Osoby fizyczne wykonujące określone usługi na podstawie umowy zlecenia są często proszone przez zleceniodawców o wystawienie rachunku, który ma stanowić podstawę rozliczenia finansowego pomiędzy stronami umowy. W związku z tym pojawia się pytanie, czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może w ramach umowy zlecenia wystawić rachunek? Postaramy się w poniższym artykule udzielić odpowiedzi na tak postawione pytanie i zbadać zagadnienie jakim jest wystawianie rachunku przez zleceniobiorcę.
Wystawianie rachunku przez zleceniobiorcę - podstawowe zasady
Rachunek oraz reguły odnoszące się do jego wystawiania zostały opisane w Ordynacji podatkowej.
Należy sięgnąć do treści art. 87 Ordynacji podatkowej, gdzie w § 1 czytamy, że jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
W świetle powyższego można wskazać, że muszą zaistnieć trzy okoliczności, aby dopuszczalne było wystawienie rachunku:
- osoba nie jest zobowiązana do wystawienia faktury VAT,
- żądanie wystawienia rachunku zgłosił kupujący lub usługobiorca,
- podatnik prowadzi działalność gospodarczą.
W zakresie interesującego nas zagadnienia należy zwrócić szczególną uwagę na ostatni punkt, który wskazuje, że rachunek wystawiają osoby prowadzące działalność gospodarczą.
Trzeba przy tym mieć na uwadze, że Ordynacja podatkowa zawiera własną i autonomiczną definicję działalności gospodarczej, która powinna być stosowana na potrzeby regulacji wynikających z tego aktu prawnego.
Jak czytamy w art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej, poprzez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.
W tak skonstruowanej szerokiej definicji będzie zatem mieścić się osoba wykonująca określone czynności w oparciu na odpłatnej umowie zlecenia.
Następnie należy zbadać, czy osoba fizyczna wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia nie jest zobligowana do wystawienia faktury VAT. To bowiem wykluczałoby możliwość wystawienia rachunku.
W tym zakresie należy przenieść się do treści ustawy o podatku od towarów i usług. Tam też w art. 106b ustawy czytamy, że podmiotami zobowiązanymi do wystawienia faktur są podatnicy.
Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Jednakże istotne znaczenie ma tutaj art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy VAT. Przepis ten stanowi, że za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 1, nie uznaje się czynności, z których tytułu przychody zostały wymienione w art. 13 pkt 2–9 ustawy PIT, jeżeli z tytułu wykonania tych czynności osoby te są związane ze zlecającym więzami tworzącymi stosunek prawny i czynności te są określone co do warunków wykonywania, wynagrodzenia i odpowiedzialności zlecającego za ich wykonanie wobec osób trzecich.
Tymczasem w art. 13 pkt 8 ustawy PIT wymieniono umowę zlecenie oraz umowę o dzieło zawarte z podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. To powoduje, że osoba fizyczna wykonująca określone czynności na podstawie umowy zlecenia nie jest podatnikiem podatku VAT, a zatem nie jest zobowiązana do wystawienia z tego tytułu faktury VAT.
Jakie informacje musi zawierać rachunek?
W dalszej części warto wyjaśnić, w jaki sposób skonstruowany jest rachunek oraz jakie istotne elementy powinien on zawierać.
Przede wszystkim wskażmy, że podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.
Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Jeżeli chodzi natomiast o elementy konstrukcyjne rachunku, to należy sięgnąć do treści Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 roku w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Tam też w § 14 ust. 1 czytamy, że rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
- datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Warto dodać, że w poprzedniej wersji przepis wymagał dodatkowo, aby rachunek zawierał odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ” albo „KOPIA” oraz czytelny podpis wystawcy rachunku i odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.
Obecnie nie ma już zatem konieczności, aby rachunek został podpisany przez wystawcę. Brak podpisu z jego strony nie czyni rachunku nieważnym w świetle przepisów prawa podatkowego.
Rachunek jest dokumentem potwierdzającym wykonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Z uwagi na szeroki zakres podmiotów, które są uprawnione do wystawienia rachunku na żądanie, możliwe i prawnie dopuszczalne jest, aby taki dokument został wystawiony przez osobę fizyczną wykonującą zlecenie. Konieczne jest, aby rachunek został wystawiony w odpowiednim terminie oraz zawierał elementy przedmiotowo istotne.
