Prawidłowe wydatkowanie środków z ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w skrócie ZFŚS, funkcjonuje w oparciu o ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. W samej ustawie przewidziano zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu.

Środki, które były gromadzone ZFŚS, niejedna osoba kojarzy z wyjazdami zakładowymi czy paczkami dla dzieci na czas świąteczny. Zamysł powołania funduszu świadczeń socjalnych ewidentnie wskazuje, że instytucja ta miała przyczynić się do zaspokajania potrzeb materialnych i bytowych pracowników. Natomiast nigdy nie wiązano jej wyłącznie z zapewnieniem podstawowej egzystencji i udzielaniem pomocy wyłącznie najuboższym pracownikom.

Zgodnie z ustawą, środki znajdujące się na tym funduszu mają być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Czy ZFŚS to obligatoryjny fundusz?

Obligatoryjny fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oblig również dotyczy pracodawcy prowadzącego działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. 

Nie oznacza to, że inni pracodawcy nie mogą stworzyć w swojej przestrzeni takiego funduszu. Zakłada się bowiem, że pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

W w/w ustawie przewidziano również możliwość utworzenia funduszu, przez pracodawców, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty do pewnej wysokości i na szczególnych zasadach, alternatywą dla takiego pracodawcy jest także możliwość wypłacania świadczenie urlopowego.

Źródło finansowania funduszu

Podstawowym źródłem dochodów funduszu jest coroczny odpis podstawowy, który oblicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych w roku kalendarzowym. Z kolei podstawę naliczenia odpisów stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wysokość tego wynagrodzenia ogłasza, zgodnie z art. 5 ust. 7 u.z.f.ś.s., Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.

Zgodnie z Obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2020 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2019 r. wyniosło ono 4294,67 zł, a w drugim półroczu 2019 r. wyniosło 4434,58 zł.

Ustawa określa trzy rodzaje odpisów podstawowych: 

1. na pracowników zatrudnionych w warunkach normalnych, (zasadniczo wysokość odpisu wnosi na jednego zatrudnionego 37,5%, jednak wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności).

2. na pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, (wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego),

3. na pracowników młodocianych (pierwszym roku nauki odpis wynosi 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego).

Warto nadmienić, że pracodawca ma możliwość, także zwiększenia odpisu na fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki, jeśli pracodawca roztacza taką opiekę nad emerytami lub rencistami. 

Dodatkowo pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Oczywiście wskazane powyżej źródło wpływów funduszu, które tak naprawę stanowią przesunięcia środków pracodawcy, nie jesteś jednym źródłem wpływu środków. Środki 

Funduszu zwiększa się np. o:

1. wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych - korzystających z działalności socjalnej, 
2. darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;
3. odsetki od środków Funduszu;
4. wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;
5. wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;
6. przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
7. przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych;
8. inne środki określone w odrębnych przepisach.

Zasady rozdysponowywania środków z ZFŚS

Niemniej jednak zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym z związkami zawodowymi. Jeśli u któregoś z pracodawców, nie działa zakładowa organizacja związkowa, wówczas, pracodawca taki uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Brak regulacji ustawowych do zasad i tego w jaki sposób pracodawca ma ustalić położenie życiowe, rodzinne i materialne osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, powoduje, że właściwie pracodawca ma swobodę w wyborze kryteriów, na podstawie których sytuację pracowników ustali. Można również wskazać, że pracodawca jest nieskrępowany w doborze instrumentów, przy pomocy których ustali położenie socjalne osób uprawnionych. W tym miejscu jednak warto podkreślić, co wynika także z orzecznictwa sądowego, że podjęcie decyzji przez pracodawcę o spełnieniu kryterium socjalnego nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z funduszu osoby.

Jeśli chodzi o kwestię związaną z celem udzielonego wsparcia z ZFŚS, to należy podkreślić, że swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę w art. 8 ust. 1 ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować, zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

Jako, że fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin i jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatem są rodziny (a nie tylko pracownicy) o najniższych dochodach, pomoc skierowana powinna obejmować ten schemat.

Zgodnie z ideą utworzonego ZFŚS, środki z niego pochodzące mogą być przeznaczone m.in na:

• bezzwrotną pomoc finansową albo rzeczową dla osoby uprawnionej, np. znajdującej się w trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej, niepozwalającej na zaspokojenie podstawowych potrzeb życiowych, albo w przypadku zdarzeń losowych, powodujących istotne obniżenie poziomu życia; albo pożyczkę dla osoby uprawnionej z przeznaczeniem na: remont lub modernizację lokalu mieszkalnego, nabycie lokalu mieszkalnego, przystosowanie lokalu mieszkalnego do potrzeb osoby uprawnionej i członka rodziny o ograniczonej sprawności fizycznej,
• dofinansowanie udziału w działalności kulturalnej, oświatowej, sportowej lub rekreacyjnej;
• dofinansowanie wydatków związanych z opieką nad członkiem rodziny w przedszkolu oraz w żłobku, klubie dziecięcym lub sprawowaną przez dziennego opiekuna;
• dofinansowanie zakupu wyprawki szkolnej dla członka rodziny z określeniem wieku;
• dofinansowanie wypoczynku;
• dofinansowanie imprez okolicznościowych organizowanych przez pracodawcę.

Powyższe wyliczenia są przykładowe, zatem przeznaczanie środków może być zróżnicowane, ale musi się poruszać w ogólnych ramach wyznaczonych przez cel ustawy.

Czy pracodawca może dofinansować ze środków ZFŚS udział w działalności kulturalnej, oświatowej, sportowej lub rekreacyjnej w rzeczywistości internetowej?

Analiza zagadnienia dotyczącego wydatkowania ZFŚS, pozwoliła uznać, że z środków zgromadzonych na koncie funduszu, można sfinansować udział w działalności kulturalnej, oświatowej, sportowej lub rekreacyjnej pracowników. Zasadnicze jednak pytanie sprowadza się do tego, czy działalność ta może odbywać się przy udziale platform internetowych, które w dobie epidemii stały się nie tylko modne, ale i właściwe oczekiwane przez pracowników. 

Rzeczywistość pandemii spowodowała, że duża część pracowników, świadczy swoją pracę zdalnie. Zamknięte kina, teatry, baseny i siłownie, nie pozwalają wykonywać działalności kulturalnej sportowej czy reakcyjnej. Taki stan rzeczy stał się przyczyną przenoszenia tej działalności do świata wirtualnego, na różnego rodzaju platformy internetowe. Korzystanie z nich wymaga zawarcia umowy abonamentowej i opłacania rat. Przykładem są np. platformy które umożliwią ogadanie filmów, dokumentów różnego rodzaju, albo platformy, które wypożyczają trenera wirtualnego do wspólnych ćwiczeń w domu. Pojawia się pytanie, czy tego typu działalność może zostać sfinansowana z ZFŚS?

Opowiadając zatem, należy wskazać, że w zasadzie brak jest prawnych podstaw do tego aby odmówić finansowania ze środków funduszu takiej działalność, która mieści się w celu ustawy i jest zgodna z regulaminem. 

Wydaje się zatem, że działalność platform internetowych, może zyskać, jeśli pracodawcy w określonym trybie (związki lub przedstawicieli pracodawców) zdecydują się na tego typu rozwiązanie.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U.2020.1070 t.j.

2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 11 marca 2013 r. w sprawie sposobu tworzenia i gromadzenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych oraz wysokości odpisu na ten fundusz, Dz.U.2013.387.

3. Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2020 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2019 r. i w drugim półroczu 2019 r. M.P.2020.195.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.