Czasem w wyniku błędu zdarza się, że pracownik otrzyma świadczenie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych podwójnie. Mogą to być „wczasy pod gruszą”, świadczenie świąteczne lub inne zobowiązanie przewidziane w zakładowym regulaminie ZFŚS. Jak powinien postąpić pracodawca po zauważeniu błędu? Jakie konsekwencje niesie podwójna wypłata takiego świadczenia? Czy pracownik musi zwrócić nienależnie uzyskane świadczenia z ZFŚS? A co zrobić, jeżeli nie zgadza się na zwrot? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania.
Świadczenia z ZFŚS – czym są i kto musi je wypłacać?
Do tworzenia Funduszu zgodnie z Ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej jako Ustawa) zobowiązani są:
- pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
- pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20, a mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej;
- pracodawcy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – bez względu na liczbę zatrudnionych osób.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą tworzyć Fundusz, który zgodnie z art. 5 Ustawy powstaje z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, w wysokości 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, lub też mogą jedynie wypłacać świadczenie urlopowe.
Czym jest świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe należy się w przypadku wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego w liczbie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jest to dla pracodawców zatrudniających do 50 osób nieobowiązkowe, jednak informację o nietworzeniu Funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego muszą przekazać pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Dotyczy to pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązanych do tworzenia regulaminu pracy – tacy pracodawcy informację o nietworzeniu Funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazują swoim pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. na tablicy ogłoszeń, do końca stycznia każdego roku.
Na czym polega działalność socjalna w ramach ZFŚS?
Działalność socjalna w rozumieniu Ustawy polega głównie na wspieraniu przez pracodawców:
- różnych form wypoczynku – np. poprzez wypłacanie dofinansowania do „wczasów pod gruszą” – które otrzymują pracownicy wybierający się na urlop i opłacający go we własnym zakresie;
- działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej – dofinansowanie biletów do teatru, kina czy na basen;
- opieki nad dziećmi – w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
- osób w trudnej sytuacji poprzez udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej w postaci świadczeń świątecznych, a także udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach ustalonych w umowie.
Wymienione w art. 2 Ustawy działalności o charakterze socjalnym mają zamknięty charakter i wyłącznie na taką działalność mogą być przeznaczane środki z ZFŚS.
Jedynym i obowiązkowym kryterium przyznawania świadczeń jest – zgodnie z art. 8 Ustawy – sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. Świadczenia muszą być zatem zróżnicowane – największa kwota dla tych zarabiających najmniej, a najmniejsza dla tych osiągających wysokie dochody. Kryteria dochodowe ustalają pracodawca razem ze związkami zawodowymi. Powinny być one aktualizowane co roku, a zasady przyznawania oraz szczegółowe warunki muszą znaleźć się w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który pracodawca tworzy razem ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, jeżeli związki w zakładzie pracy nie funkcjonują.
Świadczenie z ZFŚS wypłacone podwójnie – konsekwencje dla pracodawcy
W sytuacji gdy pracodawca omyłkowo wypłaci świadczenie finansowane ze środków ZFŚS podwójnie, mamy do czynienia z świadczeniem nienależnie pobranym i pracodawca powinien domagać się jego zwrotu. Przy czym zwrot tego świadczenia przez pracownika lub też odmowa jego zwrotu ma poważne konsekwencje w kwestii składek ZUS. Od świadczeń wypłacanych z Funduszu, co do zasady, nie ma bowiem obowiązku opłacania składek ZUS. Informuje o tym Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w którym można przeczytać, że nie stanowią podstawy wymiaru składek między innymi:
- świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
- świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 Ustawy;
- świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 Ustawy – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tym przepisie;
- zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.
Aby jednak można było ww. zwolnienie zastosować, świadczenie z ZFŚS musi być przede wszystkim wypłacone zasadnie (powinna zaistnieć podstawa prawna tego świadczenia, czyli zgodność z Ustawą oraz z obowiązującym u pracodawcy regulaminem ZFŚS) oraz z zachowaniem kryterium socjalnego (niedopuszczalne jest wypłacanie świadczeń wszystkim po równo).
Wypłacone podwójnie świadczenie socjalne jest nieprawidłowym wykorzystaniem funduszu świadczeń socjalnych, co powoduje, że w przypadku gdy pracownik nie odda nienależnie otrzymanego świadczenia, pracodawca będzie musiał zapłacić od kwoty tego świadczenia składki ZUS.
Przykład 1.
Pani Maria ma dużo zaległego urlopu i postanowiła po raz kolejny skorzystać z 14-dniowego odpoczynku. Okazało się, że pracownik działu płac przez pomyłkę wypłacił pani Marii przebywającej drugi raz w roku na 14-dniowym urlopie dofinansowanie do wypoczynku „wczasy pod gruszą”. Pani Maria raz korzystała z 14-dniowego urlopu w kwietniu i wówczas została jej wypłacona kwota 500 zł. Pracownik działu płac nie zauważył, że pani Maria już raz otrzymała „wczasy pod gruszą” i wypłacił je ponownie w listopadzie. Wypłata „wczasów pod gruszą” w listopadzie była niezgodna z regulaminem ZFŚS, który mówi, że pracownik ma prawo skorzystać z tego świadczenia jeden raz w roku w przypadku 14-dniowego urlopu i po spełnieniu odpowiednich kryteriów.
Jak pracodawca powinien postąpić w przypadku podwójnie wypłaconego świadczenia?
W związku z tym, że pracodawca nie może potrącić sobie kwoty z należnego wynagrodzenia bez zgody pracownika, musi uzyskać tę zgodę od pracownika na piśmie. Potrąceń dobrowolnych pracodawca może dokonywać w ściśle określonych granicach, gdyż wolna od potrąceń jest kwota:
- minimalnego wynagrodzenia (netto) – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
- 80 procent kwoty minimalnego wynagrodzenia (netto) – przy potrącaniu innych należności.
Gdyby jednak pracownik nie zgodził się na potrącenia, pracodawca powinien składki zapłacić, a następnie domagać się zwrotu na drodze postępowania sądowego.
Czy zapłacenie przez pracodawcę składek ZUS w części, którą powinien opłacać pracownik, nie powoduje powstania przychodu po stronie pracownika?
W sytuacji gdy pracownik nie zwróci nienależnie otrzymanego świadczenia z ZFŚS, pracodawca zapłaci składki nie tylko te, do których jest zobowiązany, lecz także te, które ze swojego wynagrodzenia pokrywa pracownik. Nasuwa się więc pytanie, czy składki, które pracodawca opłaci w imieniu pracownika, nie staną się dla niego przychodem? W tej sprawie organy skarbowe zajęły stanowisko, że jest to przychód podlegający opodatkowaniu, jak np. w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 lutego 2016 roku, IPTPB1/4511-756/15-4/ASZ. Jednak w tej sprawie Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 marca 2019 roku, II FSK 864/17, oddalił skargę kasacyjną dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, stwierdzając, że płatnik uiszczający zaległe składki w części należnej od świadczenia wypłacanego pracownikowi nie dokonuje żadnego przysporzenia majątkowego zwiększającego majątek pracowników.
Poważne konsekwencje, jakie powoduje błąd polegający na wypłaceniu świadczenia z ZFŚS w podwójnej wysokości, powinny skłonić pracodawców do zachowania szczególnej ostrożności przy dysponowaniu środkami funduszu, aby nie narazić się na koszty w postaci dopłacenia składek ZUS, które wraz z odsetkami mogą stanowić spore obciążenie finansowe.
