Wakacje w samochodzie służbowym - czy są możliwe?

Wakacje w samochodzie służbowym jest wykorzystywany przez wielu pracowników w okresie letnim. Jakie zagrożenia niesie ze sobą używanie pojazdu służbowego przez pracownika do celów prywatnych?

Wakacje w samochodzie służbowym a przychód

Korzystanie z samochodu firmowego przez pracownika po godzinach pracy budzi wiele kontrowersji, szczególnie patrząc z punktu widzenia prawa podatkowego. Dlatego też firma dysponująca własną flotą samochodową powinna zwrócić szczególną uwagę, w jaki sposób i w jakim zakresie pracownicy mogą używać firmowych pojazdów do celów prywatnych.

Kluczową decyzją, jaką musi podjąć zarządzający flotą, jest to, czy w ogóle pracownicy mogą dysponować samochodami firmowymi w swoim prywatnym czasie. 

Udostępniając auta pracownikom do prywatnych celów, firma musi brać pod uwagę zarówno wzrost kosztów obsługi własnego taboru (większe zużycie, częstsze naprawy), jak i to, że w myśl interpretacji organów skarbowych dysponowanie przez pracownika pojazdem służbowym dla własnych celów jest jego przychodem, a taki należy opodatkować. 

Wprowadzone ograniczenia mogą dotyczyć liczby przejechanych kilometrów, terenu, w jakim może poruszać się pracownik, czy korzystania z firmowej karty paliwowej (np. służbowe samochody mogą być tankowane tylko w godzinach pracy). Praktyka pokazuje zależność ograniczeń od stanowiska, jakie zajmuje dany pracownik – im jest ono wyższe, tym mniej narzuca się ograniczeń.

Warto w tym miejscu zasygnalizować jedną rzecz. W interpretacji indywidualnej z 14 marca 2025 roku (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.48.2025.1.JK3) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wspomniał, że: „[…] W tym stanie rzeczy oraz w świetle wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. należy uznać, że wynikające z konieczności wykonywania czynności służbowych wykorzystanie samochodu współdzielonego do dojazdu do i z miejsca zamieszkania w celu odbycia podróży służbowej zleconej przez Spółkę nie generuje po stronie pracowników przychodu do opodatkowania. Wydatki ponoszone będą, bowiem w interesie pracodawcy, a co za tym idzie, pracownicy nie otrzymują od Spółki jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego. Świadczenia otrzymane od pracodawcy pozostają w związku z pracą w Spółce.

Jak wynika zatem z opisu zdarzenia przyszłego, używanie samochodu służbowego służyć będzie pracownikowi w celach związanych z wykonywaniem powierzonych obowiązków (wykonywaniem zadań służbowych). W przedmiotowej sprawie nie otrzyma on żadnej korzyści majątkowej kosztem spółki. Korzystanie bowiem z samochodu służbowego przez pracownika, wobec którego ze względu na specyfikę wykonywanych zadań oczekuje się pełnej gotowości, dyspozycyjności i mobilności, nie może zostać uznane za nieodpłatne świadczenie. […]”.

Wakacje w samochodzie służbowym a wyjazd za granicę

Pracownik przeważnie otrzymuje od pracodawcy uprawnienie do dysponowania służbowym środkiem transportu na terenie Polski. Jednak coraz częściej się zdarza, że chce on wyjechać na zagraniczne wakacje albo dokonuje wyjazdu za granicę w celach służbowych z przedłużeniem pozostania na miejscu w celach urlopowych. 

W zależności od tego, gdzie chce podróżować, istnieją różne uwarunkowania. W związku z tym powinien on otrzymać pisemną zgodę na wyjazd z kraju od osoby odpowiedzialnej za flotę, a w przypadku samochodu leasingowanego od leasingodawcy.

Po wejściu Polski do Unii Europejskiej nie jest już wymagane posiadanie zielonej karty na jej terytorium przez polskiego kierowcę. W przypadku wyjazdu poza terytorium UE taka karta jest niezbędna. Podobnie z ubezpieczeniem AC, które standardowo obejmuje terytorium większości państw europejskich, jednak z wyłączeniem krajów byłego Związku Radzieckiego (bez państw nadbałtyckich).

Opodatkowanie przychodu

Przepisy podatkowe jasno precyzują sytuację, gdy pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych. Według nich jest to nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, z którego uzyskuje on korzyści. Organy skarbowe nie mają wątpliwości, że jest to jego przychód podlegający opodatkowaniu.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze, 
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, 
• różnego rodzaju dodatki, 
• nagrody, 
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych

– oraz wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. 

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 wyżej określonych kwot.

Natomiast w art. 11 ustawy o PIT prawodawca wskazuje, że przychód z tytułu uzyskania nieodpłatnego świadczenia ustala się w zależności od przedmiotu świadczenia. Ogólna zasada mówi, że wartość pieniężną świadczeń w naturze podatnik określa na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń podatnik ustala według sposobów zaprezentowanych w poniższej tabeli. 

Warto podkreślić, że gdy podatnik ma do czynienia ze świadczeniem częściowo odpłatnym, a częściowo nieodpłatnym, to przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według ww. zasad a odpłatnością ponoszoną przez podatnika. 

Pracodawca, który udostępnia samochód służbowy swojemu pracownikowi w celach prywatnych, może regulować w całości wydatki eksploatacyjne dotyczące wykorzystania tego pojazdu w tym czasie, może pokrywać je w części albo wcale.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 29 czerwca 2017 roku wskazał jednoznacznie, że: „[…] Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmiany w sprawie zasad korzystania z samochodu służbowego, w tym korzystania przez pracownika Wnioskodawcy z samochodu służbowego w czasie wolnym od pracy, które stanowić będzie nieodpłatne świadczenie dla pracownika. Wnioskodawca będzie pokrywał wszystkie niezbędne wydatki umożliwiające używanie przez pracownika samochodu służbowego w czasie wolnym od pracy, w tym koszty paliwa.

Wnioskodawca zamierza rozliczać koszt paliwa zużytego przez pracownika przy korzystaniu z samochodu służbowego do celów prywatnych w ten sposób, że będzie on obejmował kwotę ryczałtu określonego w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wartość nieodpłatnego świadczenia obejmującego koszt paliwa, który zostanie ustalony na podstawie paragonów fiskalnych potwierdzających zakup paliwa do celów prywatnych.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że:

1. wartość pieniężna świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych będzie stanowiła dla pracownika przychód z nieodpłatnych świadczeń, który ustala się według zasad określonych w art. 12 ust. 2a-2c ustawy,
2. w sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się dodatkowo pokrywać wydatki pracownika na paliwo wykorzystywane w innych celach niż służbowych, wówczas wartość tego paliwa będzie stanowić opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy, którego wysokość należy ustalić na podstawie art. 12 ust. 2 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Określona natomiast w art. 12 ust. 2a ww. ustawy norma obejmuje wyłącznie udostępnienie samochodu do celów prywatnych. Zatem nieodpłatne świadczenie, polegające na pokryciu przez Wnioskodawcę kosztów zakupu paliwa do celów prywatnych pracownika, będzie odrębnym świadczeniem, które nie zawiera się w kwocie ryczałtu, określonego w ww. przepisie.

Jednocześnie zaznaczyć należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazują praktycznego sposobu wyliczania (dokumentowania) wartości nieodpłatnego świadczenia. W związku z tym w tym celu może być stosowana każda metoda, która pozwoli na jednoznaczne określenie wartości tego świadczenia, tj. wartości paliwa zużytego do celów prywatnych pracownika, w związku z wykorzystywaniem przez niego samochodu służbowego. Podkreślić jednak należy, że sposób ten musi odpowiadać cenie rynkowej stosowanej w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem czasu i miejsca ich uzyskania, co wynika z art. 11 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. […]”.

Trzeba także dodać istotny wniosek wskazany przez sąd i zaimplementowany do interpretacji indywidualnej z 8 lipca 2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której uznaje, że: „[…] Zdaniem Sądu podzielić należy pogląd Wnioskodawcy, że nie jest on w stanie ustalić, jaka część paliwa znajdującego się w danym momencie w baku pojazdu została przekazana na cele prywatne, a jaka na cele służbowe. Tym samym nie da się zaliczyć kosztów paliwa na przejazdy prywatne.

W ocenie Sądu wyrok w sprawie niniejszej wpisuje się w dominującą w tym zakresie linię orzeczniczą, dla której reprezentatywne są wyroki NSA z dnia 27 września 2018 r., II FSK 2430/16 oraz z dnia 28 września 2018 r., II FSK 2654/16 (CBOSA), w których wyraźnie opowiedziano się za poglądem zgodnym ze stanowiskiem skarżącej. W pierwszym z wyroków stwierdzono, że: „Jakkolwiek ustawodawca nie precyzuje i nie definiuje ściśle zakresu pojęciowego zwrotu »wykorzystywanie«, należy uznać – wbrew stanowisku organu podatkowego – iż świadczeniem pracodawcy nie jest samo udostępnienie samochodu, z którym organ utożsamia jedynie stałe, związane z pojazdem wydatki, takie jak koszty ubezpieczenia, bieżące naprawy, przeglądy, wymiana części eksploatacyjnych, np. wymiana opon. Udostępnienie pracownikowi przez pracodawcę do używania samochodu obejmuje zapewnienie możliwości prawidłowego używania, a więc także ponoszenie wszystkich niezbędnych wydatków umożliwiających takie używanie. 

Nie ma żadnego uzasadnienia, aby jeden rodzaj tych wydatków, jakim są wydatki na paliwo, uznać za stanowiące odrębne świadczenie”. 

Teza drugiego z wyroków potwierdza powyższe: „Określona w art. 12 ust. 2a u.p.d.o.f. wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia, uzyskiwanego przez pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, obejmuje wszystkie koszty związane z eksploatacją samochodu, w tym koszty paliwa”. Sąd przywołał także wyroki NSA: z dnia 19 lipca 2019 r. II FSK 3642/16, z dnia 2 lipca 2019 r. II FSK 2050/17, z dnia 6 czerwca 2019 r. II FSK 2481/17 i II FSK 1723/17 (dostępne na stronie https://cbois.ns,a.gov.pl). […]”.

A zatem wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości ww. stałej kwoty ryczałtu, a kwota ta dotyczy wszystkich ponoszonych wydatków eksploatacyjnych.

Odpowiedzialność za szkody podczas wakacji w samochodzie służbowym

Kwestia odpowiedzialności pracownika za wyrządzone szkody bezwzględnie powinna być uregulowana w umowie zawartej z pracownikiem lub w regulaminie floty firmy. Takie zapisy chronią przedsiębiorstwo w przypadku odmowy wypłaty pełnego odszkodowania przez firmę ubezpieczeniową.

Jest kilka sytuacji, gdy ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania. Najczęstszym powodem są sytuacje, kiedy kierowcy prowadzą pojazd w stanie nietrzeźwym lub uciekają z miejsca wypadku. Należy jednak pamiętać, że wysokość obciążenia pracownika za wyrządzone szkody jest ograniczona do 3-krotności jego przeciętnego wynagrodzenia.

A co ze składkami ZUS?

Na mocy art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przychód pracownika ze stosunku pracy jest podstawą do wyliczenia składki na ubezpieczenie społeczne (w tym obowiązkowe chorobowe).

Natomiast w myśl art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy płatnik składek stosuje podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. 

Skoro wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z samochodu służbowego przez pracownika w celach prywatnych stanowi przychód tego pracownika ze stosunku pracy, to wartość ta będzie podlegać pod ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, ale i niekiedy pod fundusz pracy (gdy łączne wynagrodzenie brutto przekroczy kwotę minimalną) oraz fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych.

Opodatkowanie VAT

W myśl art. 8 ust. 2 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) opodatkowaniu podlega odpłatne świadczenie usług.

Z powyższego przepisu wynika, że wartość nieodpłatnego świadczenia będzie podlegała opodatkowaniu VAT. Z kolei odpłatne udostępnienie pracownikowi firmowego samochodu na użytek prywatny także będzie stanowić świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT.

Nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych nie ma związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, a więc jest świadczeniem na potrzeby osobiste pracownika.

Należy jednak wspomnieć o pewnym wyjątku. Zgodnie z art. 8 ust. 5 ustawy o VAT nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT w przypadku użycia pojazdów samochodowych przez tego pracownika do celów innych niż działalność gospodarcza pracodawcy, jeżeli pracodawcy przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w 50% z tytułu:

1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów, lub
2. nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Pracodawca, który udostępnił pracownikowi odpłatnie lub nieodpłatnie pojazd firmowy, nie będzie przysługiwało pełne prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych dotyczących tego pojazdu, natomiast 50% już tak. Potwierdza to wyrok NSA wydany 11 kwietnia 2017 roku (sygn. I FSK 1721/15), w którym stwierdza, że: „[…] Podsumowując tę część rozważań, Sąd stwierdza, że w sytuacji, gdy w świetle art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity w Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) nie jest działalnością gospodarczą podatnika przekazanie samochodów przedsiębiorstwa do osobistego użytku jego pracowników, takie udostępnienie ich – w tym także odpłatne – wyklucza zastosowanie art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) ww. ustawy wymagającego, aby pojazd samochodowy wykorzystywany był wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. […]”.

Podsumowując, udostępnienie samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika jest niejednokrotnie postrzegane jako wymierna korzyść oraz podniesienie jego prestiżu wobec innych pracowników. Na pewno spełnia funkcję motywującą, wiążąc go z firmą. Należy jednak przeanalizować, co przedsiębiorstwo może zyskać i jakie są dodatkowe obciążenia wynikające z prawa podatkowego i ubezpieczeniowego.