zagranicznego pole to pozostaje puste.
Pole 02: wpisuje się miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu.
Pole 03: wpisuje się nazwę gminy lub dzielnicy; przypadku adresu zagranicznego pole to pozostaje puste.
Pole 04: wpisuje się nazwę ulicy; jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pole to pozostaje puste.
Pole 05: wpisuje się numer domu; jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go, oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną, np. 113B, bez żadnej przerwy.
Pole 06: wpisuje się numer lokalu; jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, pole to pozostaje puste.
Pole 07: wpisuje się numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym; jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pola to pozostaje puste.
Pole 08: wypełnia się w przypadku, gdy adres osoby zgłaszanej do ubezpieczeń/ubezpieczonej jest inny niż polski.
Adres zamieszkania
Pola od 01 do 08 wypełnia się tylko wówczas, gdy adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w bloku XI.
Dane wypełnia się analogicznie do danych zawartych w części XI ZUS ZUA.
Adres do korespondencji
Pola od 01 do 09 wypełnia się tylko wówczas, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w bloku XI lub XII ZUS ZUA.
Pola 01-08: wypełnia się analogicznie do danych zawartych w części XI.
Pole 09: wpisuje się adres poczty elektronicznej.
Oświadczenie płatnika składek
Pole 01: należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok).
Pole 02: dla potwierdzenia wiarygodności danych podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.
Pole 03: umieszcza się pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).
Oświadczenie osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia
Pole 01: osoba zgłaszana do ubezpieczeń/osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.
Generowanie deklaracji ZUS ZUA w systemie wFirma.pl
Wypełnianie deklaracji ZUS ZUA nie musi być trudne, jeśli ma się do dyspozycji odpowiednie narzędzie. Warto w tym celu korzystać z systemu wFirma, w którym można automatycznie wygenerować deklarację zgłoszeniową w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ » ZGŁOSZENIE DO UBEZPIECZEŃ (ZUS ZUA). Po wygenerowaniu deklaracji wystarczy ją zaznaczyć i wysłać do ZUS bezpośrednio z systemu.
ZUS ZUA druk
Formularz ZUS ZUA do wydruku można pobrać ze strony ZUS.
