Poradnik Przedsiębiorcy

PIT-11 - różne sytuacje opisane na przykładach

PIT-11, czyli informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy jest dokumentem, który pracodawca powinien przekazać pracownikom do końca lutego (art. 39 ust. 1 ustawy o PIT). Zdarzają się jednak różne sytuacje, w których nie wiadomo, jak przedsiębiorca powinien postąpić. W artykule przedstawimy kilka nietypowych sytuacji wraz z postępowaniem.

Pracownik rozstaje się z firmą w trakcie roku

Pracownik, który w trakcie roku podatkowego odchodzi z pracy, także w przypadku przejścia na emeryturę czy rentę, może złożyć u pracodawcy wniosek o wcześniejsze wydanie PIT-11. Na jego podstawie pracodawca, w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku, powinien sporządzić i przekazać PIT-11 do pracownika oraz urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika (art. 39 ust. 2 ustawy o PIT).

PIT-11 należy sporządzić w 3 egzemplarzach: dla pracownika, urzędu skarbowego i dla siebie. 

Przykład 1.

Pani Iwona 30 września 2018 r. rozwiązała umowę o pracę w trybie natychmiastowym. Złożyła również wniosek o wcześniejsze wydanie PIT-11 z racji tego, że obawiała się, że w lutym firma już nie będzie istniała. Pracodawca na wniosek pani Iwony powinien w ciągu 14 dni wydać jej informację o dochodach i pobranych zaliczkach, a drugi egzemplarz przesłać do urzędu skarbowego.

Może zdarzyć się również sytuacja, w której pracownik po rozwiązaniu umowy z pracodawcą zawiera z nim kolejną umowę o pracę. Wówczas również pracodawca nie ma obowiązku sporządzenia PIT-11 po ustaniu zatrudnienia. Dopiero do końca lutego kolejnego roku przygotowuje PIT-11, w którym uwzględnia wszystkie dochody, które osiągnął pracownik (łącznie z wszystkich umów o pracę).

Pracownik może jednak po każdym ustaniu stosunku pracy złożyć wniosek o wystawienie PIT-11, na które pracodawca ma wówczas 14 dni. Jednak jeśli pracownik otrzyma PIT-11, a podejmie kolejne zatrudnienie u tego samego pracodawcy, w kolejnym PIT-11 będzie wykazane tylko następne zatrudnienie. Poprzedniego nie należy korygować, będzie on posiadał kilka PIT-11 za każdy okres zatrudnienia.

Likwidacja pracodawcy

Likwidacja zakładu pracy powoduje, że na pracodawcy ciąży obowiązek przekazania pracownikom deklaracji PIT-11:

  • do dnia zaprzestania wykonywania działalności - w przypadku sporządzania PIT-11 z tytułu umów cywilnoprawnych (art. 42 ust. 3 ustawy o PIT),

  • w standardowym terminie do końca lutego kolejnego roku - w przypadku PIT-11 dla pracowników, którzy osiągnęli przychód z tytułu umowy o pracę.

Jednak jeśli pracownik złoży wniosek o wcześniejsze wydanie informacji PIT-11, pracodawca ma obowiązek sporządzić je w ciągu 14 dni.

Przejęcie zakładu pracy

W przypadku przejęcia zakładu pracy (art. 231 Kodeksu pracy) to nowy pracodawca ma obowiązek sporządzenia dokumentu PIT-11, uwzględniając w nim również okres zatrudnienia w przejętym zakładzie.

Śmierć pracownika

Problematyczną sytuacją jest śmierć pracownika, co bowiem zrobić w takiej sytuacji? Czy w ogóle sporządzać PIT-11, a jeśli tak, to komu należy przekazać ten dokument?

Otóż, w przypadku śmierci pracownika pracodawca nadal ma obowiązek sporządzenia PIT-11. Informację należy przekazać właściwemu urzędowi skarbowemu oraz ewentualnie małżonkowi zmarłego pracownika, który chciałby dokonać wspólnego rozliczenia, a dane zawarte w PIT-11 są mu do tego niezbędne.

Jeżeli po śmierci pracownika pracodawca wypłaca świadczenia należne zmarłemu pracownikowi, należy wykazać je w PIT-11, zgodnie z art. 631 § 2 Kodeksu pracy prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą bowiem po śmierci pracownika na jego małżonka, a także inne osoby, które są uprawnione do otrzymania renty rodzinnej. Jest to więc przychód, od którego należy pobrać zaliczki na podatek dochodowy. Dodatkowo w PIT-11 nie należy uwzględniać kosztów uzyskania przychodu oraz ulgi podatkowej.

Podsumowując, jeśli po śmierci pracownika osoba upoważniona, np. małżonek, otrzyma dodatkowe świadczenia (w tym odprawę pośmiertną), to po zakończeniu roku podatkowego taka osoba otrzyma dwa PIT-y, jeden za osobą zmarłą i drugi z tytułu praw majątkowych uzyskanych po śmierci pracownika.

Przykład 2.

W firmie X był zatrudniony pan Jan. Niestety zmarł w maju 2018 roku. Po śmierci rodzinie zmarłego pracownika został wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop oraz odprawa pośmiertna. Świadczenia te należy wykazać w PIT-11 oraz sporządzony dokument przekazać urzędowi skarbowemu i małżonce zmarłego pracownika. Małżonka powinna otrzymać również drugi PIT, za zmarłego męża.

Jeżeli nie ma osób uprawnionych do otrzymania świadczeń od pracodawcy zmarłego pracownika, płatnik nie pobiera zaliczki oraz nie sporządza dokumentu PIT-11.

Urlop wychowawczy lub urlop bezpłatny

Jeśli pracownik przez cały rok podatkowy przebywał na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym i nie otrzymał w tym czasie żadnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu, pracodawca nie ma obowiązku sporządzania PIT-11.

Osoba współpracująca

Pracodawca może zatrudnić jako osobę współpracującą członka swojej rodziny. Osoba taka może zostać zatrudniona na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o dzieło, a także może wykonywać pracę bez wynagrodzenia.

Jeśli osoba współpracująca osiągnęła w danym roku podatkowym przychody ze współpracy, pracodawca powinien wystawić jej PIT-11.

Co istotne, jeśli osoba współpracująca to członek rodziny, który zamieszkuje z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, składki społeczne i składkę zdrowotną w całości finansuje pracodawca, co oznacza, że nie należy wykazywać ich w PIT-11 osoby współpracującej. Składki te pracodawca może odliczyć od własnego podatku.

Umowa o pracę oraz umowa zlecenie

Pracownik wykonujący w danym roku podatkowym u tego samego pracodawcy pracę na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia powinien otrzymać od niego jedną informację PIT-11, w której zostanie uwzględniony przychód z obydwu umów. Nie ma znaczenia, czy pomiędzy umowami była przerwa, wykazanie przychodów na jednym dokumencie będzie poprawne.

Przykład 3.

Pani Małgorzata wykonywała umowę zlecenie dla firmy Y od 1.02.2018 r. do 31.03.2018 r. Od 1.04.2018 r. zawarła umowę o pracę z tą samą firmą. Pracodawca za 2018 rok może sporządzić dla niej jedną informację PIT-11, w której w części E1 wykaże należności ze stosunku pracy, a w części E6 z tytułu umowy zlecenia. W rubrykach 70 -73 należy wykazać składki zsumowane z obydwu umów.

Przychód z umowy zlecenie nie przekracza 200 zł

Zleceniobiorca, którego wynagrodzenie jest nie wyższe niż 200 zł brutto, ma pobierany od wynagrodzenia zryczałtowany podatek w wysokości 18% bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu. W takiej sytuacji pracodawca nie wystawia PIT-11.

Umowa zlecenie na kwotę nie wyższą niż 200 zł brutto jest opodatkowana zryczałtowanym 18% podatkiem.

Pracownicy oddelegowani do pracy za granicą

Jeżeli pracownik został oddelegowany do pracy w kraju, w którym obowiązuje umowa o podwójnym opodatkowaniu, wypełniając informację PIT-11:

  • należy wykazać wszystkie przychody, które pracownik uzyskał od pracodawcy, zarówno w Polsce, jak i za granicą;

  • nie należy wykazywać podatku opłaconego za granicą;

  • w  pozycji 70 należy wykazać wszystkie składki społeczne odprowadzone do ZUS-u oraz do systemu EU, EOG i Konfederacji Szwajcarskiej, natomiast w pozycji 72 wszystkie składki zdrowotne;

  • w pozycji 71 wykazywane są składki na zagraniczne ubezpieczenia społeczne, a w pozycji 73 na zagraniczne ubezpieczenie zdrowotne.

Miejsce zamieszkania w innej miejscowości niż wykonywana praca

Pracownikowi, który mieszka w innej miejscowości niż ta, w której wykonuje pracę, należy uwzględniać podwyższone koszty uzyskania przychodu (zamiast 111,25 zł odliczana jest kwota 139,06 zł). Wyższe koszty uzyskania przychodu mogą być stosowane jedynie, jeśli pracownik złoży odpowiednie oświadczenie.

Co jednak, jeśli pracownik złoży takie oświadczenie, a tak naprawdę miejscowość zamieszkania jest tożsama z miejscowością pracy? Pracodawca nie musi się tym przejmować. Jego zadaniem jest rozliczanie pracownika zgodnie ze złożonym oświadczeniem. To pracownik będzie odpowiadał przed urzędem skarbowym w przypadku zawyżenia kosztów.

PIT-2 a PIT-11

PIT-2 to oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli na tym dokumencie pracownik wyznaczy pracodawcę jako właściwego do zmniejszania zaliczki, pracodawca musi uwzględnić to oświadczenie i obliczając zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględniać kwotę wolną, która wynosi 46,33 zł miesięcznie. Pobrane zaliczki, po odliczeniu kwoty wolnej, pracodawca wykazuje w PIT-11.

Błędnie odprowadzone zaliczki na podatek dochodowy

W przypadku błędnie odprowadzanych zaliczek na podatek dochodowy, PIT-11 należy sporządzić zgodnie z faktycznie pobranymi zaliczkami. Jeżeli:

  • pracodawca pobrał za wysokie zaliczki - pracownik może wystąpić z wnioskiem o zwrot nadpłaty,

  • pracodawca pobrał za niskie zaliczki - pracodawca może wystąpić z wnioskiem do urzędu skarbowego. Wówczas urząd może domagać się dopłaty zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

 Błędnie odprowadzone zaliczki na podatek dochodowy mogą skutkować powstaniem nadpłaty lub niedopłaty. W przypadku niedopłaty pracodawca może zostać obciążony kosztami. 

Korekta PIT-11

Może zdarzyć się sytuacja, że pracodawca błędnie wypełni PIT-11. Wówczas należy wystawić korektę deklaracji. Należy do niej dołączyć uzasadnienie wyjaśniające przyczynę korekty deklaracji.

Korektę należy wykonać również wówczas, jeśli po przekazaniu PIT-11 pracownik zwróci się do pracodawcy o zmianę w tym dokumencie miejsca zamieszkania (przeprowadzka w ciągu roku).

Przesyłka zwrócona do nadawcy

Co powinien zrobić pracodawca, jeśli w wyznaczonym terminie przekazał deklarację PIT-11, a przesyłka została zwrócona z adnotacją, że adresat wyprowadził się? Jeśli istnieje możliwość ustalenia prawidłowego adresu, pracodawca może ponownie wysłać PIT-11. Jeśli jednak takiej możliwości nie ma, zwróconą przesyłkę wraz z dowodem nadania należy przechowywać przez 5 lat w razie kontroli organów podatkowych.