Poradnik Przedsiębiorcy

Motocykl w firmie - wszystko co warto wiedzieć

Wielu przedsiębiorców zamiast samochodu decyduje się na zakup motocykla w firmie, gdyż jest on dużo tańszy w utrzymaniu niż samochód a także mniej problematyczny w przechowywaniu. Jednak w trakcie lub już po jego zakupie nasuwa się mnóstwo pytań dotyczących podatku VAT oraz sposobu, w jaki można zewidencjonować taki zakup oraz kolejne wydatki z nim związane. Dowiedz się, jak rozliczyć motocykl w firmie i sprawdź, czy na gruncie podatkowym rozliczenie wydatków dotyczących motocykla różni się od samochodu osobowego.

Definicja motocykla w ustawie - Prawo o ruchu drogowym

Kluczowe w tej sprawie jest ustalenie, czy motocykl można określić jako samochód osobowy.

Ustawa Prawo o ruchu drogowym przedstawia następujące definicje pojazdów:

Art. 2 (...)
33) pojazd samochodowy - pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h; określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego;
45) motocykl - pojazd samochodowy dwukołowy kategorii L3e albo dwukołowy z bocznym wózkiem kategorii L4e, albo trójkołowy kategorii L5e o symetrycznym rozmieszczeniu kół, spełniający kryteria klasyfikacji dla pojazdów odpowiednio dla kategorii L3e albo L4e, albo L5e, o których mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 168/2013 z dnia 15 stycznia 2013 r. w sprawie homologacji i nadzoru rynku pojazdów dwu- lub trzykołowych oraz czterokołowców (Dz. Urz. UE L 60 z 02.03.2013, str. 52, z późn. zm.);

A oto definicja samochodu osobowego zawarta w ustawie o PIT:

Art. 5a  (...)
19a) samochodzie osobowym - oznacza to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
- klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
- z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
- agregat elektryczny/spawalniczy,
- do prac wiertniczych,
- koparka, koparko-spycharka,
- ładowarka,
- podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
- żuraw samochodowy,
d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług.

Ustawa prawo o ruchu drogowym traktuje motocykl jak pojazd samochodowy. Z tego wynika, że na gruncie podatku dochodowego motocykl jest samochodem osobowym, zatem będzie rozliczany w ten sam sposób.

Motocykl w firmie a VAT

W związku z powyższym należy uznać, że również dla celów ustawy o VAT motocykl w firmie stanowi pojazd samochodowy. Oznacza to, że do motocykla mają zastosowanie ograniczenia wynikające z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT i od jego zakupu oraz wydatków związanych z jego eksploatacją podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT na tych samych zasadach co od zakupu samochodu osobowego.

W przypadku nabycia motocykla do firmy podatnik ma do wyboru dwie możliwości odliczenia podatku VAT, w zależności od tego, na jaką formę użytkowania pojazdu się zdecyduje:

  • wyłącznie na cele działalności gospodarczej - forma uprawniająca podatnika do odliczenia 100% naliczonego podatku VAT od zakupu i kosztów związanych z motocyklem, która wymaga zgłoszenia pojazdu w urzędzie skarbowym za pomocą formularza VAT-26, prowadzenia kilometrówki dla celów VAT oraz sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu,
  • do celów mieszanych (zarówno w działalności i poza nią) - forma uprawniająca podatnika do odliczenia 50% naliczonego podatku VAT od zakupu i wydatków dotyczących motocykla, nie wymaga spełnienia dodatkowych formalności.

Problem pojawia się natomiast w przypadku odliczenia podatku VAT od zakupu kasku oraz odzieży ochronnej, ponieważ z wielu interpretacji podatkowych wynika, że tego typu wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów firmy. Organy podatkowe uważają, że nie mają one bezpośredniego wpływu na przychód firmy, w związku z czym nie powinny zmniejszać wykazywanego w działalności gospodarczej dochodu do opodatkowania. Przykładem w tej kwestii może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 08 czerwca 2012 r. (nr sygn. IPTPB1/415-160/12-4/AG), który wyjaśnił, że:

(...) zakup kasku, o którym mowa w ww. przepisie ustawy Prawo o ruchu drogowym oraz odzieży ochronnej służącej do jazdy motocyklem ma na celu ochronę zdrowia użytkownika tego środka transportu. Bezpośrednim zatem celem tego rodzaju zakupów jest więc ochrona zdrowia. Wydatki poniesione na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym. Dotyczą one zakupu rzeczy, które każdy dobiera indywidualnie, stosownie do wymiarów, tak jak ubiór do pracy. Są to wydatki związane z funkcjonowaniem danej jednostki w życiu społecznym, a ich poniesienie uwarunkowanie jest innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z działalności gospodarczej. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest uzależnione od rodzaju noszonej przez Wnioskodawcę w trakcie jazdy motocyklem odzieży i kasku.(...) Aby można było wydatki na zakup kasku i specjalistycznej odzieży służącej do jazdy motocyklem uznać za koszty uzyskania przychodów, kask oraz odzież taka musiałaby spełniać określone wymogi, tj. utracić charakter odzieży osobistej. (...)

Motocykl w firmie - amortyzacja

Jeżeli przewidywany okres użytkowania motocykla w firmie wynosi minimum rok, wówczas należy uznać go za środek trwały firmy i wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Przy niskiej wartości motocykla najlepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie jednorazowej metody amortyzacji. Odpis ten należy wówczas ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w miesiącu, w którym przyjęto go do użytkowania.

Gdy wartość motocykla jest większa niż 10.000 zł, podobnie jak przy samochodach mamy do wyboru:

  • amortyzację liniową - z wykazu stawek amortyzacyjnych dla motocykla o KŚT 740 należy zastosować 20% stawkę podstawową,
  • amortyzację indywidualną - jak wynika z art. 22j ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT - indywidualne stawki amortyzacyjne można ustalić dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika, przy czym amortyzacja środków transportu powinna wynosić minimum 30 miesięcy, co oznacza że maksymalna stawka amortyzacyjna jaką można zastosować wynosi 40%. Motocykl w firmie będzie wówczas amortyzowany przez 2,5 roku.

Środki trwałe uznaje się za używane, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez innego właściciela co najmniej przez okres 6 miesięcy. Jako dokument potwierdzający okres używania pojazdu można posłużyć się kartą pojazdu lub książką serwisową.

  • amortyzację podwyższoną - stawka amortyzacyjna dla środków transportu używanych intensywniej niż w warunkach przeciętnych albo do pojazdów wymagających szczególnej sprawności technicznej może zostać podwyższona współczynnikiem o maksymalnej wartości 1,4. W przypadku motocykla stawka wynosiłaby 28% (czyli stawka podstawowa 20% pomnożona przez współczynnik 1,4). Fakt ten wynika z art. 22i ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT.

Wprowadzając motocykl do środków trwałych firmy, należy pamiętać o sporządzeniu dokumentu OT - przyjęcia środka trwałego do użytkowania w działalności. Pod dokument OT należy podpiąć kopie dokumentów potwierdzających wartość początkową środka trwałego.

Warto również zaznaczyć, że motocykl w firmie spełnia definicję samochodu osobowego na potrzeby podatku dochodowego. Oznacza to, że motocykle zostały wyłączone z możliwości dokonania jednorazowej amortyzacji w ramach pomocy de minimis, z której mogą skorzystać mali podatnicy lub osoby rozpoczynające działalność gospodarczą.

Ponadto na gruncie podatku dochodowego wydatki eksploatacyjne związane z motocyklem będącym przedsiębiorca może rozliczyć w zależności w jaki sposób użytkuje pojazd. Jeżeli firmowy motocykl jest używany wyłącznie w celach działalności, co potwierdzone jest prowadzoną kilometrówką to ma prawo do odliczania 100% kosztów. Natomiast w przypadku wykorzystywania motocykla zarówno w działalności i prywatnie przedsiębiorca ma prawo do odliczenia wyłącznie 75% kosztów eksploatacyjnych związanych z pojazdem (ograniczenie rozliczenia kosztów od pojazdów osobowych obowiązuje od początku 2019 r.).

Prywatny motocykl w firmie

Przedsiębiorca może korzystać nie tylko z motocykla będącego majątkiem firmy, ale także z prywatnego pojazdu. W tym przypadku koszty eksploatowania takiego pojazdu (jak zakup paliwa, koszty myjni, naprawy, części) powinien rozliczać w ramach działalności tylko w 20% poniesionych wydatków na prywatny motocykl używany w firmie. Limit odliczenia 20% kosztów eksploatacyjnych od pojazdów osobowych prywatnych używanych w działalności został wprowadzony od 1 stycznia 2019 r. wraz ze zmianą przepisów dotyczących rozliczania samochodów osobowych używanych w firmie.