Podatnicy wraz z początkiem 2013 roku mają większą swobodę w wystawianiu i przesyłaniu faktur elektronicznych. Jest to bardzo duże udogodnienie pozwalające na zaoszczędzenie czasu oraz pieniędzy. Warto również podkreślić, że faktura elektroniczna przyczynia się do ochrony środowiska.
Jakie dane powinna zawierać e-faktura?
Dane, jakie powinny znajdować się na fakturze elektronicznej niczym nie różnią się od tych, jakie muszą zawierać faktury sporządzane w wersji papierowej.
A więc zgodnie z § 5 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów faktura powinna zawierać:
- datę jej wystawienia;
- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Przesyłanie faktur w formie elektronicznej
Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dodatkowo przedsiębiorca musi posiadać akceptację odbiorcy.
Warto podkreślić, że nie każdy przedsiębiorca wie, co należy rozumieć pod powyższymi pojęciami. Dlatego też należy odnieść się do rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego faktur elektronicznych.
Przez autentyczności pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Natomiast przez integralności treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
Decyzję o tym, w jaki sposób zostanie zachowana autentyczność, integralność i czytelność faktury, określa sam podatnik. Można zapewnić je za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza nimi podatnik może wykorzystywać:
- bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- elektroniczną wymianę danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Domniemana zgoda...
Przepisy rozporządzenia nie określają sposobu zgody odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych. W związku z tym wiele podmiotów odnosi się do regulacji kodeksu cywilnego, z którego wynika, że milczenie jest domyślną akceptacją. W tym zakresie jest to zbyt dalekie posunięcie. Jednak w sytuacji, gdy przesłano kontrahentowi fakturę w formie elektronicznej, a ten uregulował należność lub wyraził aprobatę podczas rozmowy, wówczas można stwierdzić, że zgoda została wyrażona.
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Z par. 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów m.in. w sprawie przesyłania faktur elektronicznych wynika, że e-faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
Jeżeli przedsiębiorca posiada siedzibę działalności w Polsce, jest zobligowany do ich przechowywania na terytorium kraju. Jednak przepis ten nie znajduje zastosowania, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Sposób przechowywania faktur elektronicznych ma umożliwiać organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie bezzwłocznym ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Faktury w formacie PDF
Przepisy nie odnoszą się wprost do tego, w jakim formacie należy zapisywać faktury elektroniczne. Jednak z interpretacji organów podatkowych wynika, że PDF jest dopuszczalnym formatem. Takie stanowisko przyjął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej sygn. IPPP1/443-995/11-2/AP z dnia 16 września 2011 roku: “(...)obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem zarówno przesyłanie, jak i otrzymywanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur(...)”.
Faktura elektroniczna w 2014 roku
Wraz z początkiem roku 2014 wejdzie w życie definicja faktury elektronicznej, która dotychczas nie występowała w polskich przepisach. Zgodnie z nowo dodanym art. 2 ust. 32 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Faktury utworzone w formacie elektronicznym, które zostaną wysłane lub otrzymane w formie papierowej nie będą stanowiły faktury elektronicznej w rozumieniu wyżej przytoczonego artykułu.
Natomiast faktury sporządzone w formie papierowej, które zostaną przetworzone na format elektroniczny (np. w postaci skanu), a następnie wysłane i otrzymane jako e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne. Niezbędnym warunkiem jest jednak by wersja papierowa faktury nie została wysłana bądź przekazana odbiorcy.
