Na zakładzie pracy ciąży szereg obowiązków związanych z opodatkowaniem zatrudnionych pracowników w związku z realizacją funkcji płatnika oraz inkasenta podatku dochodowego od osób fizycznych. Przepisy prawa zapewniają ciągłość realizacji tych obowiązków w przypadku zmian organizacyjnych polegających na przejęciu zakładu pracy przez nowego pracodawcę. Przejęcie obowiązków płatnika podatku wiąże się z szeregiem obowiązków dla nowego płatnika. Poznaj je!
Zakład pracy (pracodawca) jako płatnik podatku
W myśl art. 8 i 9 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa:
- płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu;
- inkasentem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej obowiązana do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
Zgodnie z art. 32 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej: ustawa o PIT – zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Do obowiązków zakładu pracy jako płatnika należy również m.in. sporządzenie deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 według ustalonych wzorów udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Obowiązek sporządzenia rocznej deklaracji o zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-4R – wynika z art. 38 ust. 1a ustawy o PIT. Deklarację tę należy przesłać do urzędu skarbowego w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.
PIT-11, czyli informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, jest sporządzana przez zakład pracy na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o PIT i przekazywana w terminach:
- do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym – urzędowi skarbowemu;
- do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – podatnikowi;
- w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku przez podatnika – urzędowi skarbowemu i podatnikowi, w przypadku gdy w trakcie roku podatkowego ustał obowiązek poboru zaliczki przez zakład pracy;
- do dnia zaprzestania działalności – urzędowi skarbowemu i podatnikowi, w przypadku gdy zakład pracy zaprzestał działalności przed końcem stycznia lub odpowiednio przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym.
Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę
Jak stanowi art. 231 § 1 Kodeksu pracy (kp), w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. W wyroku Sądu Najwyższego z 1 lutego 2000 roku (I PKN 508/99) wskazano: „Przepis art. 231 § 1 kp jest przepisem bezwzględnie obowiązującym. Przejęcie w tym trybie pracowników przez nowego pracodawcę następuje z mocy prawa i nie jest uzależnione od żadnych czynności pracowników. Nie jest również możliwe uchylenie skutków działania tego przepisu w wyniku czynności prawnej (umowy) pomiędzy dotychczasowym i nowym pracodawcą”.
Z chwilą przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 29 września 1998 roku, I PKN 349/98). Oznacza to, że stosunki pracy nawiązane z poprzednim pracodawcą trwają (zachowują ciągłość), z tą modyfikacją, iż w miejsce dotychczasowego pracodawcy wstępuje inny podmiot.
Nowy pracodawca i pracownik mogą co prawda zdecydować o niekontynuowaniu stosunku pracy po przejęciu zakładu pracy lub jego części, jednak muszą w tym zakresie podjąć określone czynności, w szczególności opisane w art. 231 § 4 i 5 kp. W myśl tych unormowań w terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę pracownik może bez wypowiedzenia, za 7-dniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem. Z kolei pracodawca z dniem przejęcia zakładu pracy lub jego części jest obowiązany zaproponować nowe warunki pracy i płacy pracownikom świadczącym dotychczas pracę na innej podstawie niż umowa o pracę oraz wskazać termin, nie krótszy niż 7 dni, do którego pracownicy mogą złożyć oświadczenie o przyjęciu lub odmowie przyjęcia proponowanych warunków. W razie nieuzgodnienia nowych warunków pracy i płacy dotychczasowy stosunek pracy rozwiązuje się z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia liczonego od dnia, w którym pracownik złożył oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych warunków, lub od dnia, do którego mógł złożyć takie oświadczenie.
Jeżeli stosunek pracy jest kontynuowany z nowym pracodawcą, pracodawca ten, jako następca prawny poprzedniego pracodawcy, przejmuje na siebie obowiązki wobec pracownika wynikające z tego stosunku.
Przejęcie obowiązków płatnika przez nowego pracodawcę
W art. 231 § 1 kp zastosowano konstrukcję automatycznego wejścia w stosunek pracy nowego pracodawcy, wprowadzając swoistą sukcesję uniwersalną w płaszczyźnie stosunków pracy, opierającą się na założeniu, że stosunek pracy w ogóle nie zostaje rozwiązany mimo przekształceń podmiotowych. W związku z tym obowiązki płatnika nałożone przepisami ustawy o PIT, w tym obowiązek sporządzenia stosownych informacji, deklaracji i obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek dochodowy, nie ustają, lecz przechodzą na nowego płatnika, który przejmując pracowników, przejmuje także obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wszelkie inne obowiązki z tym związane. Pracodawca przejmujący pracowników winien zatem kontynuować obowiązki płatnika.
W myśl art. 38 ust. 1a ustawy o PIT deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) powinna obejmować zaliczki pobrane przejętym pracownikom zarówno za okres zatrudnienia w poprzednim zakładzie pracy, jak i zaliczki pobrane przez pracodawcę przejmującego pracowników (por. interpretacja indywidualna z 5 września 2023 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0112-KDIL2-1.4011.568.2023.1.MKA).
Przykład 1.
Nowy pracodawca przejął zakład pracy wraz z pracownikami 1 września 2023 roku. W związku z tym w deklaracji PIT-4R składanej w terminie do końca stycznia 2024 roku nowy pracodawca wykazał zaliczki podatku, które zostały pobrane przez przejęty zakład pracy w związku z uzyskaniem przez pracowników wynagrodzeń z tego zakładu, w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2023 roku, oraz zaliczki podatku pobrane przez nowego pracodawcę od wynagrodzeń wypłaconych przez niego za wrzesień, październik, listopad i grudzień 2023 roku.
Również informacje PIT-11 dla przejętych pracowników powinien za cały rok podatkowy sporządzić nowy pracodawca, uwzględniając zarówno przychody z okresu zatrudnienia u poprzedniego, jak i u nowego pracodawcy.
Trafność stanowiska o przejściu obowiązków płatnika na pracodawcę w stosunku do przejmowanych przez niego pracowników potwierdzono m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 stycznia 2016 roku, wydanej na wniosek spółki prawa handlowego przejmującej zakład pracy (inną spółkę): „[…] w związku z przejęciem zakładu w trybie art. 231 ustawy – Kodeks pracy, w odniesieniu do przejętych pracowników Wnioskodawca będzie zobowiązany do sporządzenia oraz przesłania podatnikowi i właściwemu organowi podatkowemu imiennych informacji oraz sporządzenia i przesłania właściwemu organowi podatkowemu rocznych deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek oraz pobranym zryczałtowanym podatku, o których mowa w art. 38 ust. 1a i art. 42 ust. 1a u.p.d.o.f. W przedmiotowej sprawie stwierdzić zatem należy, że informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11, roczne deklaracje PIT-4R obejmujące dane za cały rok podatkowy […], zarówno za okres zatrudnienia w przejętym zakładzie pracy, jak i u pracodawcy przejmującego, powinien sporządzić przejmujący pracowników pracodawca, czyli w przedmiotowej sprawie – Wnioskodawca”.
Jak wynika z powyższego, przejęcie zakładu pracy przez nowego pracodawcę w trakcie roku kalendarzowego (podatkowego) nie powoduje zmiany terminów przekazania deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 ani zakresu danych, jakie należy w tych dokumentach zamieścić. Zmienia się tylko podmiot dokonujący tego przekazania – jest nim nowy pracodawca.
