Poradnik Przedsiębiorcy

Związek zawodowy w zakładzie pracy – co oznacza dla pracodawcy?

Związek zawodowy ma z założenia bronić praw zrzeszonych w nim pracowników. Do jego utworzenia potrzebnych jest 10 pracowników, którzy na mocy uchwały powołują związek zawodowy. Każdy związek zawodowy musi być wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie znajdują się informacje o osobach w zarządzie związku zawodowego, liczbie członków oraz ich tożsamości. Jego istnienie w zakładzie pracy oznacza dla pracodawcy szereg obowiązków.

Jakie są obowiązki pracodawcy względem związków zawodowych?

Do podstawowych obowiązków pracodawcy, u którego działają związki zawodowe należy:

  • konsultowanie ze związkiem zawodowym zamiaru wypowiedzenia umowy, pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na czas nieokreślony oraz zamiaru wypowiedzenia warunków pracy lub płacy na mniej korzystne. W większości przypadków opinia związków nie ma dla pracodawcy znaczenia wiążącego i ma tylko charakter opiniotwórczy. Jednak w przypadku braku współdziałania w tej kwestii ze związkami, pracownik może podważyć legalność wręczonego wypowiedzenia, a w sądzie pracy pracodawcę może czekać przegrana i co się z tym wiąże, roszczenie pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie;

  • zapytanie o zgodę na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, na podstawie art. 52 k.p., szczególnie chronionym pracownikom – kobietom w ciąży lub w trakcie urlopu macierzyńskiego, społecznym inspektorom pracy czy pracownikom chronionym ze względu na ich przynależność związkową. W tym przypadku nie jest wymagana tylko opinia związku, ale zgoda reprezentującej pracownika organizacji związkowej;

  • uczestniczenie w rokowaniach i zawieranie porozumienia w sprawie układu zbiorowego pracy;

  • ustalanie preliminarza ZFŚS – pracodawca musi współpracować z działającymi na terenie zakładu pracy związkami zawodowymi, w kwestii ustalania planu wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjanych, m.in wysokości dofinansowania do wypoczynku – „wczasów pod gruszą”, pożyczek na cele mieszkaniowe, zapomóg, itp.;

  • przedłożenie związkom do zaopiniowania regulaminu wynagradzania, pracy, nagród i premiowania, a także zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. O ile regulamin pracy wymaga tylko zaopiniowania przez związek, to regulamin wynagradzania może być wprowadzony w zakładzie pracy po uzyskaniu zgody działających w nim związków;

  • udzielanie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy lub urlopu bezpłatnego pracownikowi, który zostaje powołany do pełnienia funkcji związkowej poza zakładem pracy;

  • zapewnienie pomieszczenia dla związku – wraz z niezbędną infrastrukturą m.in, komputer, telefon, drukarka. Pomieszczenie to można wynająć bezpłatnie lub za opłatą, jednak zbyt wysoka kwota wynajmu może zostać uznana za utrudnianie działalności związku.

Pracodawca u którego działają związki zawodowe, musi także pamiętać, że niektórzy członkowie związku są pod szczególną ochroną i rozwiązanie z nimi stosunku pracy jest bardzo utrudnione. Są nimi:

  • członkowie organizacji wskazani z imienia i nazwiska w uchwale zarządu związku;

  • członkowie zarządu lub komisji rewizyjnej związku.

Związek zawodowy - czy pracodawca musi z nim współpracować?

Obowiązek współpracowania ze związkiem zawodowym, działającym na terenie zakładu pracy, wynika wprost z art. 23² k.p., który mówi, że „pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową, reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym, albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika niezrzeszonego w związku – zgodnie z ustawą o związkach zawodowych”. Pracodawca ma obowiązek współpracować z każdym związkiem zawodowym – może się zdarzyć, że na terenie zakładu działa kilka związków zawodowych i każdy z tych związków broni praw zrzeszonych w nim pracowników.

Skąd pracodawca ma wiedzieć który pracownik jest członkiem związku zawodowego?

Aby dowiedzieć się, czy dany pracownik jest członkiem związku zawodowego, pracodawca jest zobowiązany wystąpić na piśmie do organizacji związkowych z zapytaniem, czy konkretny pracownik korzysta z obrony związku zawodowego. Jest to jedyna procedura, która daje pracodawcy możliwość informacji kto przynależy do danego związku. Wynika to z art. 30 ustawy o związkach zawodowych z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, która mówi, że „W indywidualnych sprawach ze stosunku pracy (…) pracodawca jest zobowiązany zwrócić się do organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony (…). Nieudzielenie tej informacji w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących pracowników”.

Dopiero po uzyskaniu informacji, że dany pracownik korzysta z obrony związku zawodowego, pracodawca konsultuje ze związkiem zawodowym zamiar np. wypowiedzenia umowy o pracę lub zmiany warunków zatrudnienia na mniej korzystne. Jeżeli przez 5 dni związek zawodowy nie udzieli informacji o pracownikach korzystających z jej obrony, pracodawca jest zwolniony z obowiązku współdziałania z tą organizacją w sprawie danego pracownika.

Takie stanowisko zajął także Sąd Najwyższy w swoim wyroku z dnia 20 lipca 2000 roku I PKN 748/99 „Nieudzielenie przez zakładową organizację związkową informacji o pracownikach korzystających z jej obrony (…) zwalnia pracodawcę z obowiązku współdziałania z tą organizacją, także w zakresie uzyskania zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej na rozwiązanie stosunku pracy z członkiem zarządu lub komisji rewizyjnej tej organizacji (art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych)”.

W jaki sposób pytać związek zawodowy – o każdego pracownika osobno czy raczej o wszystkich pracowników, którzy korzystają z obrony związku?

Problem wydaje się o tyle istotny, że dla pracodawcy lepsze wydaje się zapytanie związku o zbiorczą listę wszystkich osób korzystających z obrony, niż o konkretnego pracownika. Wynika to z faktu, że gdy zapyta o wszystkich, to zarząd związku nie będzie wiedział o jaką osobę chodzi, a jeżeli pracodawca zapyta o konkretną osobę, to informacja ta może szybko dotrzeć do pracownika i w obawie przed ruchem pracodawcy, może on pójść na zwolnienie lekarskie, co uniemożliwi wręczenie mu np. wypowiedzenia umowy o pracę.

W tej kwestii sądy wydawały sprzeczne wyroki. Jeden wyrok mówił, że pracodawca może żądać zbiorczej listy osób korzystającej z obrony (wyrok z dnia 25 lipca 2003 roku I PK 305/02), a drugi, że pracodawca powinien za każdym razem pytać związek czy dany pracownik korzysta z jego obrony (wyrok z 7 maja 2007 roku II PK 305/06). W tej sprawie wypowiedział się Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych, który uznał, że pracodawca nie może żądać zbiorczej listy wszystkich pracowników korzystających z obrony związku. GIODO uznał, że dane osobowe ujawniające przynależność związkową, należą do kategorii danych tzw. „szczególnie chronionych” i pracodawca nie może żądać od związków informacji o wszystkich pracownikach korzystających z obrony, a jedynie może przetwarzać te dane, które dotyczą indywidualnej sprawy danego pracownika.

Wydaje się jednak, że w tej konkretnej sprawie trudno odmówić pracodawcy prawa do żądania od związków zawodowych zbiorczej listy wszystkich pracowników korzystających z obrony, gdyż pracodawca ma podstawę do przetwarzania tych danych. Jest nią właśnie art., 30 ust.2¹ przywołanej ustawy o związkach, który mówi, że w sprawach indywidualnych ze stosunku pracy „pracodawca jest obowiązany zwrócić się do organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony”. Przepis ten mówi wyraźnie o pracownikach w liczbie mnogiej, a nie o jednym konkretnym pracowniku.

Jak trudny i skomplikowany jest to temat, widać po wielu różnych stanowiskach sądów w tej sprawie. Do całej złożoności problemu należy dodać zagadnienie, które niesie ze sobą RODO, czyli obowiązujące od 25 maja 2018 roku unijne rozporządzenia o ochronie danych osobowych, które wprowadziło szereg zmian i nowych obowiązków dla podmiotów przetwarzających dane. W świetle obowiązującego rozporządzenia, koniecznym wydaje się obowiązek poinformowania pracownika o przetwarzaniu jego danych, poprzez podanie przez związek zawodowy informacji pracodawcy o korzystaniu przez pracownika z obrony związku.

Czy możliwa jest sytuacja, że pracownicy będący w zarządzie związku zawodowego nie pracują już w zakładzie pracy, a pracodawca nadal musi zwracać się do nich o opinię lub zgodę?

Taka sytuacja może mieć miejsce, na przykład kiedy pracodawca zwolnił pracowników zarządu dyscyplinarnie, jednak nie przestali oni nadal pełnić swojej funkcji, gdyż działający na terenie zakładu związek, nie wybrał nowego zarządu. Pracodawca do czasu wyboru nowego zarządu, zobowiązany jest kontaktować się ze starym zarządem, mimo że jego członkowie nie są już pracownikami zakładu pracy. Jedynym powodem, który umożliwiałby pracodawcy zaprzestanie kierowania zapytań o zgodę lub opinię do związku, jest niereprezentatywność związku, a więc nie poinformowanie pracodawcy, że związek liczy 10 pracowników.

WAŻNE
Związek zawodowy, bez wezwania, musi poinformować pracodawcę o liczebności członków do 10 dnia po każdym półroczu. Za reprezentatywny, a więc taki, z którym musi współdziałać pracodawca, jest związek zawodowy, który liczy minimum 10 członków.

Jeżeli w ustawowym terminie związek zawodowy nie przedłoży pracodawcy informacji o liczbie członków, pracodawca nie musi informować go o planowanych wypowiedziach czy zmianach regulaminów.

Związek zawodowy - co grozi pracodawcy za utrudnianie jego działalności?

Za utrudnianie lub brak współpracy ze związkami zawodowymi, pracodawca może zostać ukarany grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy. Natomiast za uporczywe utrudnianie działalności, przykładowo poprzez odmawianie udostępnienia pomieszczenia biurowego na działalność związkową, grozi pracodawcy odpowiedzialność karna w postaci grzywny lub ograniczenia wolności.