Poradnik Przedsiębiorcy

Świadczenia z ZFŚS - omyłkowo wypłacone podwójne świadczenie

Czasem w wyniku błędu zdarza się, że pracownik otrzyma świadczenie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych podwójnie. Mogą to być „wczasy pod gruszą”, świadczenie świąteczne lub inne zobowiązanie przewidziane w zakładowym regulaminie ZFŚS. Jak powinien postąpić pracodawca po zauważeniu błędu? Jakie konsekwencje niesie podwójna wypłata takiego świadczenia? Czy pracownik musi zwrócić nienależnie uzyskane świadczenia z ZFŚS? A co zrobić, jeżeli nie zgadza się na zwrot? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania.

Świadczenia z ZFŚS – czym są i kto musi je wypłacać?

Do tworzenia Funduszu zgodnie z Ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej jako Ustawa) zobowiązani są:

  • pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
  • pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20, a mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej;
  • pracodawcy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – bez względu na liczbę zatrudnionych osób.

Stan zatrudnionych ustala się na 1 stycznia każdego roku. Obowiązkowo Fundusz tworzą jedynie zakłady budżetowe i samorządowe oraz te, które mają co najmniej 50 pracowników. Natomiast ci pracodawcy, którzy zatrudniają od 20 do 50 osób tworzą Fundusz na wniosek związku zawodowego funkcjonującego w zakładzie pracy.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą tworzyć Fundusz, który zgodnie z art. 5 Ustawy powstaje z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, w wysokości 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, lub też mogą jedynie wypłacać świadczenie urlopowe.

Czym jest świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe należy się w przypadku wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego w liczbie co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jest to dla  pracodawców zatrudniających do 50 osób nieobowiązkowe, jednak informację o nietworzeniu Funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego muszą przekazać pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Dotyczy to pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązanych do tworzenia regulaminu pracy – tacy pracodawcy informację o nietworzeniu Funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazują swoim pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. na tablicy ogłoszeń, do końca stycznia każdego roku.

Do 31 stycznia każdego roku pracodawcy zatrudniający do 50 osób nieobjęci układem zbiorowym lub nietworzący regulaminu pracy mają obowiązek poinformować swoich pracowników, że w zakładzie pracy nie tworzy się ZFŚS ani nie wypłaca świadczenia urlopowego.

Na czym polega działalność socjalna w ramach ZFŚS?

Działalność socjalna w rozumieniu Ustawy polega głównie na wspieraniu przez pracodawców:

  • różnych form wypoczynku – np. poprzez wypłacanie dofinansowania do „wczasów pod gruszą” – które otrzymują pracownicy wybierający się na urlop i opłacający go we własnym zakresie;
  • działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej – dofinansowanie biletów do teatru, kina czy na basen;
  • opieki nad dziećmi – w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
  • osób w trudnej sytuacji poprzez udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej w postaci świadczeń świątecznych, a także udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach ustalonych w umowie.

Wymienione w art. 2 Ustawy działalności o charakterze socjalnym mają zamknięty charakter i wyłącznie na taką działalność mogą być przeznaczane środki z ZFŚS.

Środki z ZFŚS mogą być przeznaczane wyłącznie na cele wymienione w Ustawie o ZFŚS.

Jedynym i obowiązkowym kryterium przyznawania świadczeń jest – zgodnie z art. 8 Ustawy – sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. Świadczenia muszą być zatem zróżnicowane – największa kwota dla tych zarabiających najmniej, a najmniejsza dla tych osiągających wysokie dochody. Kryteria dochodowe ustalają pracodawca razem ze związkami zawodowymi. Powinny być one aktualizowane co roku, a zasady przyznawania oraz szczegółowe warunki muszą znaleźć się w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który pracodawca tworzy razem ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, jeżeli związki w zakładzie pracy nie funkcjonują.

Świadczenie z ZFŚS wypłacone podwójnie – konsekwencje dla pracodawcy

W sytuacji gdy pracodawca omyłkowo wypłaci świadczenie finansowane ze środków ZFŚS podwójnie, mamy do czynienia z świadczeniem nienależnie pobranym i pracodawca powinien domagać się jego zwrotu. Przy czym zwrot tego świadczenia przez pracownika lub też odmowa jego zwrotu ma poważne konsekwencje w kwestii składek ZUS. Od świadczeń wypłacanych z Funduszu, co do zasady, nie ma bowiem obowiązku opłacania składek ZUS. Informuje o tym Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w którym można przeczytać, że nie stanowią podstawy wymiaru składek między innymi:

  • świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
  • świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 Ustawy;
  • świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 Ustawy – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tym przepisie;
  • zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.

Aby jednak można było ww. zwolnienie zastosować, świadczenie z ZFŚS musi być przede wszystkim wypłacone zasadnie (powinna zaistnieć podstawa prawna tego świadczenia, czyli zgodność z Ustawą oraz z obowiązującym u pracodawcy regulaminem ZFŚS) oraz z zachowaniem kryterium socjalnego (niedopuszczalne jest wypłacanie świadczeń wszystkim po równo).

Wypłacone podwójnie świadczenie socjalne jest nieprawidłowym wykorzystaniem funduszu świadczeń socjalnych, co powoduje, że w przypadku gdy pracownik nie odda nienależnie otrzymanego świadczenia, pracodawca będzie musiał zapłacić od kwoty tego świadczenia składki ZUS.

Tylko prawidłowo wydatkowane świadczenia z ZFŚS są zwolnione z obowiązku opłacania składek ZUS. W razie stwierdzenia nieprawidłowości pracodawca będzie musiał zapłacić składki ZUS i wykazać je w odpowiedniej deklaracji rozliczeniowej.

Przykład 1.

Pani Maria ma dużo zaległego urlopu i postanowiła po raz kolejny skorzystać z 14-dniowego odpoczynku. Okazało się, że pracownik działu płac przez pomyłkę wypłacił pani Marii przebywającej drugi raz w roku na 14-dniowym urlopie dofinansowanie do wypoczynku „wczasy pod gruszą”. Pani Maria raz korzystała z 14-dniowego urlopu w kwietniu i wówczas została jej wypłacona kwota 500 zł. Pracownik działu płac nie zauważył, że pani Maria już raz otrzymała „wczasy pod gruszą” i wypłacił je ponownie w listopadzie. Wypłata „wczasów pod gruszą” w listopadzie była niezgodna z regulaminem ZFŚS, który mówi, że pracownik ma prawo skorzystać z tego świadczenia jeden raz w roku w przypadku 14-dniowego urlopu i po spełnieniu odpowiednich kryteriów.

Jak pracodawca powinien postąpić w przypadku podwójnie wypłaconego świadczenia?

W związku z tym, że pracodawca nie może potrącić sobie kwoty z należnego wynagrodzenia bez zgody pracownika, musi uzyskać tę zgodę od pracownika na piśmie. Potrąceń dobrowolnych pracodawca może dokonywać w ściśle określonych granicach, gdyż wolna od potrąceń jest kwota:

  • minimalnego wynagrodzenia (netto) – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
  • 80 procent kwoty minimalnego wynagrodzenia (netto) – przy potrącaniu innych należności.

Gdyby jednak pracownik nie zgodził się na potrącenia, pracodawca powinien składki zapłacić, a następnie domagać się zwrotu na drodze postępowania sądowego.

Czy zapłacenie przez pracodawcę składek ZUS w części, którą powinien opłacać pracownik, nie powoduje powstania przychodu po stronie pracownika?

W sytuacji gdy pracownik nie zwróci nienależnie otrzymanego świadczenia z ZFŚS, pracodawca zapłaci składki nie tylko te, do których jest zobowiązany, lecz także te, które ze swojego wynagrodzenia pokrywa pracownik. Nasuwa się więc pytanie, czy składki, które pracodawca opłaci w imieniu pracownika, nie staną się dla niego przychodem? W tej sprawie organy skarbowe zajęły stanowisko, że jest to przychód podlegający opodatkowaniu, jak np. w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 lutego 2016 roku, IPTPB1/4511-756/15-4/ASZ. Jednak w tej sprawie Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 marca 2019 roku, II FSK 864/17, oddalił skargę kasacyjną dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, stwierdzając, że płatnik uiszczający zaległe składki w części należnej od świadczenia wypłacanego pracownikowi nie dokonuje żadnego przysporzenia majątkowego zwiększającego majątek pracowników.

Zapłacone przez pracodawcę składki na ubezpieczenie za pracowników w części, w której powinny zostać pokryte z dochodu pracowników, nie są przychodem pracowników koniecznym do opodatkowania.

Poważne konsekwencje, jakie powoduje błąd polegający na wypłaceniu świadczenia z ZFŚS w podwójnej wysokości, powinny skłonić pracodawców do zachowania szczególnej ostrożności przy dysponowaniu środkami funduszu, aby nie narazić się na koszty w postaci dopłacenia składek ZUS, które wraz z odsetkami mogą stanowić spore obciążenie finansowe.