Umowy cywilnoprawne to popularny sposób na zawarcie współpracy z osobą, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Jednakże zawarcie takiego kontraktu pociąga za sobą koszty – wynagrodzenia, podatku dochodowego, czasem składek ZUS. Jak zatem należy uwzględnić tego typu wydatki w swojej firmie? Najlepiej na podstawie wystawionego przez wykonawcę lub zleceniobiorcę rachunku.
Dlaczego rachunek jest potrzebny?
Kiedy przedsiębiorca decyduje się na zamówienie usługi u innej firmy, to wydatek poniesiony z tego tytułu udokumentuje za pomocą otrzymanej od niej faktury. Nie ma tu innego wyjścia – zgodnie z przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług świadczenia usług pomiędzy firmami zawsze wymagają wystawienia właśnie tego dokumentu.
Ale właśnie – między firmami. Co zatem w przypadku, kiedy wykonawcą usługi będzie osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, z którą zostanie zawarta umowa zlecenia lub umowa o dzieło? W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest rachunek, w praktyce też najczęściej wykorzystywany. Wśród elementów takiego rachunku należałoby wtedy ująć dane obu stron, datę jego wystawienia wraz z numerem, informacje o wykonywanych usługach oraz sumę należności. Strony często dodatkowo wskazują na nim kwotę podatku dochodowego oraz – w przypadku umów zlecenia – składki ZUS. Łatwo jest wtedy na podstawie takiego rachunku wypłacić wynagrodzenie i rozliczyć koszty w ewidencjach firmy.
Wymóg wystawienia rachunku przez wykonawcę dzieła albo zleceniobiorcę warto jest zatem ująć w zawieranej umowie – odpowiednio o dzieło lub zlecenie. W praktyce zdarza się także, że rachunek wystawiany jest w imieniu wykonawcy usługi przez zamawiającego. Jest to związane z faktem, iż osoby prywatne są niejednokrotnie słabiej obeznane z dokumentacją tego typu niż przedsiębiorcy.
Kiedy trzeba wystawić rachunek?
Zasady dotyczące umów zlecenia oraz umów o dzieło zostały określone w Kodeksie cywilnym, jednakże rachunki nie są tam uwzględnione. W ich przypadku należałoby się odnieść do Ordynacji podatkowej.
Zgodnie z jej zapisami rachunek powinien zostać wystawiony w terminie siedmiu dni od daty dostawy towaru albo wykonania umowy. Zatem wykonawca umowy – bądź przedsiębiorca w jego imieniu – ma tydzień na to, aby udokumentować wykonaną usługę. Jednocześnie jednak, jeśli przedsiębiorca nie zażąda (lub nie zawrze w umowie) wymogu wystawienia rachunku, to druga strona nie ma obowiązku jego sporządzenia.
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Rachunek w wersji elektronicznej
Dokumenty w wersji elektronicznej coraz chętniej są wykorzystywane w firmach. Także w przypadku rachunku dotyczącego umowy zlecenia bądź umowy o dzieło nie jest konieczne utrzymywanie formy papierowej. Zatem elektroniczna wymiana dokumentacji z wykonawcą czy zleceniobiorcą może być znacznym ułatwieniem dla obu stron.
Wątpliwości mogą się natomiast pojawić w kwestii zamieszczania na rachunku podpisu stron – w przypadku wysyłki elektronicznej możliwość zamieszczenia takich podpisów jest znacznie utrudniona. Podpisy na rachunku nie są jednak konieczne - przepisy są w tym zakresie coraz bardziej liberalne. Jednakże niekonieczny nie oznacza, że nie może on być przydatny. W przypadku ewentualnego sporu w sądzie podpisany rachunek ma znacznie większą wartość dowodową niż jego wersja bez podpisu.
