Podstawowym celem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) jest wspieranie pracowników potrzebujących pomocy materialnej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami fundusz jest obowiązkowy w konkretnych zakładach pracy. Pojawia się jednak pytanie – kiedy dokładnie rezygnacja z ZFŚS jest możliwa?
Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 oraz 1c Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Stworzenie ZFŚS jest zatem dobrowolne w przypadku niewielkich firm – w praktyce decyzję w tym zakresie podejmuje zatrudniający wraz ze swoimi podwładnymi.
Cel ZFŚS
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest tworzony z myślą o potrzebujących pracownikach, którzy borykają się z trudnościami finansowymi. W jego ramach uzyskuje się przede wszystkim wsparcie natury finansowej, do którego najczęściej zaliczamy:
- dofinansowanie do wypoczynku letniego lub zimowego;
- zwrot całości lub części kosztów zakupu materiałów potrzebnych do wykonywania pracy (np. okularów lub ubrania roboczego);
- okresowe wsparcie finansowe (np. paczki na święta, wyprawka szkolna dla dzieci pracownika, dopłata do zakupu opału na zimę).
ZFŚS istnieje po to, by wspierać potrzeby socjalne każdego pracownika. Według wspomnianej wcześniej ustawy w ich zakres wchodzą usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:
- różnych form wypoczynku;
- działalności kulturalno-oświatowej;
- działalności sportowo-rekreacyjnej;
- opieki nad dziećmi w żłobkach;
- opieki nad dziećmi w klubach dziecięcych;
- opieki nad dziećmi sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
- udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Rezygnacja z ZFŚS u dużego pracodawcy
Podstawowym czynnikiem decydującym o obowiązku powołania ZFŚS jest liczba zatrudnianych osób. Decydujące znaczenie ma tutaj data 1 stycznia danego roku. Jeśli w tym czasie pracodawca zatrudniał co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, fundusz musi być po prostu ustanowiony. Podobnie będzie, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 50 osób, ale co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty – wtedy Fundusz powstaje, jeśli zawnioskuje o niego zakładowa organizacja związkowa.
Powyższe nie oznacza jednak, że przedsiębiorcy nie mogą rezygnować z tzw. obowiązkowego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Przepisy pozwalają bowiem na odstąpienie od powołania Funduszu lub jego zamknięcie, jeśli takowy funkcjonuje od jakiegoś czasu. Niezbędne jest jednak dopełnienie właściwych formalności.
Rezygnacja z ZFŚS wymaga w pierwszej kolejności uchwalenia stosownego postanowienia w tym przedmiocie. Wymaga to wprowadzenia go do wewnętrznych przepisów zakładowych – regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego pracy (regulamin pracy jest obowiązkowy w przypadku firm zatrudniających co najmniej 20 osób i tylko, gdy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy). Wydanie takiego postanowienia nie jest jednak dobrowolną decyzją pracodawcy, każdorazowo musi on uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej (lub przedstawicielami pracowników w przypadku obowiązywania regulaminu pracy). Jeśli pracodawca nie uzyska stosownej zgody, rezygnacja z funduszu będzie niemożliwa.
W przypadku pozytywnej opinii przedstawicieli pracowników albo zakładowej organizacji związkowej, postanowienie o rezygnacji z ZFŚS wchodzi w życie dopiero po upływie określonego czasu:
- w przypadku regulaminu pracy – minimum po 2 tygodniach od podania do wiadomości pracowników treści postanowienia o rezygnacji z Funduszu;
- w przypadku układu zbiorowego pracy – najwcześniej w dniu rejestracji układu o zmienionej treści.
Rezygnacja z ZFŚS u dużego pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty
Nieco inaczej przedstawia się kwestia rezygnacji z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych u pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 osób, jednak mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty (np. zatrudniamy 20 osób – każda na pół etatu).
Zatrudniający musi dokonać zmian w odpowiednich zapisach regulaminu wynagradzania albo układu zbiorowego pracy – robi się to w formie stosownego aneksu. Powyższe również wymaga uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej albo pracownika oddelegowanego do reprezentacji innych zatrudnionych. Brak zgody na omawiane zmiany powoduje, że przełożony nie będzie mógł zrezygnować z Funduszu i będzie on obowiązywał w firmie w dalszym ciągu.
Rezygnacja z ZFŚS u małego pracodawcy
Odmienna regulacja w zakresie rezygnacji z ZFŚS istnieje w przypadku tzw. małego pracodawcy, a więc takiego, który zatrudnia mniej niż 20 osób. Powołanie Funduszu nie jest wówczas obowiązkowe, jeśli jednak już do tego dojdzie, rezygnacja podlega pod zupełnie inną procedurę.
W małych firmach nie obowiązują ani regulaminy wynagradzania, ani układy zbiorowe pracy. Nie ma zatem możliwości dokonywania zmian poprzez uchwalanie stosownych postanowień lub aneksów. Pracodawca informuje swoich podwładnych o rezygnacji z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do końca stycznia danego roku, w którym następuje rezygnacja. Robi to zwyczajowo na piśmie wraz z potwierdzeniem odbioru od każdego zatrudnionego.
ZFŚS a Ministerstwo Pracy
W związku z praktycznymi problemami pojawiającymi się w zakresie konstruowania postanowień i zawiadomień o rezygnacji z ZFŚS, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej już w 2017 r. przedstawiło wzór, z którego mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy rezygnujący z Funduszu.
1) Przykładowy zapis o rezygnacji z ZFŚS w regulaminie wynagradzania
Aneks nr 1 do Regulaminu Wynagradzania
W Zakładzie Usługowo-Handlowym „Temar” sp. z o.o. w Koszalinie nie będzie tworzony zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Postanowienie w sprawie rezygnacji z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania treści aneksu nr 1 do Regulaminu Wynagradzania do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy.
2) Przykładowy zapis informacyjny o rezygnacji z ZFŚS kierowany do pracowników małego pracodawcy
Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) informuję, że w 2019 r. nie tworzę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz nie wypłacam świadczeń urlopowych, o których mowa w tej ustawie.
3) Rezygnacja z ZFŚS u małego pracodawcy – opinia MRPiPS
[…] jeśli u pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia 2017 r. mniej niż 50 pracowników pracownicy objęci są regulaminem wynagradzania, wówczas postanowienia o nietworzeniu funduszu oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinien zawierać regulamin wynagradzania uzgodniony ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają – z reprezentantem załogi.
Rezygnacja z ZFŚS – podsumowanie
Rezygnacja z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest prawnie dopuszczalna, choć wymaga zgody przedstawicieli pracowników albo zakładowej organizacji związkowej oraz wprowadzenia zmian do regulaminu pracy (wynagradzania) albo układu zbiorowego pracy. Taka zgoda nie jest wymagana, jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 osób – konieczne jest jednak poinformowanie pracowników o dokonanej zmianie i dacie jej wejścia w życie.
