Jak przygotować firmę do PPK?

Wiele firm przystąpiło już do PPK, a najmniejsze przedsiębiorstwa czeka to w niedługim czasie. Aktualnie zadają sobie one pytanie: „jak przygotować firmę do PPK”. Niezależnie od wielkości firmy sposób wdrażania PPK będzie podobny, dlatego warto opierać się na doświadczeniu tych większych jednostek.

Zwolnienie z obowiązku wprowadzenia PPK w firmie

Niektóre przedsiębiorstwa są zwolnienie z obowiązku wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Dotyczy to sytuacji, w których:

• jest wprowadzony Pracowniczy Program Emerytalny, który funkcjonował w firmie w momencie wejścia w życie ustawy o PPK. Dodatkowo do PPE przystąpiło minimum 25% wszystkich osób zatrudnionych w firmie oraz jest za nie odprowadzane co najmniej 3,5% wynagrodzenia w rozumieniu art. 2 ust. 15 ustawy o pracowniczych programach emerytalnych;

• wszystkie zatrudnione osoby złożą deklarację o rezygnacji z przystąpienia do PPK, jednak ma to zastosowanie tylko w mikroprzedsiębiorstwach (średnie zatrudnienie wynoszące mniej niż 10 pracowników oraz roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro);

• osoby fizyczne zatrudniają również osoby fizyczne niezwiązane z ich działalnością gospodarczą.

Jak przygotować firmę do PPK?

Jeśli firma nie jest zwolniona z obowiązku wdrożenia PPK, wówczas powinna podjąć pewne kroki. Dlatego wielu mniejszych przedsiębiorców zastanawia się nad zagadnieniem: „jak przygotować firmę do PPK?”. Na co mają zwrócić uwagę, od czego zacząć?

Analiza potrzeb

Zgodnie z ustawą o PPK dobre przygotowanie do PPK to przeprowadzenie diagnozy potrzeb i uwarunkowań danej firmy, między innymi:

• sprawdzenie dotychczasowych kosztów związanych z długoterminowymi świadczeniami emerytalnymi i ubezpieczeniowymi;
• analiza: struktury zatrudnienia w firmie, możliwości partycypacji uczestników w PPK;
• opracowanie szacunkowych kosztów związanych z PPK i podjęcie decyzji o przekazywaniu wpłat dodatkowych;
• oszacowanie kosztów związanych z systemem obsługi PPK.

Już te pierwsze działania dają solidne podstawy i wskazują kierunek dalszych prac związanych z wdrożeniem PPK.

Wybór instytucji finansowej

W myśl ustawy o PPK przed podjęciem decyzji o wyborze instytucji finansowej należy odbyć stosowną konsultację z pracownikami – reprezentacją bądź związkami zawodowymi. Wybór ten powinien być podyktowany zarówno potrzebami firmy, jak i interesami pracowników. Dlatego należy wziąć pod uwagę konkretne kryteria:

• warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK;
• efektywność w zarządzaniu aktywami;
• doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi.

Wszystkie te kryteria wraz ze wsparciem na każdym kroku wdrażania powinna zapewniać instytucja finansowa. Pośród firm, które mogą prowadzić PPK, znajdują się:

• powszechne towarzystwa emerytalne (PTE);
• pracownicze towarzystwa emerytalne (PrTE);
• towarzystwa funduszy inwestycyjnych (TFI);
• zakłady ubezpieczeń (ZU).

Po podjęciu wyboru trzeba poinformować o nim wszystkich zatrudnionych pracowników, zarówno obecnych, jak i nieobecnych (przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych i wypoczynkowych, zwolnieniach lekarskich etc.). Obowiązek informacyjny dotyczy wskazania nazwy wybranej instytucji finansowej oraz wszelkich zasad przystąpienia do programu: prawa do dołączenia i rezygnacji, możliwości obniżenia wpłaty podstawowej czy warunków wpłat dodatkowych.

Zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK

W kolejnym etapie pracodawca jest zobligowany do zawarcia z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie, a następnie o prowadzenie PPK. Ostatni, IV etap wdrażania PPK rozpoczął się 1 stycznia 2021 roku i objął pozostałe podmioty zatrudniające (zatrudniające poniżej 20 pracowników) i jednostki sektora finansów publicznych (bez względu na stan zatrudnienia). Terminy zawarcia umów:

• dla jednostek sektora finansów publicznych:
• umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do 26 marca 2021 roku;
• umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 kwietnia 2021 roku;
• dla pozostałych podmiotów:
• umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 23 kwietnia 2021 roku;
• umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10 maja 2021 roku.

Pracodawca najpierw zawiera z wybraną instytucją umowę o zarządzanie PPK, w której określa się najważniejsze zasady prowadzonego PPK. Na tym etapie pracodawca ustala, którzy pracownicy w wieku 55–70 lat chcą przystąpić do programu oraz przyjmuje rezygnację z PPK od tych, którzy chcą tego dokonać. Kolejnym krokiem jest zawarcie z tą samą instytucją finansową umowy o prowadzenie PPK – określa ona dane zindywidualizowane, m.in. warunki zarządzania środkami, sposób składania dyspozycji, koszty i opłaty obciążające uczestników. Umowę tę zawiera pracodawca, ale w imieniu i na rzecz pracowników. Do umowy dołącza się listę osób, które przystąpiły do PPK. Co ważne, jeżeli wszyscy pracownicy zrezygnowali z Pracowniczych Planów Kapitałowych, wówczas nie podpisuje się umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca podpisze taką umowę dopiero wtedy, gdy któryś z pracowników zdecyduje się na oszczędzania w ramach PPK.

Brak terminowego zawarcia umowy o zarządzanie może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary finansowej w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń za poprzedni rok obrotowy.

Komunikacja z pracownikami

Pracodawca powinien zapewnić pracownikom możliwość składania różnych dyspozycji (m.in. deklaracji o rezygnacji, wniosków o przystąpienie, innych oświadczeń). Dlatego w firmie muszą zostać podjęte decyzje o zarządzaniu tą dokumentacją: m.in. trzeba wybrać osobę odpowiedzialną za nią. Warto też zadbać o komunikację z pracownikami – powinni oni mieć wiedzę na temat założeń programu i uczestnictwa w nim.

System kadrowo-płacowy

Istotne jest, aby system kadrowo-płacowy dostosować odpowiednio do naliczania składek. Prawidłowo wyposażone programy mają między innymi:

• pomagać przy wprowadzaniu deklaracji pracowniczych dotyczących udziału w PPK;
• zadbać o prawidłowe naliczanie wpłat PPK;
• raportować pliki wymagane przez instytucje finansowe czy weryfikujące działanie systemu w firmie.

Jednym z takich systemów jest wFirma.pl. który w łatwy sposób pozwala wyliczyć wpłaty na PPK. Rozliczając kadry w tym systemie, w prosty sposób uruchamia się funkcjonalność PPK USTAWIENIA » INNE » KADRY.

Dzięki włączeniu tej funkcjonalności będzie można stworzyć deklaracje zgłoszeniowe START » PPK » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ, a następnie przekazać je do instytucji.

System wylicza także wpłaty PPK oraz można w nim generować deklaracje rozliczeniowe PPK. Więcej na ten temat w artykule: PPK – jak je rozliczyć w systemie wFirma.pl?

Pierwsze wpłaty

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że pierwsze wpłaty do PPK zostają naliczone już od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po podpisaniu umowy o prowadzenie uczestników programu i w tym samym momencie pobrane. Ich wartość jest regulowana ustawowo:

• pracodawca ma obowiązek przekazywania na konto uczestnika PPK składki:
• podstawowej – w wysokości odpowiadającej 1,5% jego wynagrodzenia brutto; 
• dodatkowej – o wartości nie większej niż 2,5% pensji brutto pracownika;
• z wynagrodzenia pracownika pobierane są składki:
• podstawowe – 2% wartości brutto wynagrodzenia (istnieje możliwość obniżenia stopy procentowej wpłaty podstawowej, przy czym jej wysokość nie może być niższa niż 0,5% wynagrodzenia);
• dodatkowe – maksymalnie 2%.

Przekazanie środków na indywidualne konto PPK pracownika w wybranej instytucji finansowej następuje do 15. dnia kolejnego miesiąca następującego po ich obliczeniu i pobraniu.

Obecnie każdy przedsiębiorca powinien odpowiedzieć sobie na pytanie „Jak przygotować firmę do PPK?”. Stosując się do powyższych kroków, proces wróżenie PPK w firmie będzie stosunkowo łatwy!